ペーパーレス化の進め方とは？テレワークでも導入できるサービスをご紹介

テレワークの推進によって多くの企業がペーパーレス化の実施を検討しているでしょう。しかし社内に浸透させるためには、しっかりと手順を踏んで進める必要があります。また、電子化サービスの導入にあたってはいくつか注意点もあります。本記事では、ペーパーレス化の進め方・注意点・おすすめのサービスを中心にご紹介いたしますので、経営者や業務担当者の方はぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは言葉の通り、紙で保存していたデータを電子化する取り組みのことです。昨今では、例えば1998年に制定した「電子帳簿保存法」や2005年に施行された「e-文書法」、さらには2019年に施行された「働き方改革関連法」など、ペーパーレス化に関わる法整備が進んでおり普及を後押ししています。

ペーパーレス化によって各企業が受ける恩恵は下記の通りです。

・印刷や郵送などの時間削減
・印刷代や保管費などのコスト削減
・災害時に備えたリスクヘッジ

このようにペーパーレス化の導入には多くのメリットがありますが、平成24年度に発表された総務省「情報通信白書」によると普及率はわずか29.1％。昨今でこそリモートワークの普及に伴い注目が集まっていますが、導入ハードルが高く、すべての企業で普及しているわけではありません。そこで次の章からは具体的なペーパーレス化の進め方をご紹介いたします。

参照：総務省 平成24年版 情報通信白書

ペーパーレス化の進め方

社内でペーパーレス化を浸透させる際には下記の手順で進めてみてください。

上層部を説得する

まずは経営陣・管理職などの上層部を説得しましょう。電子化システムの導入は全社的な試みとなるため、彼らの理解や許可が必須となります。実際に説得する際には「現状どのような課題があるのか」「ペーパーレス化によってどんなメリットがあるのか」「導入にはどれほどのコストが必要なのか」は最低限用意したうえで伝えてください。また「紙がなくなることが想像できない」と返答が来た際には、自社と創業年数や従業員数が近い他社事例を共有すれば、実現のイメージがつきやすいのでおすすめです。

ペーパーレス化できるものを洗い出す

上層部から理解が得られたら、実際にペーパーレス化できるものを洗い出しましょう。代表例として、契約書・社内稟議書・会議資料などが挙げられます。一度にすべて進めると社内が混乱する可能性もあるため、あらかじめ優先度を決めることも重要です。

ツールを選定・テストトライアルをする

ペーパーレス化するものが決まったら次はツールの選定です。例えば契約書であれば「契約書 電子化」と検索すれば、サービスサイトや比較サイトが複数でてくるので、いくつか閲覧したうえで価格や機能など条件に合うものを選びましょう。また、仮に良いサービスが見つかった場合でもすぐに導入せず、テストトライアルをして操作性や使い勝手などを確認したうえで導入しましょう。

社内全体に周知・導入をする 

導入する際には、あらかじめ社内全体に「導入目的」「導入時期」「マニュアル」を共有しましょう。また、導入直後には必ずフィードバックをもらうようにしてください。ペーパーレス化は大掛かりなプロジェクトになるため、何かしらトラブルや不満は生じるものです。例え小さな問題でも導入直後にひとつひとつ解決していけば、きっと最終的な成功に繋がるでしょう。

ペーパーレス化を進めるうえでの注意点

マニュアルの用意や周知方法はしっかりと検討する

ペーパーレス化を導入するにあたって従業員のITリテラシーは必要不可欠です。社内にはITに対して苦手意識を持つ従業員もいるはずです。誰が見ても理解がしやすいよう、画像付きのマニュアルを用意しておきましょう。

社内のITリテラシーを高める必要がある

マニュアルを整備しても、基礎的なパソコンスキルがないとペーパーレス化は実現できません。社内にヘルプデスクを設置しても対応が間に合わない場合もあります。長期的に考えた場合、パソコン研修を実施するなど従業員のITリテラシーの底上げを検討しましょう。

緊急時に備える必要がある

いくらセキュリティが整備されたシステムでも障害が起きる可能性はあります。停電・災害・システム障害が起きればデータ閲覧ができなくなります。日頃からバックアップを取れば復旧は可能なので、緊急時に備えた対応は早めに実施しておきましょう。

テレワークでも進められるペーパーレス化

印鑑

電子印鑑を導入すればパソコンやスマートフォンなどから捺印ができます。書面ではなく、PDFファイルなどの電子データ上で捺印が可能です。印刷や郵送の時間削減や、それら諸経費のコスト削減に繋がることから多くの企業で導入が進められています。おすすめのサービスは『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』で、初期費用無料・最短即日で利用開始できるため、まずは無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。

社内稟議書

社内稟議とは、業務上で承認が必要な場合に承認者から承認を得ることです。具体的には下記のようなケースで用いられます。

・サービスの導入
・人材の採用
・備品の購入
・外部との契約
・出張の許可
・接待などの経費申請

これらの承認を得るための書類を社内稟議書といいますが、紙の場合は承認を得るためにわざわざ郵送したり回覧したりする必要があります。しかし、電子化すればオンライン上での処理が可能になるため、テレワークでも承認を得られる体制が築けます。承認までのスピードが上がるため、ビジネス上で有利に働くことも考えられるでしょう。

ストレージ

クラウドストレージサービスがあれば、会議資料など日常で扱うデータを電子保存できます。データをクラウド上に保存するため、各端末から「いつでも」「どこでも」アクセスが可能です。それゆえセキュリティ面で懸念を感じる方も多いのですが、例えばパソコンを紛失した場合にはその端末からのアクセスを切ることもできるなど、データを一元管理することでかえってセキュリティリスクは低くなります。

おすすめのサービスはboxです。米国では2005年のサービス開始以来、9万2000社以上に利用されており、日本国内でも大手企業を中心に導入が進んでいます。世界最高水準のセキュリティと安心安全なユーザ管理機能を兼ね備えているため、導入の際にはぜひ検討してみてください。

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