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改正電子帳簿保存法やデジタル改革関連法の施行にともない、さまざまな業界で電子契約を栄養するシーンが増えてきました。電子契約を求められたら受け入れるべきか、対応に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子契約未導入の場合の対処法について解説いたします。依頼を受ける側が電子契約を導入する際の判断基準や注意点もまとめました。理解が不十分なまま電子契約を利用して後悔することがないよう、ぜひ最後までお読みください。
▶️電子契約を導入して相手方に説明する際のコツを知りたい方はこちら
電子契約の導入―相手方への説明はどうする？説明のやり方や注意点をご紹介
電子契約サービスを導入する場合、事前に準備しておくべきことがいくつかあります。そのうちの一つが、取引先への説明です。電子契約サービスは社内のみで使うこともできますが、社外との契約にも使用することでよりその利便性が発揮されます。本記事では、電子契約サービスの導入にあたって準備すべきことのうち、相手方への説明方法を中心にご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
まず、取引先から電子契約を求められた際の不安が解消されるよう、次の3つの項目を明らかにしておきましょう。
電子契約の利用は、双方の合意が大前提です。相手方が電子契約を求めてきたからといって、必ずしも応じる義務はありません。
そもそも電子契約とは、書面契約の全プロセスをインターネット経由で進める手続きのことです。大きく分けて立会人型と当事者型の2種類があり、それぞれ異なる安全対策措置を講じることで安全性が確保されています。
電子契約では、安全性を高めるため、以下の措置が講じられています。
電子署名が施されたデータは、自社が保有する秘密鍵の対となる公開鍵のみ復号が可能なため、取引における本人性を保てるしくみです。あわせてタイムスタンプでデータ作成時の時刻情報を付与することで、非改ざん性も担保できます。
電子契約を導入していない企業・事業者が取引先から利用を打診された際の選択肢は、大きく分けて下記の3つです。
問題なく取引先の意向に合意できるのであれば、同じ電子契約サービス上でやり取りする方法が最も手軽です。ゲストアカウント機能が実装された電子契約サービスなら、利用時の負担が少ないでしょう。
電子契約の利用が難しい場合、取引先のみ電子署名し、自社は電子契約書を書面に出力して従来どおり押印もしくはサインする方法が考えられます。ただし、片方のみ電子契約を行うやり方は、電子署名法第3条に則った手段ではないため、法的効力があいまいな点に注意してください。
それぞれ別の電子契約システムで契約すれば、双方が自社に適したシステムで処理できます。ただ、片方のみの電子署名だけでは証拠能力が不十分です。電子署名の二重付与が必要なため、効率のいい方法とはいえません。
電子契約の相手方になった際には、以下の5点から導入を検討しましょう。
申請・承認に関する社内規定の大幅な変更を要する電子契約サービスだと、スムーズな利用開始は困難です。従来のワークフローを変えずに利用できる電子契約サービスなら、導入時の負担が少ないでしょう。
データ書類に単なる電子サインを施し、日時を独自に記録するだけでは、法的効力やセキュリティ対策が不十分です。企業間取引で電子契約を用いる場合は、認証局の電子署名と認定タイムスタンプのほか、二要素認証によるログイン機能などが搭載されたサービスを採用してください。
電子契約では、電子帳簿保存法の要件への対応が必須です。法的ルールに則した電子契約サービスなら、手軽に業務を効率化できます。
電子契約を導入し、ペーパーレスになることで、次のようなメリットが生まれます。
契約の有効性は紙と変わらず、さらに書面にはない多くのメリットが得られるでしょう。
電子契約は非常に有用なシステムですが、以下の欠点もあらかじめ把握しておいてください。
したがって、有効期限の延長措置や、電子印鑑や手書きサインで契約の証拠を視覚化できるサービスの選定が推奨されます。また、概要・日時等が記された電子契約締結証明書を発行・保管しておくと安心です。さらに、現時点では電子化できない書類があることも把握しておきましょう。
電子契約できない書類にご注意を！契約不可となる法律上の理由と判別基準
現在、ビジネス文書の大半が電子化できるようになりました。しかし、書面での交付が義務付けられた文書がまだ存在することに注意しましょう。本記事では、法律で電子化できない書類についてまとめました。デジタル化の可否を見分ける方法もお伝えしますので、電子契約の取り扱いにお悩みの企業の方はぜひご覧ください。
電子契約の導入を決定した場合は、次の3つのポイントを押さえておくとスムーズに運用しやすくなります。
電子契約には、情報漏えいの危険性が絶対にないとはいいきれません。また、法的な保存要件を満たせない場合、書面化が必要なケースもあります。いきなり全契約を電子化するのではなく、必要に応じて従来の紙契約と使い分ければリスクを分散できるでしょう。
立会人型の電子契約サービスにおける手続きでは、契約の代表者のメールアドレスが必要です。登録したメールアドレスは双方に開示されるため、契約専用のメールアドレスを作成することで代表アドレスの公開が回避できます。
書面の契約書に記載する文言は、電子契約にはふさわしくない表現も含まれている場合があります。契約書の後文は、電子契約書に適した記載に修正・追記して使用しましょう。
電子契約の後文に要注意！紙の契約書との文言の違い・書き方のコツや例文も紹介
本記事では、書面・電子それぞれの後文の違いを解説いたします。電子契約書における後文作成のポイントと具体例もお伝えいたしますので、契約方法を紙から電子へとスムーズに移行したい企業の方はぜひご覧ください。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やオプションのタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1プラン220円/人からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
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電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
取引先から電子契約を求められても応じられないときは、拒否しても構いません。しかし、電子契約は業務効率化と経費削減を実現できる有用なシステムです。ゲストアカウントとして利用する手もありますが、事前に自社に適した電子契約システムを導入しておくといざというときでも慌てず対処できるでしょう。
どの電子契約サービスを選べばいいかお悩みの方におすすめのシステムこそ「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」。契約プロセスだけではなく、経理業務や日々のワークフローもローコストでDXできます。電子印鑑や手書きサインも利用可能であり、電子契約未導入の企業でも抵抗なくご利用いただけるでしょう。初めてで不安な方へ向け無料トライアルを提供しておりますので、この機会にぜひ導入をご検討ください。
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