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近年では「DX化（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を耳にする機会が増えたでしょう。働き方改革やテレワークの普及から、IT系企業を中心に取り組む企業が増えてきました。本記事では社内DXについて、取り組むメリットや進め方、実際の企業事例なども合わせてご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
DX化とは、一般的にビジネスの文脈では「デジタル化を通じて業務を変革する」という意味で用いられます。別名「デジタルトランスフォーメーション」とも呼ばれており、働き方改革やテレワークの普及から注目が集められているのです。
経済産業省が発表した「DX推進ガイドライン」では下記のように定義されています。
“企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。”
引用：DX推進ガイドライン
また、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」では、日本企業のDX化が進まなければ経済損失が最大年間12兆円に及ぶともいわれています。日本経済発展のためにもDX化は欠かせないものになりつつあるのです。
社内でDX化に取り組む場合、どのようなメリットがあるのかご紹介いたします。
日本企業では古くからの商習慣が残っており、ムダな業務が多いといわれています。例えば、人数の多い会議や紙書類でのやり取りなど。これらの業務を見直して社内DX化に取り組むことで、利益を生む「営業活動」「商品開発」などに人員を割けるため、企業の競争優位性は今よりも高くなると考えられるでしょう。
2018年には、政府より「働き方改革関連法」が公布されたため、各企業には労働環境の整備が求められています。特に2019年より施行された「時間外労働の上限規制」に伴い、残業時間の抑制については強く取り組む必要があるでしょう。DX化によって業務改善ができれば、従業員の負担も軽減されて残業時間を抑えられると考えられます。
地震などの自然災害は日本国内では避けられません。その際に重要となるのは「BCP対策（Business Continuity Plan）：事業継続計画」です。BCP対策とは、有事が発生しても事業が継続できるような環境づくりのこと。DX化を通じて、テレワークを前提とした環境づくりが実現できれば、BCP対策にも繋がるでしょう。
具体的に、社内DX化を進める手順についてご紹介いたします。
経営層がDX化の重要性について理解できなければ、ツールの導入もできませんし、社内の雰囲気も変わりません。特に大きな企業になればなるほど、現場の従業員が既存の業務システムを変えるメリットが少なくなります。先程挙げた「社内DXに取り組むメリット」を経営層に説明したうえで、その重要性を理解してもらうことから始めましょう。
会社全体でDX化を進めることが決まれば、次はアナログな業務を洗い出しましょう。いくつか候補が出てきた場合には「緊急度」と「重要度（インパクト）」の2軸で優先度を定めてください。同時に複数の業務でDX化を行うと、社内で混乱が生じてしまうため、優先度の高い業務からひとつずつ取り組むことをおすすめします。
洗い出したアナログな業務に対して「ツールの導入が最適だ」という結論が出た場合には、実際に導入を検討しましょう。導入前には必ず「必要スペック」と「予算」の確認が必要です。また、実際に利用する現場メンバーにトライアルをしてもらい、使用感に問題がないか確認しておきましょう。実際に導入する際にはマニュアルの整備など、ツールが形骸化しないような取り組みも必要となります。
代表的なDX化ツールをご紹介いたします。
電子決済ツールとは、社内稟議書や社外契約書などを電子上で作成できるツールのことです。書類の作成の他にも捺印・回覧・承認などがデジタル化できるため、わざわざ出社して作業を行う手間がなくなります。代表的なツールは「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。導入数60万件以上、継続率は97％以上と数多くの企業で活用いただいています。
オンラインコミュニケーションツールとは、メールの代替手段となるチャットツールのことです。例えば、SlackやChatworkなどが代表例となります。気軽に送信できることから、メールよりも連絡の敷居が低く感じられるため、社内の報連相が活発となる効果が見込めるでしょう。
経費精算ツールとは、経費申請の入力や申請を電子化するツールのことです。申請者だけではなく、承認者や経理担当者の業務も電子化できることから、テレワークの普及も後押ししています。代表的なツールはfreeeやマネーフォワード クラウド経費です。ツールを選定する際には「承認ルートを作成できるか」「電子帳簿保存法に対応しているか」を確認しておきましょう。
社内DX化に取り組んだ企業様の事例をご紹介いたします。
象印マホービン様は、ステンレスボトルである「魔法瓶」を販売する企業です。歴史ある企業だからこそ古くからの商習慣が根付いていましたが、2020年にテレワークへ移行したことを機に、業務内容の大幅な見直しを決意。特に以前から重要視していた「ペーパーレス化」に取り組み、出社せずとも社内決裁ができる「Shachihata Cloud」を導入しました。シンプルな操作性から従業員も混乱することなく、導入から1年経過した今では「紙書類での決裁に戻るということはもうないでしょう」と担当者が語るほど社内に定着しています。
富士通エフサス様はICTインフラを提供する企業です。以前より働き方改革には積極的に取り組んでおり、操作マニュアルが不要なぐらいシンプルに操作できるという理由から「Shachihata Cloud」を採用しています。社内ではスマートフォンでの押印機能が特に好評で、移動中や休憩時に利用できることから、タイムロスにも貢献しているようです。また、押印手続きのために出社や帰社をする必要がなくなったため「従業員の精神的・身体的な負担も軽減できた」とお伺いしました。
社内DX化に取り組む際はShachihata Cloud（シヤチハタクラウド）の導入がおすすめです。まずは書類を電子化することで、出社を前提としない業務スタイルを確立することから始めましょう。利用料金は1ユーザーあたり月額110円から。無料トライアルも可能です。法的要件を満たしているサービスにのみ付与されるJIMA認証も取得しており、セキュリティ面でも安心安全にご利用いただけます。ご興味のある企業様は、まずは気軽にお問い合わせください。
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