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中小企業向けの経費精算システムは多くリリースされています。しかし、機能面や法律に対応するためだけに選んでしまうと、高額な維持費が必要になるなど、逆効果になる可能性もあります。
そこで本記事では、システムを導入するにあたっての課題点から、スムーズに導入するためのポイントをお伝えし、中小企業におすすめな経費精算システムを紹介していきます。自社にとって最適解となるシステムの導入事例を探り、効率化を実現していきましょう。
はじめに、経費精算システムを導入する際の課題について現状を把握していきましょう。
経費精算システムの導入はDX化にも繋がる期待がもてます。DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは企業がAI、IoT、ビッグデータなどのデジタル技術を用いて、業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出をすることです。また既存システムからの脱却や企業風土の変革を実現させることを意味します。
参考：経済産業省の資料：デジタルガバナンス・コード
経済産業省もDX化を推進しています。しかしながら、中小企業ではDX化が進みにくいのが現状です。 課題とされているのは次の2点が大きいとされています。
1つ目の課題は、変化に対応する余力がないことです。余力とは投資の資金力、人材、習得時間などがあります。
変化には刷新する気力と投資が必要です。しかし、日々の業務に追われている中、売上に直結しにくいバックエンドへの投資は、なおさらしづらい状況にあると言えるでしょう。
変化に対する余力がないことから派生して、既存システムへの馴染みが生まれていることも予測できます。
新システムの導入は、操作の慣れや新しい時間の捻出などの課題が生まれ、社員のモチベーションも上がりづらいのも事実です。導入に反対の意思を示す社員もいることでしょう。システム導入は全社に関わることでもあり、社員の協力的な姿勢も必要です。これらが間接的な圧力にもなって、DX化と効率化に結びつけづらい現状になっています。
次に解説するシステム導入のポイントでDXにおける課題解決から、コストを抑えた投資の糸口を探っていきましょう。
経費精算システムを導入できれば、DX化も推進でき業務の効率化もできるでしょう。しかし気になってくるのが、運用コストや導入から効果を感じるまでの期間の必要性、扱いやすさへの不安です。そこで、中小企業向けの経費精算システムを導入するときに見ておきたい5つのポイントを解説いたします。
1つ目のポイントは月額料金を確認することです。機能面では充実していても、運用コストが高額だとコストパフォーマンスが良いと感じられません。そのため、システムを選ぶときに見極めるポイントを抑えておくと良いです。月額料金に関しては、以下の点を見るようにしましょう。
無料で試験運用できるものがあれば、利用してみることをおすすめします。また、システムは1ユーザーあたりの利用料金を設定しているものが多いです。設定料金と機能を併せて確認していくと良いでしょう。無料期間を利用することで、次のポイントも確認できます。
2つ目のポイントは、自社が必要とする機能を明確にすることです。自社がどこまでの機能を必要として何を効率化したいのかを明確にしていけば、投資リスクを最小限に抑え、効率化も実現できる期待がもてます。次のような点をシステム化するのか、または人力で解消していくのかを見ると良いでしょう。
捺印のフローは、電子化できると大幅な効率化が実現できる可能性が高いです。記帳した帳簿の管理も電子化できれば、ペーパーレスも実現できます。ペーパーレスは効率化の観点ではメリットになりますが、逆に業務に支障をきたすことになるとしたら、採用は避けたほうがよいでしょう。
3つ目のポイントは、外出先からも作業ができることです。外出先から移動時間を利用して入力すれば、作業効率化ができます。スマートフォンのアプリを使用する感覚で扱うことができれば、システムの抵抗感もなく利用できるでしょう。また、システムのあり方として柔軟性を持った運用ができることも、重要なポイントの1つです。
4つ目のポイントは、既存の会計システムとの連携です。完全な連携ができないとしても、データを移行するに際して作業工数の確認を併せて行いましょう。なぜなら、新しいシステムの導入は、作業効率の低下を招くケースもあるからです。新しい経費精算システムの運用ルールが簡単に施工できるものであることも、視野に入れて選んでいきましょう。
5つ目のポイントは、システム導入後のサポートの有無です。システムに不具合が起きた場合、複雑なシステムでは自社で対応するのが難しい場合がほとんどです。サポートがない企業はほぼありませんが、手厚いサポートがあるか確認しておくことで、導入後のトラブルも回避できるでしょう。
以上が中小企業の経費精算システムを選ぶときのポイントでした。導入してみないと分からない部分は多いので、トライアル期間で不明な点を解消していくようにしましょう。
前の章でお伝えしたポイントを踏まえて、中小企業向けに最適な低コストから活用できる経費精算システムをご紹介いたします。
上記の点から4つのシステムを厳選しました。さっそく見ていきましょう。
中小企業におすすめな経費精算システム1つ目は、Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）です。無料トライアル期間があり、自社がシステム化するべき箇所を無料期間で見極められます。
電子帳簿保存法にも対応した機能もあり、DX化への対応も備えた費用対効果が見えやすい特徴があります。導入数は95万件を超えており、継続率は97％と高い実績を誇ります。1人あたりの最低利用料が110円からと低コスト。予算規模に合わせた使い方ができるため、中小企業におすすめの経費精算システムです。
2つ目の中小企業向けにおすすめな経費精算システムは、SmartGo Stapleです。
月額1,000円から利用が可能。経費精算に特化しており、モバイルSuicaや法人カードが一体となったサービスがあります。交通費の立替業務が大幅に削減でき、移動を伴う業務が多い企業には重宝されるシステムです。電子帳簿保存法にも対応したシステムの中でも、低コストで運用できるのも利点といえるでしょう。
ジンジャー経費は、1ユーザー月額550円から利用可能。勤怠管理や人事管理、給与計算など多くのサービスと連携できます。
専属スタッフがサポートをしてくれるオプションもあるため、初めてシステムを導入する中小企業でも利用しやすいのが特徴です。無料トライアル期間もありますので、試してから正式な導入を検討してみましょう。
ジョブカン経費精算は10,000社以上の導入実績があります。初期費用も不要で月額1人400円から始められるシステムです。ワークフローの機能も別途あり、幅広い業務の対応力があります。
無料トライアルもありますので、すぐに使ってみることが可能です。
本記事では、中小企業向けの経費精算システムを導入する際のポイント解説から、おすすめのシステムをご紹介しました。低コストで運用でき、シンプルに使えるシステムは従業員にも定着しやすく、長い目で見てもメリットがあります。
Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）は、電子帳簿保存法にも対応してDX化も進められます。低コストで高いパフォーマンスが期待できる費用対抗も魅力で、使いやすいシンプルな操作が特徴です。ぜひこの機会にShachihata Cloud（シヤチハタクラウド）をご検討ください。 資料請求はこちらから。
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