契約書にミスや間違いを見つけてしまった場合、二重線を引くだけでいいのか、訂正印としてどの印鑑を使うのかなど、迷いどころは意外に多いものです。
誤字や日付のズレといった重要度の高くない訂正であれば、訂正印や捨印での対応が可能です。ただし、金額や納期のように契約条件を左右する修正では、変更契約を作成する方が適している場面もあります。
また、契約書は当事者の合意を記録した重要な書類だけに、担当者の独断で書き換えることは避けなければなりません。
本記事では、契約書を訂正する際の基本ルールと具体的な修正手順、さらに電子契約で対応する場合の考え方まで、実務に沿ってわかりやすく解説します。
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契約書の訂正が必要になった場面では、契約に関わる当事者全員の合意を得る必要があります。契約は、当事者同士の意思が合致して成立するものです。そのため、一部の当事者だけの判断で内容を変更すると、契約の前提である当事者間の合意が崩れてしまいます。
また、合意のない訂正は、変更箇所の法的効力が否定されたり、改ざんとみなされたりする可能性があります。場合によっては、私文書偽造・変造罪に問われるケースもあるため、当事者一方だけの判断で契約書の記載内容を変更することは避けるべきです。
契約書の訂正を行う際は、なぜ修正が必要なのかを相手方に丁寧に説明し、納得を得たうえで進めましょう。口頭だけで済ませず、メールや書面などで合意の記録を残しておくと、後々のトラブル防止につながります。
契約書を訂正する方法としては、「訂正印」「捨印」「変更契約」の3つがあります。どの方法を選ぶかは、訂正内容の重要度や修正箇所の多さによって異なります。訂正印と捨印は元の契約書をそのまま活かして直す方法であるのに対し、変更契約は新たな書面を作成して変更内容を残す方法です。
同じ「訂正」でもアプローチが異なるため、それぞれの特徴を押さえて使い分けることが大切です。以下で詳しく解説します。
間違えた箇所に二重線を引き、正しい文言を書き添え、そこに印鑑を押すという、紙の契約書で最もなじみのあるやり方です。「この直しは当事者が承知したものです」という合図を、印影という形で残すのが訂正印の役割といえます。誤字の書き直し、抜けた文字の追加、一部の削除など、局所的な手直しに向いているでしょう。
訂正印は、署名・記名押印の欄で使ったものと同じ印鑑に揃えるのが基本です。締結時と別の印鑑では、誰が訂正したのかが後から辿りにくくなるためです。ただし、直す箇所が何か所にも及ぶ場合や、金額・納期といった契約の条件に関わる場合には、訂正印での対応は適しません。
捨印は、訂正が起きたときに備えて、あらかじめ契約書の欄外に押しておく印鑑です。「後から訂正の必要が生じたら、その場で相手方に任せます」という事前承認の意味を持ちます。
訂正のたびに当事者双方が印鑑を押し直す手間が省けるため、手続きをスムーズに進められるのが利点です。
ただし、捨印を押した側の確認なしに訂正が行われる可能性があるため、悪用されるリスクがあることに注意が必要です。
金額や支払条件のような重要項目の訂正に関しては、捨印を用いない方が良いでしょう。捨印で対応できるのは、誤字脱字や日付の書き損じといった、契約条件に触れないレベルの直しに限られると考えてください。
変更契約とは、元の契約書の一部または全部を変更するために、新たな書面を作成して当事者間で合意する方法です。覚書や変更合意書と呼ばれることもあります。
新しい条項を追加する場合や、契約条件に関わる重要な変更を行う場合には、訂正印だけで無理に処理せず、変更契約を検討しましょう。重要な変更の内容としては、契約金額、納期、業務範囲、支払条件などの変更が挙げられます。
また訂正箇所が多い場合や、訂正印では内容が分かりにくくなる場合にも変更契約は有効です。修正箇所が多くなると、どこがどのように変わったのか分かりにくくなるため注意してください。
変更契約では、「原契約第○条を以下のとおり変更する」といった形で、変更前後の内容を明確に記載します。変更の範囲に応じて、一部の条項だけを変える「一部変更契約」と、契約内容全体を改める「全部変更契約」があります。
契約書の軽微な誤記を訂正する場合は、二重線で該当箇所を消し、正しい内容を追記したうえで訂正印を押します。単に書き換えるだけでは、誰がどのように訂正したのか分かりにくくなります。訂正後の内容を明確にし、当事者全員が確認したことを示すためにも、手順に沿って対応しましょう。
訂正すべき内容について、契約当事者間で認識を合わせた後に、契約書の中で修正したい部分に二重線を引き、該当箇所を削除します。元の文字が読めるように、黒く塗りつぶさないことが大切です。
次に、二重線の上部に、正しい内容を追記します。訂正後の文言や数字は、誰が見ても分かるように丁寧に記載しましょう。余白が足りない場合は、訂正箇所の近くや欄外に追記し、どの部分を修正したのか分かるようにします。
訂正内容を明確にするため、訂正箇所の近くや欄外に、加筆・削除した位置と文字数を記載します。たとえば、加筆の場合は「○字加入」、削除の場合は「○字削除」と書きます。数字を訂正した場合も、どの数字をどのように直したのかが分かるように記載しましょう。
文字を追加する場合には、欄外に「○○行目、○○字追加」と記載します。算用数字表記で問題ありませんが、漢数字の場合は一〜三が改ざんしやすく通常は使用しないため、注意が必要です。
文字を削除する場合には、欄外に「○○行目、○○字削除」と記載します。
訂正対象が数字の場合も、基本的に方法は同じです。金額は契約書において特に重要であるため、「¥100,000-」といった具合に、「¥」と「-」で金額を囲う書き方をします。訂正においては、¥や-といった記号も1文字として扱いましょう。
最後に、訂正した文字数の横に訂正印を押します。訂正印は、二重線に重ねて押印する方法のほか、訂正箇所の近くや欄外に押印する方法もあります。当事者が訂正内容を確認し、認めたことが分かるようにすることが重要です。契約書の署名欄に押印したものと同じ印影の印鑑を使用しましょう。
紙の契約書を訂正する場合、二重線を引く、正しい文言を追記する、訂正印を押すなど、複数の手順が必要です。訂正箇所が多いと、記載ミスや押印漏れが発生するリスクが高まります。
一方、電子契約であれば、物理的な印鑑や二重線を使わず、クラウド上で修正や再送信を行えます。また、操作ログによって「いつ・誰が変更したか」、タイムスタンプによって「その時点で書類が存在していたこと」や「そのあと改ざんされていないこと」が記録されるため、改ざんリスクの防止にもつながります。契約書の訂正作業を効率化したい場合は、電子化も有効な選択肢です。
電子契約の場合、訂正方法は締結前か締結後かによって異なります。締結前であれば、送信済みの契約書をいったん取り下げ、内容を修正したうえで再送信することで対応可能です。
一方、締結後の電子契約書にはタイムスタンプが付与され、改ざんされていないことを証明できる状態になっています。そのため、締結済みの契約書を直接書き換えることはできません。契約内容を変更したい場合は、クラウド上で変更契約や覚書を新たに締結し、変更内容を当事者間で明確に残すことが大切です。
契約書を訂正する場面では、「どの印鑑を使うべきか」「片方の押印だけでよいのか」「締結前なら自由に直せるのか」など、判断に迷うことがあります。訂正の進め方があいまいなままだと、後から契約内容をめぐって認識のずれやトラブルが生じる可能性もあります。ここでは、実務で特に確認しておきたい疑問をまとめて解説します。
訂正印には、基本的に契約書の署名・押印欄で使った印鑑と同じものを使います。たとえば、契約書を実印で締結している場合、訂正箇所にも実印を押すのが望ましいです。認印で締結した契約であれば、その認印を訂正印として使えます。
一方、ネーム印は手軽に押せるものの、契約書の締結時に使っていない場合は訂正印としての使用は避けた方がよいでしょう。訂正印は、単なる確認印ではなく、訂正内容を当事者が認めたことを示すものです。どの印鑑を使ったかが後から分かるよう、署名欄の印影と同じ印鑑を使うことが大切です。
契約書の金額や数字を訂正する場合は、元の金額に二重線を引き、その上や近くに正しい金額を記載します。金額は改ざんを防ぐため、「¥120,000-」のように、金額の前後を「¥」と「-」で囲って書くのが一般的です。
このとき、「¥」や「-」も1字として数える点に注意しましょう。たとえば「¥100,000-」を「¥120,000-」に直す場合は、元の金額を二重線で消し、正しい金額を記載します。そのうえで、欄外に「○行目 ¥100,000-を¥120,000-に訂正」と記載し、契約時と同じ印鑑で訂正印を押します。
契約書を訂正する場合は、原則として契約に関わるすべての当事者が訂正内容を確認し、訂正印を押す必要があります。一方だけが押印している状態では、相手方がその訂正に同意したことを示しにくく、後から効力を争われる可能性があるため注意が必要です。
二者間の契約であれば双方の訂正印、三者以上の契約であれば全当事者の訂正印を押すのが基本です。事前に捨印が押されている場合は、誤字脱字などの軽微な修正に使えることもあります。ただし、金額や期限、業務内容など重要事項の変更については、捨印だけで済ませず、改めて全当事者の確認を取る方が安全です。
まだ契約が締結されていない段階であれば、訂正印を押さずに文言を修正したり、契約書案を差し替えたりすることは可能です。ただし、すでに相手方へドラフトを送っている場合は、どこを変更したのかを伝えたうえで、改めて確認してもらう必要があります。
締結前だからといって、相手方に知らせず内容を変更すると、信頼を損ねたり、後に「その内容では合意していない」と指摘されたりするおそれがあるため注意が必要です。変更履歴を残したファイルや、修正内容を説明したメールを保存しておくと、合意の経緯を確認する際に役立ちます。
契約書の訂正方法に不備があると、訂正した部分が有効と認められない可能性があります。たとえば、相手方の確認を得ずに修正した場合や、訂正印が不足している場合は、後から「その内容には合意していない」と争いになることがあるでしょう。
さらに、訂正の経緯が不透明な状態では、意図的な書き換えや改ざんを疑われるかもしれません。契約書は取引の前提となる重要な書類です。修正が必要なときは、当事者全員に内容を共有し、合意の記録と訂正の手順をきちんと残しておくことが重要です。
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契約書を訂正する際は、当事者全員の合意を得たうえで、訂正印や捨印、変更契約など適切な方法を選ぶことが大切です。軽微な誤記は訂正印で対応できますが、契約条件に関わる重要な変更や訂正箇所が多い場合は、変更契約や覚書を作成した方が安全です。
一方、紙の契約書は訂正の手順が煩雑になりやすく、押印漏れや改ざんを疑われるリスクもあります。契約業務を効率化したい場合は、電子契約への切り替えも検討しましょう。
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