この記事でわかること
電子契約は、紙の契約書を印刷・押印・郵送する従来の方法に代わり、契約書の作成から締結、保管までをオンラインで進められる仕組みです。契約業務の効率化やコスト削減につながる一方で、導入時には法令対応や社内ルールの整備、取引先への説明、サービス選定など確認すべき点もあります。
本記事では、電子契約の基本的な仕組みや書面契約との違い、導入するメリット・注意点、実際の導入手順を分かりやすく解説します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約とは、紙の契約書ではなく、電子データで作成した契約書を使って契約を締結する方法です。一般的に、PDFなどの契約書データを電子契約サービス上にアップロードし、契約当事者が内容を確認したうえで電子署名を行います。
電子署名は、紙の契約における署名や押印に近い役割を持ち、誰が契約したのか、契約書が改ざんされていないかを確認するために使われます。
書面契約では、契約書を印刷し、押印や郵送、保管を行う必要があります。一方、電子契約では、これらの作業をオンライン上で完結できます。
契約書の送付はインターネット経由で行い、締結後のデータもサーバー上などで保管するため、契約締結までの時間短縮や、印紙代・郵送費・保管スペースの削減につながる点がメリットです。
電子契約の導入には、コスト削減や契約業務の効率化など多くのメリットがあります。一方で、取引先への説明や社内ルールの整備、契約類型ごとの確認も欠かせません。導入後に混乱しないよう、メリットだけでなく注意点もあわせて把握しておくことが大切です。
電子契約を導入するメリットは下記の3点が挙げられます。
国税庁は「印紙税の課税対象は文書であり、電磁的記録は文書に含まれない」としています。電子契約により締結した電子契約書は非課税となり印紙税を節約でき、郵送費、紙の契約書を保管するスペースの削減も期待できます。
また、契約書の送付や確認をオンラインで行えるため、郵送や押印待ちにかかる時間も短縮可能です。契約データをシステム上で管理すれば、検索や期限確認がしやすくなり、承認履歴も残せるため、内部統制の強化にもつながるでしょう。
参照：国税庁｜№7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで
電子契約は、自社だけで決めればすぐに使えるものではありません。契約相手にも電子契約で締結することを説明し、同意を得る必要があります。
また、社内では誰が契約書を作成・確認・承認するのか、どの権限で電子署名を行うのか、締結後のデータをどのように保存するのかを決めておくことが重要です。
紙契約と電子契約を併用する場合は、契約書の保管場所や管理方法が分かれ、確認漏れが起きやすくなるため注意しましょう。
電子契約は、秘密保持契約書、業務委託契約書、売買契約書、取引基本契約書など、企業間で日常的に取り交わす契約に向いています。締結件数が多い契約ほど、電子化による効率化の効果を感じやすいでしょう。
一方で、契約の種類によっては、法令上の書面交付や相手方の承諾が関係する場合があります。国土交通省によると「不動産取引における書面の電子化では、相手方への意向確認や承諾取得が必要である」としています。
判断に迷う契約は、事前に法務担当者や専門家へ確認してください。
参照：国土交通省｜ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について
電子契約をスムーズに導入するには、サービスを選ぶ前に、導入目的や対象契約、社内ルールを整理しておくことが大切です。法務・経理部門とも連携しながら、取引先への説明やテスト運用まで段階的に進めることで、導入後の混乱を防ぎやすくなります。8つのステップを確認しましょう。
ステップ1：導入目的と対象契約を整理する
ステップ2：法務・経理部門と要件を確認する
ステップ3：社内ルールと承認ワークフローを整備する
ステップ4：電子契約サービスを選定する
ステップ5：契約書文面と運用マニュアルを整備する
ステップ6：取引先へ通知・説明を行う
ステップ7：テスト運用してから本番へ移行する
ステップ8：導入後の運用体制を構築する
まず、電子契約を導入する目的を明確にすることが大切です。コスト削減、契約締結の迅速化、契約管理の効率化など、自社が重視する課題を整理します。そのうえで、電子化する契約書の種類を決め、件数が多い契約や社内負担の大きい契約から優先的に始めると進めやすいです。
次に、法的効力や契約類型、保存要件を確認します。法務部門では電子署名の有効性や契約書の内容、経理部門では電子帳簿保存法への対応や証憑管理を確認することが重要です。必要に応じて、社内規程や契約承認ルールも見直してください。
参照：デジタル庁｜電子署名
参照：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト
電子契約を運用する前に、契約書の作成、確認、承認、締結、保存を誰が担当するのかを決めます。あわせて、電子署名を行う権限や承認ルートも整理しましょう。紙契約と電子契約を併用する場合は、どの契約を電子化するのか、使い分けの基準を明確にしておくことが大切です。
電子契約サービスを選ぶ際は、契約件数や料金体系、電子署名・承認機能、契約書の保存機能などを比較します。社内だけでなく、取引先にとって操作しやすいかどうかも重要なポイントです。
無料トライアルの有無や導入時のサポート体制も確認し、自社の運用に合うサービスを選びましょう。
電子契約へ移行する際は、紙契約を前提とした契約書の文言を見直します。押印や原本保管に関する記載がある場合は、電子契約に合う表現へ調整し、電子契約用のテンプレートも用意しましょう。
社内向けマニュアルには操作手順や承認方法を反映し、説明会や操作デモを行うと定着しやすくなります。FAQやトラブル時の問い合わせ窓口も事前に準備しておくと安心です。
電子契約へ切り替える際は、取引先に導入目的や利用方法を分かりやすく説明します。相手方に操作負担が生じる場合もあるため、事前に同意を得ることが大切です。紙契約を希望された場合にどう対応するかも決めておくと、取引先ごとの対応に迷うことなくスムーズに進められるでしょう。
いきなり全社で導入するのではなく、一部の部署や契約書からテスト運用を始めると安心です。操作ミス、承認の滞り、取引先からの問い合わせ内容などを確認し、運用上の課題を洗い出します。改善点を反映したうえで、対象部署や契約類型を段階的に広げていきましょう。
本番導入後も、社内からの問い合わせに対応できる窓口を設けておくことが大切です。情報システム部門、法務部門、経理部門が連携し、操作方法や契約判断、保存対応を継続的に支援できる体制を整えましょう。利用状況を定期的に確認し、課題があれば改善することも重要です。
電子契約サービスは、料金や機能、操作性、サポート体制がサービスごとに異なります。導入後に「思ったより費用がかかる」「取引先が使いにくい」といった問題が起きないよう、自社の契約件数や運用方法に合うサービスを選ぶことが大切です。サービスを比較する際のポイントとしては下記の3点が挙げられます。
電子契約サービスの料金体系は、月額固定費がかかるもの、契約書の送信件数に応じて従量課金されるもの、基本料金と従量課金を組み合わせたものなどが挙げられます。契約件数が少ない企業では、月額費用を抑えられるプランが向いている場合があります。
一方、契約件数が多い企業では、送信ごとの費用が積み重なり、想定以上のコストになるかもしれません。導入前に月間・年間の契約件数を確認し、自社の利用量に合う料金体系を選びましょう。無料トライアルでは、使える機能や送信件数、期間、サポート範囲を確認しておくと安心です。
電子契約サービスを選ぶ際は、電子署名やタイムスタンプに対応しているかを確認しましょう。電子署名は、契約者の本人性や契約内容が改ざんされていないことを確認するために使われます。タイムスタンプは、電子データがその時点で存在し、その後変更されていないことを示す仕組みです。
また、電子帳簿保存法に対応した保存機能や検索機能があるかも重要です。契約書を締結するだけでなく、締結後の検索、期限管理、更新管理まで行える契約書管理機能があると、導入後の管理負担を減らすことにつながります。
参照：デジタル庁｜電子署名
参照：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト
電子契約は、自社だけでなく取引先にも操作してもらう仕組みです。そのため、取引先がアカウント登録なしで利用できるか、登録が必要な場合でも手順が分かりやすいかを確認しましょう。
操作画面や通知メールが見やすいこと、スマートフォンからでも契約内容の確認や承認がしやすいことも重要です。取引先が操作に迷うと、契約締結が遅れる原因になりかねません。
また、自社の担当者向けの導入サポートや、運用開始後の問い合わせ体制も確認しておくことが大切です。マニュアル、FAQ、チャットや電話でのサポートが整っているサービスであれば、初めて電子契約を導入する企業でも運用を定着させやすいでしょう。
Shachihata Cloudは、印影付きの電子文書とワークフロー機能を活用し、紙の契約書に近い運用感を残したまま電子契約へ移行できるサービスです。アカウント数無制限・書類追加料金なしの柔軟なライセンス体系により、全社展開する場合でもコストが膨らみにくい点が特徴です。
取引先は無料のゲストユーザー機能を使って、受信・捺印まで完結できます。社内文書の電子化から始め、段階的に電子契約へ広げられるため、スモールスタートにも適しています。
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次章では、実際にShachihata Cloudを導入し、契約業務や社内回覧の効率化を実現した企業の事例を紹介します。
電子契約の導入効果は、企業の業務内容や契約件数、社内の承認フローによって異なります。ここでは、Shachihata Cloudを活用し、紙の回覧や押印業務の効率化、電子契約への段階的な移行を進めた企業事例を紹介します。
日本海ガス絆ホールディングスグループは、都市ガス・LPガスを中心としたエネルギー事業を展開する企業グループです。導入前は、部署ごとに見積書フォーマットが異なり、グループ間の発注書だけでも月に数百枚規模で回覧していました。紙での回覧も残っており、業務負担やペーパーレス化が課題でした。
Shachihata Cloudを選んだ理由は、アカウント数無制限・書類追加料金なしの柔軟なライセンス体系と、ExcelやWordを自動でPDF化できる点です。導入後は、社内と社外の担当者を一つの回覧ルートに含め、注文書や注文請書、見積書などを一気通貫で回覧できるようになりました。注文書の回覧期間は30日から3日に短縮され、半年間でA3用紙1,398枚の削減にもつながっています。
事例詳細ページ：社外取引にもShachihata Cloudを積極活用、グループ内でのさらなる活用も進める
株式会社アイネスは、ITコンサルティングやシステム開発などを手掛ける企業です。テレワークを推進する一方で、押印業務のために出社が必要になることが課題でした。また、電子帳簿保存法への対応も求められており、社内文書の電子化と契約業務の効率化を両立できる仕組みを必要としていました。
Shachihata Cloudは、承認状況を可視化しやすいこと、直感的に操作できること、料金体系が分かりやすいこと、電帳法対応を進めやすいことが導入の決め手となったようです。社内利用から始め、その後、電子契約へと段階的に活用範囲を拡大しており、導入後は首都圏の在宅率70％を実現し、社員からも前向きな反応が得られています。スモールスタートで電子契約を導入したい企業にとって参考になる事例です。
事例詳細ページ：電子押印文化を浸透させるための取り組みとは？電子契約・電帳法対応プランへのアップグレード理由に迫る
電子契約は、契約業務の効率化・スピードアップを実現する有効な手段です。本記事では、電子契約の概要から導入方法、実際のステップ、サービス選定のポイントまでを解説しました。導入には社内体制の整備や取引先への配慮も必要ですが、段階的に進めることでスムーズに運用へ移行できます。
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