見積書に印鑑は必要？押印する場合の位置や、PDFでも不要かを解説！

企業間で取引を行うにあたり、見積書は欠かせない存在です。普段の業務で見積書の取り扱いに慣れていない場合、見積書の役割や見積書における印鑑の必要性などについて明確に把握できていないこともあるでしょう。
本記事では見積書とは何か、また見積書への印鑑の必要性についてご説明します。近年増加傾向にある「電子データによる見積書」についても詳しくご紹介しますので、参考にしてみてください。

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見積書に印鑑は必要？

ビジネスでの書類においてしばしば必要になる印鑑ですが、見積書においてその必要性は定義されているのでしょうか。ここでは、見積書に印鑑が必要なのか、捺印をすることでどのような効力が生じるかについてご紹介します。

見積書に印鑑は必須ではない

結論からいえば、見積書に印鑑は必要ありません。「見積書に印鑑を押す必要があるか」については法律で定められていないため、見積書に印鑑がない場合でも法的効力は変わりません。

相手が契約内容を承諾すれば、押印のない見積書でも契約成立する

押印のない見積書であっても、契約内容を示し、相手がその内容を承諾すれば契約は成立します。これは民法第522条に明記されており、契約の成立には特定の方式を要しないとされています。同条文では、次のように記されています。

（契約の成立と方式）
第五百二十二条　契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2　契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

出典：e-Gov民法

たとえば、見積書に記載された内容を受注側が提示し、発注側が口頭やメールでその内容を承諾した場合、双方の合意が成立するため、契約が有効となります。ただし、印鑑がない見積書では先方が承諾した事実を証明するのが難しい場合も考えられます。そのため、取引においては書面や電子文書で記録を残すことが重要です。記録に残すことで、後々のトラブルを回避しやすくなります。

見積書への捺印は企業が発行した証明になる

前述の通り、見積書には必ずしも印鑑を押さなければならないという決まりはありません。
しかし、企業によっては捺印がない書類を「正式な書類」として捉えない場合があります。加えて、発注側が見積書を受け取ってはじめて発注内容を明確化し、稟議にかけ、決定に至るというケースもあります。稟議においては、受注側の企業の信頼度が重要な論点となることもあります。その際に見積書に印鑑があることで「しっかりと社内で承認をしたうえで見積書を発行している」という印象を与え、安心感や信頼感を与えることができます。このことから、特別な事情などがない限りは見積書においても印鑑を押すことをおすすめします。

日本では従来書類に印鑑を押す文化が根付いています。特に歴史の長い企業や昔ながらの社風を大事にする企業においては、捺印があるかどうかで自社の印象を左右しかねません。このことからも、見積書において印鑑は重要だといえるでしょう。

見積書に印鑑を押す場合におけるポイント

見積書における印鑑の重要性をお伝えしましたが、見積書にはどの印鑑が適しているのでしょうか。一口に印鑑と言っても、種類は様々です。ここでは代表的な印鑑5種類をご紹介するとともに、見積書に適した印鑑についてご説明します。

見積書で使用する印鑑は、角印か角印と担当者の印鑑

見積書における印鑑の重要性をお伝えしましたが、見積書にはどの印鑑が適しているのでしょうか。一口に印鑑と言っても、その役割や適した場面はさまざまです。以下では、見積書に適した印鑑について、それぞれの特徴と役割を表形式でご紹介します。

見積書で一般的に使用されるのは「角印」または「角印と担当者印の併用」です。角印は、会社の承認を示すとともに、見積書の信用性を高めてくれます。さらに、担当者個人の認印や担当者印を併用することで、誰がその書類を作成したのかを明確にすることができます。

ただし、官公庁や特定の取引先では、実印を求められるケースもあります。その場合には、事前に「角印で対応可能か」や「実印が必要か」を確認しておくことが重要です。このように、取引先や状況に応じて適切な印鑑を選択することが大事です。

見積書に印鑑を押す位置は、角印は社名の右横。担当社印は氏名の下か右横

印鑑を押す位置は、書類の体裁を整えるために重要なポイントです。既存の見積書に押印欄がある場合は、その枠内に押してください。特に押印欄がない場合、角印は社名の右横に配置し、社名に少し重なるように押すのが一般的です。この重なりは、書類の偽造を防ぐ効果もあります。一方、担当者印は氏名の下、または右横に押すと見やすく整然とした印象を与えます。

見積書を電子的に発行する場合はどうする？

近年、企業のペーパーレス化が進む中で、見積書もPDFなどの電子データでやり取りされる機会が増えています。ここでは、見積書を電子的に発行する際の対応や注意点について解説します。

PDFの見積書も印鑑は不要

結論からいえば、PDFの見積書でも紙の見積書と同様に、印鑑は必須ではありません。法的には「押印された紙の見積書」も「押印されていないPDFの見積書」も扱いは同じです。一部の企業では、見積書を一度印刷して印鑑を押してからスキャンするなどの手間をかけていますが、基本的にはその必要はありません。ペーパーレス化が進む現在、PDFデータのままやり取りすることが可能です。

見積書に押印したい場合は電子印鑑を利用する

とはいえ、取引先から「PDFの見積書にも押印してほしい」と求められたり、見積書に信用性を持たせたいと言われる場合があります。このような場合には電子印鑑を利用すると便利です。電子印鑑には主に次の2種類があります。

1. スキャンした印影を画像データとして使用するタイプ：
   物理的な印鑑の印影をデジタル化したもので、簡単に導入できるのが特徴です。
2. 電子証明書が付与されたタイプ：
   タイムスタンプや押印者情報が含まれ、改ざん防止機能を備えたより信頼性の高い形式です。

後者の電子証明書が付与されたタイプの電子印鑑は、偽造や改ざんがされにくく、信頼性やセキュリティを求める企業に適しています。また、物理的な印鑑が不要なため、リモートワーク環境でもスムーズに使用できます。見積書のやり取りが効率化されるだけでなく、企業間の信頼関係をより強固にすることが可能です。

見積書を電子化するサービスの選定ポイントは？

専用のサービスがおすすめの理由

見積書を電子化するにあたっては、それ専用のサービスを導入することをおすすめします。ただ見積書をPDFにするだけであれば、自社の複合機やスキャナーで対応できますが、電子化にあたっては、書類を電子化すれば終わりではありません。電子化することで業務フローが変わったり、保存の場所代が不要になったりと、これまでと変わることが多くあります。

これを機に業務フローを見直して業務改善を行うなどをしないと、書類だけが電子化されても大きな効率改善は見込めません。電子化とともに、保存の体制変更や他サービスとの連携などで大きな改善がしやすくなるのが、専用のサービスです。では、どのような機能があると、よいサービスといえるのでしょうか。

検索性に優れているか

新型コロナウイルスによって、リモートワークが急速に普及し、オフィス外で仕事をする人も増えています。そうした時に重要なのが、どこからでも書類を確認できる環境が整っているか、ということです。オフィスに行かないと確認できないと、過去の書類を見るためだけに出社するなど、時間の無駄が発生します。どこからでもアクセスできること、検索がしやすいことは、リモートワークが多いこの時世では、重要なポイントです。

セキュリティは担保されているか

どこからでもアクセスできることは重要ですが、セキュリティが脆弱だと情報流出など大きなリスクがあります。電子文書が保存されているクラウドなどの環境自体のセキュリティが高いことはもちろん、複数段階での認証を行ってその本人しかアクセスできないようにしたり、ログイン履歴が確認できたりするなどの工夫が必要でしょう。

他システムとの連携はしやすいか

文書の電子化だけではなく、その文書の承認フローや保存体制など、周辺の課題も解決しやすいのが専用システムの強みです。例えば、電子文書の作成から承認までが一つのシステム内でできるシステムと、承認された文書を保存するためのシステムが連携できれば、その文書に関係するすべての業務がシームレスにオンライン上で対応できます。別の企業のシステムと連携できる場合もありますが、同じ企業のサービスであれば連携の難易度が低かったり手厚いサポートが望めたりするでしょう。

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これまでご説明してきたポイントを押さえているサービスが、シヤチハタの提供しているShachihata Cloudです。Shachihata Cloudは社内の書類回覧・押印・承認機能、文書保存機能を保有し、クラウドストレージ内で、安全に決裁を完結させられます。また、クラウド型サービスのため、工数のかかる開発をせず、比較的簡単に導入できるメリットもあります。
電子化の浸透に伴い、PDFでの見積書が当たり前の世の中になっていくでしょう。早いうちから徐々に準備を進めていくことで、スムーズに電子文書に移行できるように、検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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