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見積書の書き方についてご説明いたします。ビジネス上欠かすことのできない見積書ですが、何を書いておけば良いのか、書き方に困った経験はないでしょうか。本記事では、見積書に必要な項目や文例を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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見積書とは、その商品やサービスの対価として、どれくらいの費用がかかるのかを示した書類です。契約を結ぶ前に作成され、発注側は見積書を元に契約をするかどうかを検討します。
見積書には、発注側と受注側の認識ずれを防ぐ役割があります。
受注側の発行した見積書を以て、依頼した内容や金額などのすり合わせを行っていきます。見積書があることで、納品時になって「想定していたものと違った」というリスクを低減させることができます。
見積書の作成にあたって、準備すべきものをご説明いたします。事前に準備をしておくことで、スピーディーに見積書を作成し、送付することができます。
見積書のサイズについて、法的な制約はありませんが、A4が一般的です。他の書類もA4であることが多く、サイズを揃えることで管理が容易になります。特別な理由がない限りA4を使用しておくと良いでしょう。
サイズの決まりはありませんが、長形３号というA4用紙が三つ折りで入るサイズが一般的です。
封筒の表には「見積書在中」のスタンプを押し、内容物が分かりやすいようにしておきます。
重さによって料金は変わりますが、見積書1枚のみ封入している場合なら、84円切手で十分でしょう。
クリアファイルに挟んだり、添え状を入れたりしている場合などは、重くなるので、重さを量って金額を確認しておきましょう。
料金が不安な場合は、郵便局の窓口から出すと、適切な切手を貼って郵送してくれます。
見積書自体に押印する印鑑を用意しておきます。社判が必要な場合は、申請が必要で押印に時間のかかる企業もあると思います。必要な印鑑を確認し、見積書作成後すぐに押印できるように手配しておきましょう。
見積書に書くべき項目についてご説明いたします。
見積書を提出する先の企業名を記載します。社名は省略せず、正式名称で記載します。必要に応じて、部署名や担当者の氏名を記載しましょう。
見積書には個別の番号を振るのが一般的です。取引先からの問い合わせに迅速に対応できたり、発行後の改ざんが検知しやすくなったりするメリットがあります。
見積書を発行した日付を記載します。
見積書の発行者の屋号、住所、氏名のほか、電話番号やメールアドレスを記載するのが一般的です。
見積書に印鑑を押さなければいけないというルールはありませんが、押印があることで正式な書類であることが伝わります。ビジネスマナーとして押印しましょう。
「見積書」「お見積書」「御見積書」などの表題を記載します。
何に対する見積書なのか分かるように、商品名やサービス名を記載します。
見積書には有効期限を記載します。期限の書き方は、「発行後●ヶ月以内」や「●年●月●日まで」などがあります。
見積もりの合計金額を記載します。このあとに説明する合計金額と一致した額を記載します。
商品やサービスの内容を記載します。見積書の必要性や役割を考えると、できるだけ細かく内訳を書いておくと良いでしょう。
商品の数量と1個あたりの単価、数量×単価の金額を記載します。
個数が明確に示せない場合は、一式とするなど、単位は変更してかまいません。
数量と単価から算出した税抜き金額の合計を小計に記載します。
小計にかかる消費税は別で記載し、最後に小計と消費税を足した合計金額として記載します。
その他、書き切れなかったことがあれば、備考に記載します。
見積書を作成するときに、注意しておきたいことをご説明いたします。
見積書には有効期限を設けます。期限を設けることで、取引先の意思決定を促進することができ、取引きをスムーズに進めることに役立ちます。
期限の書き方は、「発行後●ヶ月以内」や「●年●月●日まで」などがあります。期限については、社内で一律のものを設けても良いですし、その時の空き工数などリソース状況に応じて変えても問題ありません。
納期は、取引先が受注を決定するのに重要な要素のひとつなので、記載します。
納期の書き方は、「受注後●週間後に納品」や「受注後●日以内に発送」などがあります。取引先に商品納品までのフローが分かりやすくなるので、円滑な取引きにつながります。
当たり前に思われるかもしれませんが、できるだけ早く見積書を提出することは重要です。見積書の段階では、発注側はどこに発注するか比較していることがあります。できるだけ早く提出することで、発注側の印象も良くなり、発注の可能性も高まるでしょう。
見積書の送付方法は、郵送・メール・FAXの3つが一般的です。
どの送付方法にするかは取引先に確認し、了承を得た上で決めましょう。
FAXの場合、添え状をつけることで、丁寧な印象を与えることができます。また、添え状に送付内容と通数を記載しておくことで、見積書が複数枚にわたる場合も見落としがないようにすることができます。また、FAXでは文字が読み取りづらい場合があるので、できるだけ大きな文字ではっきりと記載すると良いでしょう。
郵送の場合もFAXと同じく添え状をつけることが望ましいです。また、封筒の表には「見積書在中」と分かりやすく明記しておくことで、内容物がすぐに分かるようにします。
メールの場合は、同時に複数人に送付できるメリットがあります。取引先も確認時間の短縮に繋がるため、スムーズな取引きにも役立ちます。
見積書は電子化することができます。電子化にあたっては、システム導入のコストや業務フローの変更を行わなくてはいけないというデメリットもありますが、手書きで見積書を作成するとさまざまなリスクが考えられます。
例えば、見積書は市販の冊子も売っているので、金額や商品名だけ手書きすればそんなに時間はかからない、という方もいるでしょう。確かに労力や手間という面では、電子文書と手書きで大きな差は見られないかもしれません。ただし、リスク対策という観点では電子化に軍配が上がります。手書きで作成した場合は筆跡を真似されたり、書き足して内容を改ざんされたりすることも考えられます。また、悪意がなかったとしても、インクがにじんだり文字がかすれたりして、意図と違う内容に誤認されてしまうケースも考えられます。
電子文書であれば、誤認のリスクを下げることができ、電子決裁専用のシステムであれば、改ざんを防ぐ仕組みがあります。
スピーディーにミスなく作成する必要のある見積書は、電子化に適した書類といえるでしょう。
シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、いつ・誰が押印したのかが一目瞭然で改ざんのリスクを下げる工夫がされています。
また、オプション機能である「一括捺印」を使えば、CSVでデータを流し込み帳票を一括で作成・一括捺印が可能なので、見積書の電子化も簡単に実行できます。作成した帳票データは自社のシステムで加工・管理ができるので、まずは見積書の電子化だけをしたい、というニーズにも対応しています。
見積書の承認まで電子化した場合は、作成した帳票を回覧にのせて社内承認をとることもできるので、電子化したい範囲に応じて柔軟に対応が可能です。
見積書を電子化して、より早くより安全にビジネスを進められるようにしていきましょう。今なら無料トライアル期間を設けています。インターネット環境とメールアドレスがあればすぐに使い始められますので、この機会にぜひご利用ください。
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