Shachihata Cloud電子帳簿保存法とインボイスの施行で領収書の保管や記載方法はどう変わったか
改正電子帳簿保存法とは、税制に関する帳簿や書類を電子データで保存することを目的とした法律で、2024年1月1日から重要な変更が施行されました。また、2023年10月にスタートしたインボイス制度は、販売者が購入者に対して、正しい適用税率や消費税額などを伝える制度です。
本記事では、電子帳簿保存法とインボイス制度によって、特に領収書の保管方法や記載事項がどう変わったのかについて解説します。
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電子帳簿保存法における領収書の電子保存の要件
電子帳簿保存法とは、納税者の文書保存にかかる負担軽減を図るため、税制に関する帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを目的とした法律です。2022年1月から2年間の猶予期間を経て、2024年1月から電子取引における電子データの保存が義務化されました。
これに伴い、領収書の保管方法も変更されました。電子帳簿保存法による領収書の電子保存には以下の要件が設定されています。
紙の領収書をスキャナ保存する場合
領収書は200dpi以上の解像度でスキャンし、色情報もしっかりと保持する必要があります。また、スキャンしたデータにはタイムスタンプを付与し、バージョン管理を行う必要があります。
電子データの領収書を保存する場合
電子形式で受け取った領収書は、電子帳簿保存法に定められている取引の真実性と可視性を確保するための厳しい要件をクリアする必要があります。これにはタイムスタンプの利用や、適切な電子計算機処理システムの使用が含まれます。
領収書を電子化するメリット
領収書を電子保存することには、以下のようなメリットがあります。
データの確実な保存
データのバックアップが容易であり、万一のデータ損失時にも復旧が可能です。
コストとスペースの削減
紙の保管に比べて、コストが大幅に削減され、物理的な保管スペースも必要ありません。
経費精算の効率化
電子データ化により、外出先からでも簡単に経理処理が可能になり、経理作業の迅速化が図れます。
電子化された領収書を保管する際の注意点
解像度とタイムスタンプの確認
領収書をスキャンする際は、適切な解像度で読み取りを行い、タイムスタンプを正確に付与することが重要です。
電子化の手続き
社内での電子化手続きの規定を明確にし、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムの選定と導入が必要です。
インボイス制度における領収書の発行と保存
一方、インボイス制度とは、複数税率に対応した新しい消費税の仕入税額控除の方式です。インボイス制度が施行されると、仕入税額控除を受ける際にインボイス（適格請求書）が必要となりました。
もし、インボイスでない請求書を受領した場合は、仕入税額控除を受けられません。それは、仕入れにかかる消費税を、売上にかかる消費税から引けなくなるからです。つまり、消費税を多く納税しなければいけなくなります。
領収書に関しては、必要な情報が記載されていれば、手書きの領収書でもインボイス制度に適合します。紙の領収書の場合はスキャンして保存することができ、電子データで受け取った領収書もそのまま電子保存が可能です。
インボイス制度における領収書の記載事項
インボイス制度の導入により、領収書の記載事項にも重要な変更がありました。新たに義務付けられた記載事項は以下の通りです。
事業者の氏名や名称と登録番号
事業者は適格請求書発行事業者として登録された番号を記載する必要があります。
取引年月日
取引の実施日を明記します。
取引内容
提供された商品やサービスの詳細を記載し、軽減税率の対象品目の場合はその旨を示す記号も付け加える必要があります。
税率ごとに区分した対価の額
消費税率（標準税率と軽減税率）に基づいて、商品やサービスの価格を区分して記載します。
消費税額または適用税率：適用される消費税額または税率を明確に記載します。
その他の変更点
端数処理：以前は商品ごとに端数処理が許可されていましたが、インボイス制度では1つの適格請求書につき税率ごとに一度だけ行う必要があります。
3万円未満の領収書も保存が必要：これまでの特例が廃止され、すべての取引において領収書の保存が必要になりました。
電子帳簿保存法とインボイスへの対応はShachihata cloudにお任せ！
以上の要点に基づき、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入に伴う領収書の保管方法や記載事項の変更を理解することが必要です。各企業はこれらの変更点を適切に把握し、社内規定の整備と従業員教育を行うことが求められます。制度の導入以降、特に業務負担が増加している経理部門にとっては、適切なシステムとプロセスの導入が不可欠となります。
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