適格請求書（インボイス）の書き方は？記載事項や基礎知識を解説！

公開日：2022/10/20 更新日：2024/10/24

2023年10月1日のインボイス制度開始に伴い、適格請求書発行事業者はインボイスを交付する必要があります。本記事では、制度の準備を進めている方に向けて、インボイスに必要な記載事項やインボイスとして認められる形式などを解説いたします。インボイスを正しく発行するための知識を身につけ、制度開始に備えましょう。

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インボイス（適格請求書）の書き方は？

制度開始前には、インボイスの書式を決定して正しく発行できるようにしておきたいですよね。そこで、記載すべき内容や現行の区分記載請求書との違いをご説明いたします。

インボイス（適格請求書）に必要な記載事項

インボイスを作成する際に、記すべき点は以下の通りです。

取引相手の氏名又は名称
取引年月日
取引内容
（取引内容が軽減税率の対象である場合は、その旨を記載します。）
税率ごとに区分して合計した取引金額
（税抜きまたは税込みを任意で選択可能です。）
合計額ごとの適用税率
（軽減税率の対象がなければ、「軽減税率8％」の記載は不要です。）
税率ごとに区分した消費税額
（1つのインボイスにつき、税率ごとに1回ずつ端数処理を行います。個々の商品ごとの端数処理は認められていません。端数処理方法は、切り上げ・切り捨て・四捨五入のどれでも任意で選択可能です。）
適格請求書発行事業者の氏名又は名称
登録番号

今までの請求書との大きな違いは「登録番号」

インボイス制度で新たに記載が義務付けられた点は、以下の3点です。

登録番号
合計額ごとの適用税率
税率ごとに区分した消費税額

最も大きな違いは、登録番号が必要な点です。登録番号が記載されることによって、書類がインボイスであり、仕入税額控除(※1)に利用できることが証明されます。

登録番号を得るためには、適格請求書発行事業者になる必要があります。そのためには消費税の納税義務がある課税事業者になる必要があり、今まで免税事業者だった場合、新たに課税義務を負わなければなりません。

このように請求書の書き方が変化したきっかけは、軽減税率の導入によって複数の税率を明示する必要ができたからです。現在は経過措置として区分記載請求書が利用されており、すでに「合計額ごとの適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」は多くの請求書に記載されています。

(※1)仕入税額控除とは、「顧客から受け取った消費税額」から「仕入れ先に支払った消費税額」を差し引くこと。事業者は原則的にこの差し引いた金額を納税するため、仕入税額控除ができないと、消費税を余分に納税することになる。

インボイスとして認められるもの

インボイスとして認められるものは請求書だけではありません。認められる形式は様々あるため、ここからは具体的にご説明いたします。

売り手と買い手の双方が合意した書類

インボイスは別名「適格請求書」ですが、実は請求書だけを指すのではありません。記載事項を満たし、売り手と買い手の双方が合意した書類であれば、インボイスとして認められます。

例えば、買い手が発行する支払通知書、仕入明細書などもインボイスとして認められる場合があります。買い手が売り手の登録番号を記載してそれらの帳票を作成し、売り手が内容を確認することでインボイスとすることが可能です。

このようにインボイスは必ずしも請求書だけを指すのではなく、基準を満たしたものであれば仕入税額控除に利用できます。1枚の書類におさめる必要もなく、書類同士の関連がわかれば複数の帳票と組み合わせることも可能です。

電子インボイス

「電子インボイス」は紙でなく電子データによって、企業間でやり取りをします。導入するメリットは、経理負担が大幅に減る点です。電子データでの管理は場所を取らずに管理しやすいことに加え、ほとんどのデータは自動で入力されます。電子インボイスの標準規格である「Peppol」（ペポル）を活用することで、企業間のやり取りが円滑に進みやすくなるでしょう。

提供手段の例として、EDI取引（※2）、電子メール、インターネット上のサイトを通じた提供、記録用媒体での提供が挙げられます。記載すべき内容は紙と同様であるため、登録番号を得てシステムを導入することで、電子インボイスの作成が可能です。

(※2)EDIとは、受注や発注などの取引に関する帳票を、専用回線や通信回線を用いて電子データでやり取りする仕組み。

簡易インボイス

飲食店業、タクシー業、小売業といった顧客が不特定多数である業種の場合、簡易インボイスの発行が認められています。「取引相手の氏名又は名称」を記す必要はなく、「適用税率」は8%か10%のどちらかを記します。

一般消費者を相手に商売をしている業種の場合、取引ごとに相手の名前を聞くのは難しいため、このような形式で渡すことが許可されました。

レシートと領収書はどちらがインボイスにふさわしい？

制度が開始することによって影響が出るのは、企業間でのやり取りだけではありません。経費で支払いをする際は、インボイスを発行している事業者であるかの確認が必要になることもあるでしょう。
そこで、インボイスを発行している事業者で支払いをする場合、レシートと領収書ではどちらがインボイスに適しているのかについて解説いたします。

レシートと領収書は両方とも簡易インボイスとして認められていますが、特にレシートの方が適しています。なぜなら、レシートは機械で印字されるため、改ざんなどの不正がしにくいからです。

領収書は手書きであるため、高額な製品を購入した場合は筆跡鑑定が必要になる場合もあります。さらに、手書きで宛名を記載する領収書は人為的なミスが起こりやすいデメリットもあるため、レシートの方がインボイスに適しています。

なお、レシートや領収書を電子保存するシステムを導入することによって、電子インボイスとしての保存も可能です。スキャナやカメラを利用してレシートのデータを取り込んでおけば、データの管理が簡単になるのに加え、オフィスのスペースも節約できます。

正確なインボイスを作成できるように準備を進めておこう

制度開始によって請求書作成で新たに必要になる記載事項は次の通りです。

登録番号
合計額ごとの適用税率
税率ごとに区分した消費税額

また、インボイスは様々な形での受け渡しが認められており、電子インボイスでやり取りをすることで業務負担の大幅削減が見込めます。

制度開始に伴い、電子データでのやり取りを求められることも増えるでしょう。そこで、「Shachihata Cloud」（シヤチハタクラウド）でオフィスツールを電子化し、正確なインボイスを作成できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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