Shachihata Cloud DXコラム 電子契約は建設業界でも大活躍!工事請負契約の電子化によるメリットと導入手順を解説
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電子契約は建設業界でも大活躍!工事請負契約の電子化によるメリットと導入手順を解説

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効率化
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電子契約
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

建築業の請負契約は、数多くの下請けが関わるケースが多く、手続きが煩雑になりがちです。業務を効率化する手段をお探しなら、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、電子化の進展のきっかけとなった建設業法の改正と電子契約のメリットを紹介いたします。導入手順や活用事例も紹介いたしますので、建設業における電子契約の有用性を知りたい方はぜひご一読ください。

建設業法における電子契約の可否

本来、建築業における工事請負契約は、記名・押印した書面の交付が原則です。しかし近年、建設業でも電子契約の利用が可能になりました。まず、建設業界における電子契約導入の経緯をおさらいしていきましょう。

そもそも電子契約とは?

電子契約とは、書面の代わりに電子データのやり取りにより契約を締結する手続きのことです。電子署名を施すことで、押印された従来の書面と同様の法的効力が担保されます。契約業務の遂行に必ずしも出社を要しないことから、現代の多様な働き方にマッチする契約手段です。

建設業界でも電子契約が活用可能!導入の経緯とは?

2001年に建設業法が改正され、追加された第19条第3項の条文により工事請負契約の電子化が実現しました。国土交通省のガイドラインに定められる相手方の承諾と技術的基準を満たせば、建築業の請負契約を電子契約で締結できます。

なお、法改正の当初は技術的基準のうち本人性の確保手段が不明確であり、電子契約の活用をためらう企業が少なくありませんでした。後のグレーゾーン解消制度により、電子署名やタイムスタンプ、ユーザー認証などの機能が搭載されたシステムの利用で技術的基準を満たせることが明文化されています。また、2021年施行のデジタル改革関連法では、建設業における電子化の範囲がさらに拡大されました。

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建設業で電子化できるおもな書類

現在、建設業においては、下記の書類の電子化が認められています。

  • 見積書
  • 発注書・発注請書
  • 工事請負契約書
  • 売買契約書
  • 賃貸借契約書
  • 保証契約書

ただし、電子契約はすべての契約に活用できるわけではありません。書面での契約義務が残存している分野もあるため、導入の際は自社の業務に適用できるか慎重な判断が必要です。

建設業界で電子契約を利用するメリット

建設業における契約手続きを電子化すれば、以下3点の業務改善効果が得られます。

  • 契約フローを改善できる
  • 経費削減につながる
  • コンプライアンスが向上する

契約フローを改善できる

契約フローを電子化することにより、手間のかかる書面への出力や押印等のプロセスがなくなり、業務負担が軽減します。インターネットを経由してやり取りするため、契約成立までがシームレスかつスピーディーです。

経費削減につながる

電子契約に切り替えれば、書面契約に必要だった膨大な量の用紙やインクトナーのほか、保存・郵送にかかる経費の大部分がカットできます。電子契約には印紙税もかからないことから、節税にも効果的です。

コンプライアンスが向上する

クラウド型の電子契約システムを採用すれば、権限さえあればどこからでもアクセスできるため、書類持ち出しによるトラブルも防止できます。強固なコンプライアンスに基づき、よりセキュアな環境での契約締結が可能です。

建設業における電子契約の導入プロセス

電子契約の導入は、次の7ステップで進めていきましょう。

  • 1.導入する範囲を設定する
  • 2.電子契約サービスを選定する
  • 3.現行の契約フローを見直す
  • 4.社内外へのアナウンスを行う
  • 5.運用を開始する
  • 6.電子契約書をアップロードする
  • 7.契約を締結する

1.導入する範囲を設定する

まず、具体的にどの契約で電子契約を利用するのかを決定します。現行の契約フローを確認しつつ、現状に適した範囲を設定してください。

2.電子契約サービスを選定する

次に、導入する電子契約サービスを選定します。機能やセキュリティ対策、サポート体制をチェックし、自社の課題を解決できるサービスを選びましょう。

3.現行の契約フローを見直す

続いて、電子契約システムが運用しやすいよう、現行の契約フローを見直してください。担当者の選任、業務内容の決定、業務の手順など、社内ルールを整備します。

4.社内外へのアナウンスを行う

スムーズに新体制へ移行するためには、従業員教育の実施が不可欠です。マニュアル配布や研修会により、従業員の電子契約に対する理解を深めましょう。あわせて、社外の取引先への周知も徹底し、事前に承諾を得ておくことも必要です。

5.運用を開始する

サービスが決まったら、導入・運用を始めます。実際に運用しながら、自社のワークフローへの適合度を高め、さらに使いやすいシステムにするため随時ブラッシュアップしていきましょう。

6.電子契約書をアップロードする

工事請負契約を受注する際は、電子契約システム上に契約書をPDF化してアップデートしてください。電子契約書は、インターネットを経由して相手方に送付されます。

7.契約を締結する

契約書を受け取った相手方が内容を確認し、承認処理を行います。ワンクリックで電子署名が完了するため、当事者双方に負担を与えません。送返された処理済みの電子契約書をクラウドサーバーに保存した後も、書面への出力は不要です。

建設業界における電子契約の活用事例

本章では「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の建設業における下記2つの導入事例をご紹介いたします。

  • 東急建設株式会社
  • 髙松建設株式会社

東急建設株式会社

総合建設業者「東急建設株式会社」様は、紙中心の建設現場からペーパーレスを目指して電子契約が導入されました。書面契約と同様に利用できる操作手順や、柔軟に組み替えられる承認フローにより、抵抗感なく活用できたといいます。電子契約の導入後は、承認手続きが4分の1程度に短縮したほか、全社で月20万枚弱の用紙削減が実現したそうです。

事例について詳しく知りたい場合はこちら

髙松建設株式会社

創業から100年以上の歴史を持つ建設業の老舗「髙松建設株式会社」様は、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに電子契約が開始されました。導入の決め手は、スピーディーな承認・押印作業と従来の業務フローにそのまま適用できる柔軟性の高さに加え、低コストな点だったとのことです。決裁スピードの大幅短縮と書類整理の簡略化につながり、仕事のモチベーションがアップしたとお喜びいただいています。

事例について詳しく知りたい場合はこちら

【低コストで導入できる】非改ざん性を担保した電子契約ならShachihata Cloud!

DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。

Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。

相手方は無料で捺印できる!ゲストユーザーの利用方法

契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。

また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。

▶Shachihata Cloud受信専用プランについて詳しく知りたい方はこちら

非改ざん性を担保!電子署名の付与方法

電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。

Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。

アクセス権限で柔軟に管理!フォルダの設定方法

Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。

フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。

電子契約で建設業界にイノベーションを!

現在、建設業での契約の大部分が電子化できるようになりました。紙主体だった建設業においてペーパーレスが実現すれば、業務効率化およびコストカットに大きく貢献します。導入の際は、国土交通省が定める建設業法のガイドラインに準じた電子契約システムを選定しましょう。

どの電子契約システムを導入するかお悩みなら「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をぜひご検討ください。一連の契約手続きをDXする豊富な機能が、初期費用0円、1ユーザーあたり月額110円(税込)で導入できます。人数制限なしの無料トライアルで全機能をじっくり試せますので、ご相談を心よりお待ちしております。

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