電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例加賀市

CASE STUDY

加賀市

官公庁・公共団体

500人～

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

自治体の電子決裁に「Shachihata Cloud」を導入　業務フローをほとんど変えずにデジタル化を実現

石川県の西南部に位置し、人口約6万3千人の加賀市は、山代・山中・片山津の三温泉など多くの観光資源を有し、九谷焼や山中漆器といった伝統工芸の製造が盛んな市です。令和3年度には、国家戦略特区として「デジタル田園健康特区」に選ばれ、宮元陸市長が旗振り役となって、さまざまな社会課題をデジタル化によって解決しながら地域の魅力を向上させる「デジタル田園都市国家構想」を先導するモデルとなることを目指しています。
セキュリティの面からLGWAN（総合行政ネットワーク）環境で使用できるクラウド型のサービスを調べていたところ、「Shachihata Cloud」が候補の一つとして上がったことから、トライアル利用を開始。職員からは、これまでの紙決裁のイメージを変えることなく直感的に利用できると好評だったことが、導入の決め手となりました。同市では現在、本庁・支所・消防本部・病院など市の関連施設において、これまで紙で行っていた決裁を「Shachihata Cloud」上で行っています。Shachihata Cloud導入の経緯と、実際に使用した感想などについてお話を伺いました。

既存の業務フローを変える必要がないのが「Shachihata Cloud」の魅力

――加賀市は令和3年から「デジタル田園健康特区」に指定されていますが、それ以前からデジタル化を推進していたとお聞きしています。

高野様　
加賀市は多くの地方都市と同様、人口減少が続いており、日本創生会議が指摘する消滅可能性都市に挙げられたことから、先進的な技術を活用して産業集積などを行って、人口を増やすと同時に流出を防いでいかないと生き残れないという危機感がありました。そこで、あらゆる面でデジタル化を進めていこうというのが入り口でした。

地域、行政のデジタル化を進めるにあたり、庁内には人材が不足していたので、数年前から民間企業などの経験のある外部人材を任期付きで登用するようになりました。「イノベーション推進部」において、ITなどの専門知識・経験が豊富な人材を集めて、デジタル化や先進的技術の活用を進めています。

――紙の書類削減は多くの自治体が抱える課題だと思いますが、数ある電子決裁サービスの中から「Shachihata Cloud」を選ばれた理由は何ですか？

畑様
いくつかのシステムが候補に挙がっていたのですが、既存の起案文書や業務フローを大幅に変える必要がなかったのが大きな理由です。新たなシステムを構築するより職員の抵抗感も少なく、電子決裁をスムーズに導入できると考えたからです。他社のクラウドサービスなどと比較した際に、職員が直感的に利用できそうなところが良かったですね。承認行為が印影で可視化されていることから、それまで慣れていた決裁文書をそのまま利用できる点も好評でした。

畑様

高野様
文書管理機能に電子決裁機能が付いているような一般的なシステムですと、そのシステム内で全てを完結させるために様々な機能が付いているので、ボタンを押したり、テキストを打ち込んだりと、紙の決裁とは全く違う作業を覚えなければなりませんでした。このようなシステムを導入すると、ランニングコストも含めて年間数千万円レベルになる場合もあるので、費用の面でもメリットが大きいと判断しました。 Shachihata Cloudの場合は日常的に使っている書類をアップロードするだけなので、非常に使い勝手が良かったです。

また、システム構築には通常数カ月から1年程度かかるケースも有るのですが、導入決定からトライアル運用開始まで2週間で済んだのも嬉しかったところです。

畑様　
短期間で導入できたため、担当者の負荷が非常に小さかったと思います。本格導入までに１か月のテスト運用期間を設けて、既存の運用手法とシステムのすり合わせを行い、今年10月からの本格導入がスムーズに行えるように準備しました。

――新たなシステムを導入した際には、慣れるまで使用者から不満が出やすいものですが、そうしたことはなかったでしょうか？

畑様　
操作方法の確認や質問はありましたが、職員からシステムに関する苦情はほとんど出なかったですね。10月の本格導入の前にシヤチハタの担当の方に操作方法を丁寧に説明していただいたため、導入に対する不安は感じませんでした。

決裁文書が迷子にならず業務が効率化、意思決定が迅速に

――一部のセクションからではなく、市役所、病院、消防署など市の関連施設に一気に導入されたとの事ですが、不安はなかったですか？

高野様　
スモールスタートにする考えもありましたが、無料トライアルで試した結果、一気に導入できると判断して、最初から全施設庁的に電子決裁を導入していくことになりました。

橘様　
少なくとも「難しい」「できない」といった声はどこからも聞こえてきませんね。

――導入の緻密な検証はこれからだと思いますが、業務効率化が進んだ感覚はありますか？

畑様　
決裁文書が行方不明になる事がなく、どの段階にあるか一目瞭然でわかるので助かっています。これまではそもそも文書がどの部署の誰のところに回っているかも即座に把握できませんでしたし、他部門に決裁文書が回覧された場合、一人ひとりに電話をかけて確認しなければならない煩わしさがありました。

橘様　
管理職はどこにいてもタブレット等で決裁できるようにしているので、業務効率化が図れていると思います。決裁プロセスが早くなるので、意思決定も早くなっていますね。

橘様

運用面も想定しながら最適なサービスを選ぶことが重要

――今後、決裁以外の部分でもデジタル化を考えている分野はありますか？

橘様　
市としてデジタル化を標榜しているので、ありとあらゆる領域を想定しなければならないと思います。

畑様　
文書管理の部分を電子化していくのも、１つの大きな課題でしょうね。

高野様　
市長の方針として行政のデジタル化を推進しているため、内部事務以外にも電子申請など市民向けの業務のデジタル化も進めているところです。さらに、今後は申請と共に決裁後の住民の皆様への通知に関しても電子化を進めていければと考えています。

Shachihata Cloudの文書管理について詳細はこちらから。 https://dstmp.shachihata.co.jp/feature/file_saving_options/

――電子決裁の導入を検討している他の自治体や行政機関にアドバイスをお願いします。

畑様
実際に使用しているいろいろな印鑑をどうするかが悩ましいところだったので、電子受付印や電子公印をどうするか決めかねている部分もあるので、そこをどうするかが課題として残っています。

高野様
クラウドサービスはシステムを一から構築するのに比べてカスタマイズの自由度は小さいですが、無料トライアル利用は比較的やりやすいので、まずは、いろいろなサービスを使ってみることが大事だと思います。そうしたプロセスを通じて、最適なサービスを選択していくと良いのではないでしょうか。