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取引先から送られてくるメールに添付された書類を、受信者がその都度確認してしかるべき担当者に振り分け、回覧する作業は意外と手間がかかるものです。組織の規模が大きくなり、メールの送受信が大量になればなるほど、その作業に割く工数が想定外に大きなってしまうケースもあります。今回は、そうした手間を省き、作業効率を向上させるクラウドのメール自動振り分けツールについて説明します。
メールに添付された文書を自動的にクラウドツールに振り分け、アップロードすることで、手作業による時間の浪費を削減します。
自動化により宛先の打ち間違いや不適切な相手への転送など人的ミスを減らし、より正確なデータ管理が可能になります。
必要な文書にどこからでもアクセスできるため、リモートワークや出張中でも業務がスムーズに行えます。
メールの自動振り分けツールは便利である一方、ツールに慣れるまでは事務作業に負荷がかかってしまい、書類管理の工数がかかってしまうことがあります。ただ、通常はツールに慣れるまでそれほど時間は掛かりませんので、ほとんどの場合メリットの方が大きいと言えるでしょう。
クラウドのメール自動振り分けツールは、メールの送受信の手間が意外と面倒だと感じていたり、外部とのやり取りにFAXを主に使っていたりする場合、非常に有効です。しかし、導入前にいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
まず、メールの振り分け業務にどれくらいの時間と人員を現状で割いているのかを把握しましょう。社内で回覧しなければならないメールなど、場合によっては多くの担当者が関わっているケースも想定されます。客観的に判断するために、時間や人員など、定量化できる要素で現状を把握することが大切です。
メールの自動振り分けツールを導入するのに必要な予算と社内リソースを事前に把握し、計画的に進めることが大切です。予算とリソースの観点から、適切なサービスを提供している事業者を選定しましょう。
メールの自動振り分けツールを導入するにあたっては、運用ルールを決めることが大切です。最も懸念されるのはセキュリティ面でしょう。クラウド型サービスの場合は、どこからでもデータにアクセスできるので、ウイルスによるデータ流出や、第三者による覗き見などのリスクも想定されます。それらを防ぐために、データ管理に関するルールをしっかり定め、社内で共有することが重要です。そのために、従業員に対して適切なトレーニングとガイダンスを提供することで、機能の適切な使用が可能になります。
また、実際の運用においては、最初に定めたルールでは使いにくいことが判明するケースも有ります。適宜運用ルールを見直し、より効率よく安全にメールの自動振り分けツールを活用できるように改善していくことが必要です。
ここでは、Shachihata Cloudがオプションとして提供しているメール連携機能を例に、その特徴と利用の手順を紹介します。
Shachihata Cloudのメール連携機能では、メールで送信された添付ファイルを振分けルールに合わせて、自動でワークフローに連携することができます。回覧ルートの事前設定も可能で、受信文書のアップロードから回覧準備までをノンストップで自動化できるのが特徴です。
利用例としては、たとえば取引先からメールで送られてくる請求書を振り分け担当者が受け取り、メール連携で営業担当者のShachihata Cloudの下書き一覧に連携し、上長や経理担当者に回覧し、処理を行うといった使い方が可能です。
となります。なお、メール送信からShachihata Cloudに到達するまで５～１０分ほどかかります。また、送信状況はメール連携側の転送状況で確認できます
以上、説明したように、クラウドツールのメールの自動振り分けツールを使用することで業務効率の向上が期待できます。自社の予算とリソース、メールの送受信や振り分けに掛かる現状の作業負荷、導入した場合の実際の効果などをしっかりと検討したうえで、適切なサービスを導入しましょう。
業務の効率化に関してShachihata Cloudならばメール連携機能をはじめ、電子決裁、グループウェア、経費精算、勤怠管理など様々な領域での支援が可能です。
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