Shachihata Cloud電子帳簿保存法が改正！便利になった点や注意点を分かりやすく解説
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたのはご存知でしょうか？電子帳簿保存法は国税関連の書類や、領収書など取引に関わる書類を書面ではなくデータで保存することを定めた法律です。
今回の法改正では事前承認の廃止や、要件の緩和など電子での書類管理がより便利になりましたが、取引データ保存の義務化が始まるなど注意しなければいけない点もあります。
本記事では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の説明と、変更点や注意点を分かりやすく解説いたします。
電子帳簿保存法とは？概要をおさらい
電子帳簿の保存には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引の保存」の3パターンが存在します。それぞれ対象となる帳簿や書類、要件などが変わるためしっかりと確認することが大切です。
電子帳簿等保存
パソコンを用いて作成する帳簿や書類は電子データとして保存が可能です。対象となるのは国税関係の帳簿や、決済関係書類、パソコンで作成・発行する取引関連書類です。
国税関連帳簿は「真実性の確保」や「可視性の確保」など要件をすべて満たす必要があるため注意しましょう。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で作成された書類をデータとして取り込んだものが対象です。スキャナでの取り込みのほか、要件を満たしていればカメラやスマートフォンで撮影したものも電子データとして保存できます。スキャナ保存は「取引関連書類」のみが保存の対象である点には気を付けましょう。紙面で作成した「国税関係帳簿」や「決算関係書類」はスキャン保存できないので注意が必要です。スキャナ保存の要件は重要書類と一般書類に区分され、タイムスタンプの付与や、検索機能の確保などがあります。
電子取引
Web上での電子取引で受領した取引関係書類は電子データとして保存できます。Eメールやチャットアプリなどで受け取ったものも該当します。電子取引で受領したデータは受け取ったまま保存しておく必要があり、取引情報を自社システムに入力したものは認められてないので注意が必要です。
電子帳簿保存法は2022年1月に法改正！何が変わったの？
2022年1月に電子帳簿保存法は改正され、より便利になりました。2021年12月以前と比較して改正されたポイントをご紹介いたします。
事前承認制度の廃止
事前承認制度とは、国税関係の帳簿・書類の保存やスキャナ保存するためには、システムの運用3か月前までに税務署長へ申請を出す制度のこと。改正後は税務署長への申請を出さなくても、システムを導入後すぐに電子保存できるようになりました。
タイムスタンプ要件緩和
今回の法改正ではスキャナ保存する場合の、データの真実性を証明するタイムスタンプの要件が緩和。改正前は受領者が自署した上で、3営業日以内のタイムスタンプ付与が定められていました。緩和により、付与期間は最長2か月+7営業日以内まで延長され、スキャンする際の自署も不要になりました。
検索要件の緩和
改正前は「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」「帳簿の種類に応じた主要な記録項目」が検索要件として、設定が定められていましたが、改正により検索要件は「取引年月日」「金額」「取引先」のみと緩和されました。
書面原本の破棄が可能に
「適正事務処理要件」の廃止に伴い、スキャンした書面の原本保存は必要なくなりました。法改正前は不正防止の観点から、書面を保存することで定期的な検査や、相互牽制などが必要でした。改正後はスキャナ保存の要件を満たす書類は、スキャン後原本を破棄することができます。
電子取引データの書面保存が廃止に
電子取引した際の取引データは書面での保存が義務付けられていましたが、法改正により書面保存が廃止になりました。電子取引したデータは印刷せずにデータのまま保存しておきましょう。
ただし、2022年1月1日〜2023年12月31日の間に行われた電子取引データに関しては、やむを得ない事情がある場合に限り書面保存が可能です。
電子帳簿保存法改正に伴う注意点を解説
便利になった電子帳簿保存法ですが、申告漏れや不正行為があった場合は、追加の課税や青色申請の取り消しなど罰則が設けられているため注意が必要です。
FAXは電子取引に該当する？
FAXはデータを受信しますが、単機能のFAXは紙面取引と同等の扱いになります。複合機やソフトウェアを介してデータ化している場合は電子取引扱いになるため注意が必要です。お使いのFAXを確認し、紙面取引になるか電子取引になるか確認しましょう。
保存環境にご用心
法律上バックアップが定められているわけではありませんが、電子保存したデータの取り扱いには用心が必要です。確定申告書類と同じく、電子取引のデータには7年間の保存が義務付けられています。データが破損・紛失してしまう可能性は0ではありません。保存環境に不安がある場合はバックアップの作成やクラウドへのバックアップも検討しましょう。
JIIMA認証を受けたShachihata Cloudで電子帳簿管理を！
2022年1月に改正され、帳簿や書類がより管理しやすくなりました。電子帳簿保存法に対応するためにはJIIMA認証を受けたソフトウェアを利用し、対応することが大切です。「Shachihata Cloud」（シヤチハタクラウド）ならタイムスタンプの自動更新や、文章の真実性の維持、取引データのクラウド保存など安心にご利用いただけます。
▶月額110円からの電子印鑑・決裁サービス/シヤチハタクラウド
Shachihata Cloud Channel