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この記事でわかること
改正電子帳簿保存法やデジタル改革関連法の影響により、取引先から電子契約での締結を求められる場面が急速に増えています。契約書における「相手方」の位置づけや、電子契約を依頼された際にどう判断すべきか迷う企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、相手方として電子契約に対応するための選択肢や注意点を解説し、導入時に確認すべきポイントもまとめました。急な依頼にも慌てず対応できるよう、ぜひ参考にしてください。
▶️電子契約を導入して相手方に説明する際のコツを知りたい方はこちら
電子契約の導入―相手方への説明はどうする？説明のやり方や注意点をご紹介
電子契約サービスを導入する場合、事前に準備しておくべきことがいくつかあります。そのうちの一つが、取引先への説明です。電子契約サービスは社内のみで使うこともできますが、社外との契約にも使用することでよりその利便性が発揮されます。本記事では、電子契約サービスの導入にあたって準備すべきことのうち、相手方への説明方法を中心にご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
契約書における「相手方」とは、自分とは別の契約当事者を指し、法律上は契約上の権利・義務が行使される相手を意味します。ビジネス文書では「甲」「乙」あるいは「発注者・受注者」「売主・買主」などの略称を用いて表記されるのが一般的です。略称の使用は法律上必須ではありませんが、文章の簡潔さや可読性を上げるために使われます。
契約書で「甲」「乙」を使う明確な法律上の定義はありませんが、一般的な慣例として、顧客や発注者など立場が上位と考えられる相手方を「甲」、受注者やサービス提供者である自社を「乙」と記載するケースが多く見られます。
ただし、必ずしも固定ではなく、契約書の作成者が自らを「乙」と置き、相手を「甲」とすることもあります。さらに、当事者が三者以上に及ぶ場合は「丙」「丁」「戊」と十干を順に用いて略称が増えていきます。こうした表記は単に読みやすさや整理のための便宜上のルールであり、甲乙の順番によって法的効力や契約上の優劣が決まるわけではありません。
取引先から電子契約での締結を求められた際、紙契約に慣れていると戸惑うことも少なくありません。しかし通常の商取引においては、法的にも実務的にも電子契約が認められており、特別な制約はほとんどありません。むしろ契約締結の迅速化やコスト削減といったメリットがあるため、この機会に導入を前向きに検討する好機ともいえます。まずは対応可能かどうかを確認してみましょう。
電子契約の利用は、双方の合意が大前提です。そのため、自社の都合・事情により電子契約を導入できない場合には、従来どおりの書面契約を希望することは可能です。ただし、その判断には注意が必要です。取引先から柔軟性に欠けると受け止められ、関係性が損なわれるリスクがあります。
さらに、今後は電子契約が主流となる見込みが強く、将来的に紙での手続きが例外扱いとなり、却って業務が複雑化する可能性もあります。そのため、一時的な選択肢としては有効でも、長期的には電子契約の導入を検討するべきかもしれません。
取引先が電子契約システムを導入している場合、その環境をゲストとして利用できるケースがあります。多くの電子契約サービスは、契約を締結する側にのみ利用料が発生し、相手方は負担なく参加できる仕組みを備えています。
ゲストアカウントを発行すれば、無料で文書の閲覧・署名・ダウンロードが可能であり、システムを自社導入する必要はありません。初めて電子契約に対応する場合でも、導入側の支援を受けつつ安全かつ手軽に契約を締結できる点が大きなメリットです。
電子契約を導入していない企業・事業者が取引先から利用を打診された際の選択肢は、大きく分けて下記の3つです。
問題なく取引先の意向に合意できるのであれば、同じ電子契約サービス上でやり取りする方法が最も手軽です。ゲストアカウント機能が実装された電子契約サービスなら、利用時の負担が少ないでしょう。
電子契約の利用が難しい場合、取引先のみ電子署名し、自社は電子契約書を書面に出力して従来どおり押印もしくはサインする方法が考えられます。ただし、片方のみ電子契約を行うやり方は、電子署名法第3条に則った手段ではないため、法的効力があいまいな点に注意してください。
それぞれ別の電子契約システムで契約すれば、双方が自社に適したシステムで処理できます。ただ、片方のみの電子署名だけでは証拠能力が不十分です。電子署名の二重付与が必要なため、効率のいい方法とはいえません。
電子契約の相手方になった際には、以下の3点から導入を検討しましょう。
申請・承認に関する社内規定の大幅な変更を要する電子契約サービスだと、スムーズな利用開始は困難です。従来のワークフローを変えずに利用できる電子契約サービスなら、導入時の負担が少ないでしょう。
データ書類に単なる電子サインを施し、日時を独自に記録するだけでは、法的効力やセキュリティ対策が不十分です。企業間取引で電子契約を用いる場合は、認証局の電子署名と認定タイムスタンプのほか、二要素認証によるログイン機能などが搭載されたサービスを採用してください。
電子契約では、電子帳簿保存法の要件への対応が必須です。法的ルールに則した電子契約サービスなら、手軽に業務を効率化できます。
電子契約の導入を決定した場合は、次の3つのポイントを押さえておくとスムーズに運用しやすくなります。
電子契約には、情報漏えいの危険性が絶対にないとはいいきれません。また、法的な保存要件を満たせない場合、書面化が必要なケースもあります。いきなり全契約を電子化するのではなく、必要に応じて従来の紙契約と使い分ければリスクを分散できるでしょう。
立会人型の電子契約サービスにおける手続きでは、契約の代表者のメールアドレスが必要です。登録したメールアドレスは双方に開示されるため、契約専用のメールアドレスを作成することで代表アドレスの公開が回避できます。
書面の契約書に記載する文言は、電子契約にはふさわしくない表現も含まれている場合があります。契約書の後文は、電子契約書に適した記載に修正・追記して使用しましょう。
電子契約の後文に要注意！紙の契約書との文言の違い・書き方のコツや例文も紹介
本記事では、書面・電子それぞれの後文の違いを解説いたします。電子契約書における後文作成のポイントと具体例もお伝えいたしますので、契約方法を紙から電子へとスムーズに移行したい企業の方はぜひご覧ください。
そもそも電子契約とは、書面契約の全プロセスをインターネット経由で進める手続きのことです。大きく分けて立会人型と当事者型の2種類があり、それぞれ異なる安全対策措置を講じることで安全性が確保されています。
電子契約を導入し、ペーパーレスになることで、次のようなメリットが生まれます。
契約の有効性は紙と変わらず、さらに書面にはない多くのメリットが得られるでしょう。
電子契約は非常に有用なシステムですが、以下の欠点もあらかじめ把握しておいてください。
したがって、有効期限の延長措置や、電子印鑑や手書きサインで契約の証拠を視覚化できるサービスの選定が推奨されます。また、概要・日時等が記された電子契約締結証明書を発行・保管しておくと安心です。さらに、現時点では電子化できない書類があることも把握しておきましょう。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やオプションのタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1プラン220円/人からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
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電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
電子契約は取引先から求められた際に拒否することも可能ですが、業務効率化やコスト削減といった大きなメリットを持つため、今後は主流となることが予想されます。ゲスト利用で一時的に対応することもできますが、長期的には自社に適した電子契約サービスを導入しておくことが安心です。準備を整えておけば、急な依頼にも慌てることなく対応でき、取引先との信頼関係維持にもつながります。
どの電子契約サービスを選べばいいかお悩みの方におすすめのシステムこそ「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」。契約プロセスだけではなく、経理業務や日々のワークフローもローコストでDXできます。電子印鑑や手書きサインも利用可能であり、電子契約未導入の企業でも抵抗なくご利用いただけるでしょう。初めてで不安な方へ向け無料トライアルを提供しておりますので、この機会にぜひ導入をご検討ください。
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