Shachihata Cloud帳簿を電子化するメリットとは？関連する法律や電子化する方法も紹介
請求書や領収書などの帳簿書類を電子化するべきか迷っていませんか。本記事では帳簿を電子化するメリットを解説するほか、実際に電子化する方法や関連する法律までご紹介いたします。DX化や業務効率化を掲げている企業様はぜひ参考にしてください。
帳簿を電子化するメリット
まずは帳簿を電子化するメリットからご紹介いたします。
帳簿の作成時間が減る
紙の帳簿は手書きなので作成に時間がかかりますし、記載にミスがあれば書き直しの必要があります。一方で、帳簿を電子化すればパソコンやスマートフォン上での入力となるため、そのような心配はありません。
配送時間やコストが減る
紙で帳簿を作成した場合、配送後に相手の返送を待つまでの時間がかかります。もし帳簿の内容にミスがあった場合は再度配送が必要なので、大きな時間ロスとなります。また、印刷代や配送代は自社で支払う必要があるのでコストもかさむでしょう。
一方で、帳簿を電子化した場合にはメールやチャットですぐに送れますし、また費用もかかりません。電子化するためにツールを導入した場合には、初期費用とランニングコストこそかかりますが、長期的に見れば紙の帳簿でやり取りするよりも安く抑えられるでしょう。
帳簿を安全かつ大量に保存できる
紙の帳簿はキャビネットや倉庫などで保存する必要があります。しかし、特に大企業や帳簿の作成が多い企業では、膨大な量になるはずです。いくら厳重に管理をしても、鍵の紛失などがきっかけで重大なセキュリティリスクに晒される可能性もあります。一方で、帳簿を電子化した場合には、クラウド上で保存できるため、管理する場所を取られないですし、セキュリティツールの導入をすればより安全に管理できるでしょう。
帳簿を探すときの手間が減る
紙の帳簿は保存後に探す場合、膨大な量の中から見つけ出さなくてはいけません。たとえ五十音順などで保存をしても、すぐには見つけ出せないことも考えられます。一方で、帳簿を電子化してクラウド上で保存すれば、データの命名規則さえ整えれば一発で見つけ出すことができます。パソコン上で探せるので、わざわざ出社する必要もなく、全社でテレワークを推し進めるきっかけにもなるでしょう。
電子化できる帳簿
ビジネスでは取引をする際に、主に「見積書→発注書→請求書→領収書」の順番で書類が発行されます。取引をスムーズに進めるためにも、すべての帳簿を電子化することがおすすめです。
本章では、それぞれの帳簿について用途や目的をご紹介いたします。
見積書
見積書とはビジネスの取引前に交わされる書類のことです。取引の「金額」「数量」「工程」「期間」などを予め明記することで、取引における認識のズレを防げます。また、発注側も見積書をもらったうえで、実際に発注するか否かを検討できます。複数の企業からもらった見積書を比較したうえで発注先を決める、いわゆる「あいみつ」といわれるものです。
見積書は、法律上作成の義務はありませんが、口約束で取引を始めると後々トラブルにも繋がるため、作成した方が良いといわれています。
発注書
発注書とは商品やサービスを発注する際に発行する書類のことです。見積書で提示された内容で問題がない場合、発注側が作成します。発注書を作成せずに取引を進めても法律上問題はありませんが、公正取引委員会では「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面（3条書面）を直ちに下請事業者に交付する義務がある」※としており、下請法違反にならないためにも作成するのが無難です。
請求書
請求書とは、ビジネスの取引で支払いを依頼する際に発行するものです。法律上発行が義務づけられているものではありませんが「いつまでに・いくらの支払いをしてほしいのか」を明記することで、支払い忘れや金額違いなどのトラブルを防ぐことができます。また、支払う側にとっても税務調査時の支出証明に役立ちます。
領収書
領収書とは支払いを受け取ったことを証明する書類のことです。一般的にはお店でもらうレシートをイメージする方も多いと思いますが、ビジネス上の取引でも発行することがあります。主に代金を支払う側にとって必要なものであり、経費精算や確定申告のときに使用するものです。領収書を電子化することで経理部門の負担削減にも繋がります。
帳簿を電子化する方法
帳簿を電子化するには、主に下記2つの方法があります。
・WordやExcelで作成する
・電子化ツールを導入する
できるだけ費用をかけずに電子化したい場合はWordやExcelで作成することをおすすめしますが、全社的に電子化を推し進めたい場合は、ツールの導入を検討しましょう。タイムスタンプが付与されるツールであれば書類の改ざんが防げるので、セキュリティ面で安心して使うことができます。
電子化された帳簿の保存方法
帳簿の電子化について、法律面での整備に不安を感じる人もいるでしょう。1998年に創設された電子帳簿保存法によって国税関係帳簿書類における電子データの保存が認められました。つまり、会計に関わる帳簿書類は電子化が公的に認められています。
しかし、電子化の適用にはいくつか条件があり、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要とされています。
・記録内容について訂正や削除を行った場合に、事実内容を確認できること
・記録内容の入力を通常の期間を経過した後に行った場合に、その事実を確認できること
・記録内容と関連する他の帳簿の記録内容の間で、相互にその関連性を確認できること
・システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備え付けを行うこと
・記録内容を保存する場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その記録内容をディスプレイの画面や書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること
・取引年月日、勘定科目、取引金額その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
・日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
参考：国税庁
また、電子帳簿保存法は2022年1月に改正が行われました。電子化する際に税務署長へ届け出る「事前承認制度」の廃止や、スキャナ保存におけるタイムスタンプ付与の期限延長など、要件の緩和が進んでいます。
一方で、電子取引におけるデータ保存の義務化が発表されましたが、各社から「対応が間に合わない」という声が多数上がりました。そのため2024年1月までは猶予期間が設けられ、この期間内は電子取引の紙保存・データ保存の両方が認められています。
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