Shachihata Cloud改正された電子帳簿保存法の対象企業は？中小企業でも対応が必要？
2022年に電子帳簿保存法の改正が行われ、要件の緩和などによって書類の管理がより便利になりました。一方で取引データ保存の義務化や、データを印刷した書面での保存が廃止されるなど注意が必要な点もあります。
本記事では、電子帳簿保存法についておさらいしつつ、今回の法改正で対象になる企業や、中小企業でも対応が必要になるかについてご説明いたします。
電子帳簿保存法とは？
帳簿や書類を電子保存するには3つの区分があり、対象となる帳簿や書類、要件が変わります。「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」3つの区分についておさらいしましょう。
▼電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちら
電子帳簿保存法が改正！便利になった点や注意点を分かりやすく解説
2022年1月に改正された電子帳簿保存法について解説いたします。まず既存の電子帳簿保存法について説明し、変更点や注意点も解説。文書の保存期間やFAXが該当するかなども注意点と共に記載します。JIIMA認証を受けたシヤチハタクラウドなら電子帳簿保存法に対応している旨を記載し誘導します。
電子帳簿等保存
対象となる帳簿や書類は、国税関係帳簿・決済関係書類・取引関連書が該当します。パソコンを利用して作成するデータは要件を満たしていれば保存可能です。電子帳簿等保存の要件には真実性の確保や、可視性の確保が必要です。
スキャナ保存
紙面で作成された書類をスキャナやカメラ、スマートフォンで撮影しデータとして取り込むことで、電子保存ができます。対象となる書類は「取引関連書類」のみなので注意しましょう。また、スキャナ保存は「重要書類」と「一般書類」によって要件が変わるため、要件を把握することが大切です。
電子取引
メールやチャットアプリなど、Web上で受領した取引関係の書類は電子データとして保存可能です。電子取引で受領したデータはそのまま保存する必要があります。取引の情報を自社システムなどに入力したものは認められないので注意が必要です。電子取引も要件が定められているため、保存する前にはしっかりと確認しましょう。
対象企業は？何をすればいいのか解説
電子帳簿保存法は、メールやWebを含めたデータでの書類のやり取りがある事業者は事業規模の大小を問わず対象です。申告漏れや不正が発覚した場合は厳しい罰則もあるため注意しましょう。
適用要件を遵守
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」にはそれぞれ要件が定められています。書類や帳簿の種類によって要件が異なるため、上記の表を確認し、保存している書類が要件を満たしているのかチェックしましょう。
電子取引データの書面保存は廃止。データでの保存が義務化
法改正以前は電子取引した際のデータは印刷した後、書面での保存が義務付けられていました。2022年1月の法改正により、電子取引データの書面保存は廃止。電子取引で受領した書類はデータでの保存が義務となりました。ただし、2022年1月1日～2023年12月31日までは書面保存の猶予期間が設けられています。原則として、「やむを得ない事情があると認められている」、「電子取引データを印刷して適切に保存している」場合以外は書面保存が認められていないため、書面での保存を行っている場合は早急な対応が必要です。
罰則規定もあるため注意
より便利になった電子帳簿保存法ですが、申告漏れや不正が発覚した場合には厳しい罰則規定が設けられています。罰則には青色申告の承認取り消しや、追加課税、推計課税があり、改ざんや隠蔽があった場合は通常の重加算税に10％のペナルティが加算される場合もあります。
各種要件は細かく設定されているため、意識していても見逃してしまう可能性も考えられます。改正を機に、各種要件をしっかりと見直し、違反しないよう気を付けましょう。
2022年1月の変更点をおさらい
事前承認制度の廃止
2022年1月の法改正では、事前承認制度が廃止されました。改正前は、国税関係の帳簿・書類の保存やスキャナ保存を行うシステムを導入する場合、運用の3か月前までに税務署長へ申請を出す必要がありました。事前承認制度が廃止されたことにより、電子化を推進するシステムの導入がしやすくなったといえるでしょう。
タイムスタンプ要件緩和
以前は受領者が自署し、受領から3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、タイムスタンプに関する要件も緩和されています。付与期間は最長2か月+7営業日以内に延長され、スキャンする際の自署も不要になりました。
検索要件の緩和
法改正により、「勘定科目」「帳簿の種類に応じた主要な記録項目」が検索要件から削除され、「取引年月日」「金額」「取引先」の3つのみになりました。
書面原本の破棄が可能に
以前はスキャナ保存後の書類に関してはスキャン後に原本の保存が義務付けられていました。法改正により、要件を全て満たしていればスキャナ保存後の書類原本は即時破棄できるようになりました。
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