この記事でわかること
日々の申請や承認業務が複雑になるほど、ワークフローの整備は欠かせません。紙やメールでのやり取りでは、進捗の把握が難しく、承認遅延やミスが発生しやすくなります。本記事では、ワークフローの基本からシステム化のメリット、選び方、導入事例までをわかりやすく解説します。業務効率化やガバナンス強化を目指す企業に役立つ内容です。
業務のデジタル化を進めたい企業には、Shachihata Cloud ワークフローの導入がおすすめです。申請・承認・決裁の流れをクラウド上で一元管理でき、紙やメールでは避けられなかった属人化や遅延を解消します。進捗の可視化や承認ルートの自動設定、履歴の保存など、日常業務の負荷を大幅に軽減する機能を標準搭載。テレワークにも強く、ガバナンス強化にもつながる実用的なソリューションです。
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ワークフローとは、企業内で日常的に行われる「申請 → 承認 → 決裁」といった一連の処理手順を定型化した流れのことを指します。たとえば、社内で使用する備品を購入したい場合、担当者が稟議書を作成し、上長の承認を経て、最終的に役職者が決裁するといった手続きを踏みます。このように、業務の進め方をあらかじめ定めておくことで、手続きの抜け漏れ防止や判断基準の統一、作業スピードの向上につながります。企業が業務を効率よく進めるために欠かせない仕組みがワークフローです。
ワークフローが重要な理由は、業務プロセスの効率化と透明性の向上にあります。まず、ワークフローを導入することで、業務の各ステップが体系的に整理され、無駄な作業を削減することが可能です。ワークフローにより業務が円滑に進行し、業務の生産性向上が期待できます。また、ワークフローは業務の進行状況を可視化し、各プロセスの責任者や進捗状況を一目で把握できるため、管理が容易になり、内部統制やコンプライアンス遵守の観点からも信頼性が高まります。このように、ワークフローは、ビジネスの生産性を高め、業務を確実に進行させ、企業のガバナンスとコンプライアンスを確保するために不可欠な要素といえます。企業の競争力を維持・強化するために重要な役割を果たします。
ワークフローは、業務プロセスが複雑になり、申請や承認に複数の担当者が関わる場面で必要とされます。たとえば、採用手続き、休暇申請、経費精算、物品購入の承認など、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」に関わる申請業務は、まさに典型例といえます。手続きが紙やメールで行われていると、確認漏れや承認遅延が起きやすくなりますが、ワークフローシステムを導入することで管理精度とスピードを大きく向上できます。
ワークフローシステムとは、社内の「申請 → 承認 → 決裁」などの一連の流れを自動化し、スムーズに進めるための仕組みです。これまで紙で行っていた申請書の作成や回覧を電子化することで、承認までの時間を大幅に短縮でき、意思決定を迅速に行えるようになります。また、システム上に履歴や文書が蓄積されるため、検索性が高まり、必要な情報をすぐに確認できます。加えて、権限管理や操作ログの記録により、ガバナンスの強化や文書管理の安全性向上にもつながる点が大きな特徴です。
ワークフローシステムには、業務処理を効率化するための多様な機能があります。複数の機能を組み合わせることで、手続きのスピード向上とミス防止、運用負荷の軽減が実現できます。ワークフローシステムの主な機能としては、下記の4点が挙げられます。
ワークフローシステムでは、経費精算、出張申請、稟議書など、さまざまな申請書類のフォーマットを作成して登録できます。これらをシステム上に集約しておくことで、担当者は必要な書類をすぐに呼び出せるため、作成にかかる時間を大きく短縮することが可能です。
また、紙のフォーマットを探す手間や、古い書式を誤って使うといったミスも防ぐこともできるでしょう。
ワークフローシステムでは、経費精算、出張申請、稟議書など、さまざまな申請書類のフォーマットを作成して登録できます。これらをシステム上に集約しておくことで、担当者は必要な書類をすぐに呼び出せるため、作成にかかる時間を大きく短縮することが可能です。
また、紙のフォーマットを探す手間や、古い書式を誤って使うといったミスも防ぐこともできるでしょう。
稟議の内容や金額、対象部門によって、承認・決裁のルートは大きく異なります。ワークフローシステムでは、あらかじめ決裁ルートを登録することが可能です。
ワークフローシステムによって、適切な承認者へ自動的に回るようになり、申請のたびに「誰の承認が必要か」を調べる必要がなくなるでしょう。
ワークフローシステムを導入すると、申請が現在どの段階にあり、誰の承認待ちなのかをリアルタイムで把握できます。紙やメールでのやり取りでは進捗が不明瞭になりがちですが、可視化されることで、無駄な待ち時間やボトルネックとなっている工程を発見しやすくなります。
ワークフローシステムでは、過去の申請内容や承認履歴をすべてデータとして保存することが可能です。紙の申請書の場合、過去の履歴を確認するには膨大な書類の中から探す必要があり、時間も手間もかかります。しかし、ワークフローシステムを導入することで、キーワード検索や日付検索ですぐに該当履歴を確認することができます。
ワークフローシステムを導入することで、日常業務の効率化だけでなく、ミスの防止やテレワーク対応、監査業務の負荷軽減など、多くのメリットが得られます。ここでは、下記の5つのメリットについて、詳しくご紹介します。
ワークフローシステム導入の最大のメリットは、言うまでもなく業務効率化です。業務プロセスが自動化されることで、人の介入が必要な場面が大幅に減少し、作業にかかる時間が短縮されます。たとえば、報告書の作成やデータ入力などに必要な定型的な入力作業がシステムによって自動で行われるようになるため、従業員はよりクリエイティブで戦略的なタスクに集中できるようになります。この結果、全体的な生産性が向上し、企業はより多くのプロジェクトを短時間で処理できるようになり、市場での競争力を向上させることも可能です。
人間の手による作業が介在すると、避けられないのがエラーの発生です。ワークフローシステムを導入することで、これらのエラーは大きく減少します。自動化により、入力ミスや漏れ、情報の不整合などを防ぎ、業務品質が向上します。これにより、品質の一貫性が保たれるだけでなく、後からのエラー訂正に伴う時間とコストの浪費も削減できます。また、エラーが少なくなることで、顧客満足度の向上にもつながります。
最近では、多くの企業にとってテレワークの実現は重要な課題となっています。ワークフローシステムにより、地理的な制約を超えて業務が行えるようになります。クラウドベースのワークフローシステムを利用することで、従業員はインターネットさえあればどこからでもアクセスして業務を行うことができるようになります。企業は優秀な人材を地理的な制約なく採用することができ、また従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。
ワークフローシステムは、業務プロセスを透明化し、申請や承認処理のログを残すことができます。そのため、監査やコンプライアンスの確認が容易になります。業務がデジタル化されているため、必要な情報を瞬時に検索し、報告することが可能です。さらに、自動化されたログは操作の正確な追跡を可能にし、誰がいつ何を行ったかが明確になります。これは、法規制遵守だけでなく、内部監査の効率化にも大い役立ちます。
ワークフローシステムを導入すると、業務や情報の流れがシステム上で可視化され、現在どの承認段階にあるのかを一目で把握できます。紙やメールでの運用では、誰のところで止まっているのか分かりにくいことがありますが、システム化により状況が明確になります。必要に応じて承認者へ通知を送ったり、決裁を促したりといった対応が取りやすくなり、業務全体の流れがスムーズになるでしょう。
ワークフローシステムは、業務プロセスの効率化や自動化を実現し、企業の生産性向上や業務品質の安定化を図るための重要なツールです。しかし、市場にはさまざまなワークフローシステムが存在しており、どれを選べばよいのか迷うことも少なくありません。システムの選択は、一度導入すれば長期的に使用することが前提となるため、慎重に行う必要があります。効果的なワークフローシステムの選び方を理解することで、自社の業務ニーズに最も適したシステムを導入し、期待通りの効果を得ることが可能になります。ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際に考慮すべきポイントや、それぞれのポイントに基づいた選び方について詳しく解説します。
ワークフローシステムを選ぶ際には、そのシステムが提供する機能と提供形態が自社のニーズに合っているかを確認することが重要です。まず、業務プロセスの自動化や承認フローの管理など、必要な機能が十分に備わっているかを確認しましょう。また、オンプレミス型やクラウド型など、システムの提供形態も業務環境に合ったものを選ぶ必要があります。例えば、社外や自宅からの柔軟なアクセスが求められる場合はクラウド型のシステムが適している可能性があります。自社の業務フローに適した機能を持つシステムを選ぶことで、導入後の効果を最大限に引き出すことができます。
システムの使いやすさは、導入後の運用において非常に重要な要素です。複雑で操作が難しいシステムを導入してしまうと、従業員がその操作を習得するのに多くの時間がかかり、結果的に業務効率が低下してしまう可能性があります。反対に、直感的でわかりやすいユーザーインターフェースを持つシステムは、従業員が短時間で操作方法を習得でき、迅速に日常業務に活用できるという利点があります。また、技術に不慣れな従業員でも、特別なトレーニングを受けずに操作できるようなシステムを選ぶことが重要です。これにより、社内全体でのスムーズな導入が可能になり、初期の混乱を避けることができます。さらに、使いやすいシステムは、従業員が積極的に活用しやすくなるため、ワークフローシステムの導入効果を最大限に引き出すことができます。
既存の業務システムやアプリケーションと連携できるかどうかも、ワークフローシステムを選定する際に非常に重要な要素です。企業ではすでに多くの業務システムが導入されていることが一般的であり、新しいワークフローシステムがこれらのシステムとシームレスに統合されることが求められます。例えば、社内で運用しているCRM（顧客関係管理）やERP（統合基幹業務システム）などの既存システムとの連携が必要な場合、ワークフローシステムがそれらのシステムとスムーズにデータをやり取りできるかどうかを確認することが重要です。システム間の連携がうまくいけば、データの二重入力や手動でのデータ移行が不要となり、業務効率が飛躍的に向上します。
ワークフローシステムを導入する際には、ベンダーが提供するサポート体制も非常に重要な選定基準となります。システム導入の初期段階では、設定やカスタマイズが必要となることが多く、これらをスムーズに進めるためには、ベンダーからの十分なサポートが必要です。また、運用が始まった後も、システムのトラブルが発生することは避けられません。そのため、運用中に迅速かつ的確に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかを事前に確認しておくことが重要です。さらに、システムのバージョンアップ時には、新機能の追加や既存機能の改善が行われることがありますが、その際にもサポートが受けられるかどうかを確認することが求められます。これらのサポート体制が充実していれば、システムの長期的な運用が安定し、導入後の安心感を得ることができます。
ワークフローはワークフローシステムがおすすめ
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ワークフローシステムの導入は、業務効率の向上やエラー削減、テレワークの促進など、多くの企業にとって重要な変革をもたらしています。ここでは、実際にワークフローシステムを導入した企業の事例を紹介し、それぞれがどのような課題を解決し、どのような成果を上げたのかを具体的に解説します。こうした事例はワークフローシステムの導入を検討している企業にとって、具体的な導入イメージをつかむための参考となるでしょう。
加賀市は、デジタル化を推進する一環として、紙の決裁業務を、ワークフローシステムを使ってデジタル化しました。国家戦略特区として「デジタル田園健康特区」に選ばれた加賀市は、職員の負担を最小限に抑えつつ、既存の業務フローをほとんど変更せずに電子決裁システムを導入できる点を重要と捉え、それを実現できるワークフローシステムを選定しました。ワークフローシステム導入により、決裁文書の所在が明確になり、意思決定の迅速化や業務効率の向上が実現されました。また、短期間で全庁的に導入できたことで、市の関連施設全体で効率的な運用が可能となりました。
導入事例：加賀市「自治体の電子決裁に「Shachihata Cloud」を導入 業務フローをほとんど変えずにデジタル化を実現」
新渡戸文化学園は、申請業務のデジタル化を進めるためワークフローシステムを導入しました。学園は2020年に経済産業省の「未来の教室」モデル校に認定されるなど、教育におけるデジタル化を積極的に推進しています。ワークフローシステムの導入決定の背景には、既存の業務フローを変更せずにデジタル化を実現できるという利便性がありました。導入後、決裁申請にかかる時間が従来の半分以下に短縮され、業務効率が大幅に向上しました。学園では現在、事務局職員の起案書に限定してシステムを導入しており、今後は他の申請書類や教職員にもシステムを拡大する計画です。デジタル化を進める学園にとって、このシステムはさらに大きな一歩となるでしょう。
導入事例：新渡戸文化学園「業務フローの変更がないため、導入は驚くほどスムーズに。決裁申請時間も半分以下に大幅短縮」
株式会社日本教育クリエイトでは、紙書類による押印や契約業務が大きな負担となっており、業務効率の改善が求められていました。そこで、テレワーク体制を構築する際にワークフローシステムを導入し、押印処理も含めた業務のデジタル化を推進しました。導入の決め手は、既存の印鑑をそのまま使用できることや、シンプルで使い勝手が良い点、コスト削減効果が期待できる点でした。導入後は、承認待ちの時間が短縮され、印刷や郵送などの手続きが不要になり、工数とコストが大幅に削減されました。さらに、事前に操作マニュアルを整備したことで、導入時の混乱も最小限に抑えられました。現在、電子押印は全国の各部門で定着しており、今後のさらなる利用拡大が期待されています。
導入事例：株式会社日本教育クリエイト「「押印」「契約」作業の電子化で社員の業務負担を軽減！Shachihata Cloudは工数とコストを削減できるツール」
紙やメール、無料ソフトで運用するワークフローには、多くの課題が存在します。まず、書類の回覧に時間がかかり、業務プロセスが遅延しやすい点が挙げられます。また、紙の書類は紛失・破損のリスクが高く、メールでは最新ファイルが分かりにくくなることもあります。入力ミスや送信漏れなどのエラーが発生しやすく、監査対応やコンプライアンス面でも履歴の追跡が困難になるなど、管理上の問題が生じやすい運用方法です。
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