Shachihata Cloud電子帳簿保存法のメリット・デメリットとは？2022年の改正についても解説
1998年に制定された電子帳簿保存法。施行後も要件緩和のため数年ごとに改正が繰り返し行われていますが、2022年1月に再び大きな改正が行われました。今回の改正によって何が変わるのでしょうか。本記事では、改正で抑えておくべきポイントや、電子帳簿保存法のメリット・デメリットをご紹介いたします。
電子帳簿保存法とは
まずは電子帳簿保存法の概要についてご説明いたします。
書類のデータ保存を認めた法律
電子帳簿保存法とは国税関連帳簿書類を電子データで保存する方法について定めた法律です。帳簿・決算書・請求書など、国税関係帳簿書類は一定の条件を満たすことで電子保存が認められています。
この法律で許可されていることは大きく下記の3つです。
①自社で作成した国税関係帳簿書類を電子データとして保存できる
②紙の国税関係書類をスキャナーで電子化して保存できる
③取引先との電子取引の保存ができる
詳細は後述しますが、今回2022年1月に実施された改正によって、③の電子取引で行われる書類の保存では電子保存が「義務」となります。要件に沿って保存できていない場合は罰則の可能性もありますので注意が必要です。しかし、これまで周知がなされていませんでした。そのため、改正された2022年1月1日から2023年12月31日の2年間は紙の保存も認められているのでご安心ください。
適用には要件がある
電子帳簿保存法の適用を受けるためには、下記の要件を満たす必要があります。
■真実性の確保
①訂正・削除履歴の確保
②相互関連性の確保
③関係書類等の備付け
■可視性の確保
④見読可能性の確保
⑤検索機能の確保
1998年の施行当初は法律の適用を受けるための要件が多く、導入の敷居は高いものでした。しかし、その後に改正を経て適用要件が緩和されつつあり、多くの企業で導入が検討できるものとなっています。
電子帳簿保存法のメリット・デメリット
電子帳簿保存法が企業にもたらしたメリット・デメリットをそれぞれご紹介いたします。
電子帳簿保存法のメリット
電子帳簿保存法によって書類の電子保存が可能となりますが、そのメリットは大きく下記の5つです。
・書類を置くスペースが減る
・業務の効率化に繋がる
・コストの削減に繋がる
・セキュリティの強化に繋がる
・DX推進の第一歩となる
それぞれ詳しく解説します。
書類を置くスペースが減る
紙の書類を保存する場合、ファイルやバインダーなどで保存することが多いのではないでしょうか。しかし、それが各書類で何十年分と蓄積すると厚みが増してオフィスの棚を占有してしまいます。特に大きな企業の場合は、書類を管理するための部屋が必要になるケースも見受けられます。電子帳簿保存法によって電子保存が可能となれば、オフィスの省スペース化も実現できるでしょう。
業務の効率化に繋がる
書類を電子保存すれば、取り出したいときに探し出せるので業務効率化に繋がります。紙で保存する場合、書類を探すのに一苦労しますよね。書類探しに手間取ると他の業務にも遅延が発生するため、業務効率が低下してしまいます。また、オフィスにいないと閲覧できないため、テレワークの実現も程遠くなります。電子保存ではこれらの問題が解消されるため、電子帳簿保存法は業務効率化に一役買っていると言えるでしょう。
コストの削減に繋がる
電子保存では、紙の保存で必要だった印紙代・印刷代・インク代・保管用のファイル代などが不要となります。また、印刷や保管の必要がなくなることで事務的な負担も減るため、人件費の抑制にも繋がるでしょう。
セキュリティの強化に繋がる
紙の書類の場合は盗難や紛失のリスクが伴います。たとえ厳重な棚に保管をしても鍵をこじ開けられたら意味がありません。また、火災などの災害時には人命が最優先となるため、書類は焼失してしまう可能性もあります。データをクラウド上に保存すれば、こうした問題を避けられるためセキュリティの強化にも繋がるはずです。
DX推進の第一歩となる
近年では株主からも一定の評価を得られる可能性もあるため、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進を掲げている企業も多いです。電子保存によってペーパーレス化が実現すればDXも推進されるため、電子帳簿保存法は企業のDX推進の第一歩となるでしょう。
電子帳簿保存法のデメリット
電子帳簿保存法によって可能になった電子保存には、デメリットも存在します。
・電子化導入にはコストが生じる
・システム障害等のリスクを伴う
・電子帳簿保存法の要件を把握する必要がある
導入にはコストが生じる
書類の電子保存に対応するためには、ソフトウェアやクラウドシステムなどを導入する必要があります。初期費用やランニングコストもかかるため、一定のコストが生じることは予め把握しておくべきでしょう。
システム障害等のリスクを伴う
電子データを端末に保存する場合、端末が破損してしまえば復元は難しいです。また、システム障害が生じた場合は復旧までに時間がかかるほか、データを失うリスクもゼロではありません。常日頃からバックアップ体制を徹底する必要があるでしょう。
電子帳簿保存法の要件を把握する必要がある
電子帳簿保存法を適用するためには前述した要件を満たさなければなりません。データ管理に関する基本的な知識が不可欠となるため、社内に知見を持った人材を確保する必要があります。
2022年に実施される改正のポイント
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、時代の変化に伴って改正を続けています。2022年には下記の変更が加わるため、必ず目を通しておきましょう。
承認制度の廃止
これまでは「電磁的記録での保存」や「スキャナーによる保存」など、電子契約を導入するには3ヶ月前までに税務署に申請をして許可を待つ必要がありました。しかし法改正後はそれが不要となります。届出制となるため、電子契約の導入にかかる工数を減らせるでしょう。
タイムスタンプ要件の緩和
これまではスキャナー保存の場合、受領者が署名して3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし法改正後はそれが不要となります。また、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月以内へと緩和されることになります。
検索要件の緩和
これまでは、電子データを保存する際に取引年月日・勘定科目・取引金額などの項目を検索機能として確保しなければなりませんでした。しかし、法改正後は検索機能が年月日・金額・取引先のみに削減されます。
適正事務処理要件の廃止
これまでは社内規定の整備や、電子保存したデータと紙の書類を照合する定期検査を実施する必要がありました。しかし、法改正後はこの要件が廃止され、紙の書類の保存が不要となります。
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