Shachihata Cloud電子契約の導入―相手方への説明はどうする？説明のやり方や注意点をご紹介
電子契約サービスを導入する場合、事前に準備しておくべきことがいくつかあります。そのうちの一つが、取引先への説明です。電子契約サービスは社内のみで使うこともできますが、社外との契約にも使用することでよりその利便性が発揮されます。本記事では、電子契約サービスの導入にあたって準備すべきことのうち、相手方への説明方法を中心にご説明します。
相手方に説明する前に確認すること
まずは、相手方に説明をする前に、社内で確認しておくべきことをご説明いたします。電子契約は導入によってメリットも大きいですが、推進の道半ばにあり、リスクや制約も少なからず残っています。導入したが、結局使われなかった、ということにならないように事前の確認を怠らないようにしましょう。
法律で電子契約が認められている契約か
近年、電子化はますます推進されていますが、電子文書での契約が認められていない契約もあります。具体的には以下のような不動産関連の契約では、電子契約をすることができません。
・定期建物賃貸借契約書
・宅地建物売買等媒介契約書
・宅地建物売買等の重要事項説明書
他にも、相手方の承認があれば、電子化が可能な契約もあります。
・投資信託契約の約款
・金融商品取引契約等に関する説明文書
導入の前に電子契約サービスを使って締結したい契約を事前に洗い出し、そもそも電子契約が使える契約かどうか、は必ず確認するようにしましょう。
契約内容の重要度はどれぐらいか
電子契約が可能であることを確認したら、別の観点として契約内容の重要度も考えてみます。
電子契約サービスを導入したばかりの場合、まだ操作への理解も浅く、思わぬミスをしてしまう可能性もあります。いきなり重要な契約を電子化し、情報流出などしてしまうと取り返しがつきません。いきなりすべての契約を電子化するのではなく、まずは社内に限定した書類を電子化してみる、電子化初回の契約は紙書類でも保存をしておく、などの対応も考えてみるとよいでしょう。
また、相手方から電子契約サービスの利用を提案された場合は、契約内容の重要度と合わせて、相手方との取引実績や、相手方が使用している電子契約サービスの信頼度なども考えると、より安心です。
社内規定変更の必要はあるか
電子契約という新しいシステムを導入する以上、これまでとは違う手順が発生することは明白です。例えば契約書の原本は法務部に提出する、という社内規定があった場合、電子文書をメールで送ったらいいのか、それともフォルダに格納をすればいいのかなど、新しく考えなくてはいけないルールが発生します。
導入したが規定の変更に時間がかかって予定していた契約に使えなかった、ということにならないよう、あらかじめ社内の規定を確認し、電子化後の手順やその周知方法などは、できるだけ早く決定しておきましょう。
相手方への説明方法
社内での確認が完了したら、いよいよ相手方への説明です。電子化への理解度は取引先によって違うので、これからご説明するポイントを抑えつつ、説明する取引先に合わせて内容の取捨選択を行いましょう。
法律でも認められており、法的効力がある
電子文書による契約は、印鑑押印ができないなどの理由から、紙書類の契約よりも法的効力が劣るのではないか、と考える取引先があるかもしれません。
実際は電子契約でも紙書類による契約と同等の効力があり、それは法律でも認められています。法律に記載されている内容やこれまで政府が出してきた見解を明示し、相手方に安心してもらいましょう。
説明にあたっては、法務省の「電子署名法の概要と認定制度について」や経済産業省の「押印に関するQ&A」を提示すると分かりやすいです。
専用のサービスを使えば、セキュリティも安全
電子化と言われると、やはりハッキングなど紙書類とは違った不安があります。電子契約専用のサービスを使えば、セキュリティも十分に担保されています。より一段とセキュリティの質が求められる銀行をはじめとした企業などでの使用実績を示すことで、心理的な安心を提供しましょう。他にも、電子印鑑ではいつ誰が押印したかの履歴が残るなど、紙書類ではできないセキュリティ対策があることも、安心材料の一つとして説明するとよいかもしれません。
実績のあるサービスなので信頼性も十分
相手方の理解を得るには、知名度の高いサービスを使用することも、方法の一つです。知名度が高いということは、それだけ多くの企業に使われているということなので、そのまま信頼性に直結します。全く知られていないサービスの利用を提案するよりも、知名度の高いサービスの使用を提案する方が、導入側としても説明がしやすいですし、相手方がそのサービスを調べたときに得られる情報も多く、相手方も納得して使用を受け入れることができるでしょう。
相手方が電子契約を使うメリット
法的観点などの他にも、相手方が電子契約を使うことで得られるメリットを説明することは、相手方に快く電子化を受け入れてもらうためにも重要です。
登録していなくても使用できる
電子契約をする場合、相手方もそのサービスに登録をしたり使用料を払ったりしなくてはいけないのではないか、と懸念されることもあるかもしれません。サービスのなかには、登録や使用料なしで使えるサービスがあります。例えば、シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud」では、相手先はゲストとしてアカウントの登録なしで「Shachihata Cloud」を利用できます。
契約締結までの時間が短縮できる
契約書を電子化すると、時間の短縮をすることができます。具体的には、契約書の印刷や発送の時間がなくなります。近場の企業間での取引であれば発送の時間がさほどかからないかもしれませんが、地方や海外などの取引先との契約の場合、発送の時間がかからなくなることで、大幅な時間短縮が見込めます。
また、時間が短縮できること、それ自体も大きなメリットですが、契約完了までの時間が短くなることで、実際に契約内容の施行も従来よりも早く行うことができるようになるため、生産性や競争優位性の向上にも繋がります。
コストカットが可能
電子契約では、時間だけではなくコストカットをすることも可能です。契約締結までを考えてみると、契約書の印刷代や郵送代が不要になります。さらに、紙書類だと実際に場所を取って保存をしなくてはならないですが、電子化すればこれも不要になります。場所代は恒常的にかかる費用で、契約が増えていけば保存場所の拡張などでさらにコストがかかる可能性があります。このコストがすべて不要になることは、非常に大きなメリットでしょう。
電子契約の注意点
電子契約の信頼性やメリットは十分にご理解いただけたと思いますが、いくつか注意点もあります。
相手方が自社と違う電子契約サービスを使っている
相手方がすでに電子契約サービスを使用しており、そのサービスが自社のものと違う場合があります。この場合、どちらかのサービスのみで契約を進めるというのが妥当ですが、普段と違うサービスを使用することで混乱が生じる可能性があります。事前に使用方法の確認などのすり合わせを十分に行いましょう。
契約後のデータ取り扱い
こちらも双方が別の電子契約サービスを使っていた場合の話ですが、いつもと違うサービスを使用することで、自社のサービス内に契約書が保存できず、別途保存が必要になる場合があります。サービス内に保存ができない場合を想定して、専用の別フォルダを用意する、台帳を用意して管理するなどの対策を講じて、契約書の紛失などが起こらないよう準備しておくことが重要です。
相手方が電子契約サービスを使っていない
そもそも相手方が電子契約サービスを使用していなかった場合、サービスによっては相手方も登録をしなくてはいけないことがあります。相手方への負担を減らすためには、登録や使用料なしで使えるサービスを導入しておくとよいでしょう。シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud」では、相手先はゲストとしてアカウントの登録なしで利用できます。
Shachihata Cloudなら相手方の負担も少なく使用可能
相手方に快く電子契約に応じてもらうためには、十分な説明と使用に値するサービスの選定が必要であるということがお分かりいただけたかと思います。シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud」は、既存の業務プロセスをそのまま電子化できるなど、電子化へのハードルが低いサービスになっています。それに加えていつ誰が承認したかが分かるようなタイムスタンプ機能や電子署名の付与などの機能も充実しており、セキュリティ対策も万全です。無料トライアルも提供しているので、「Shachihata Cloud」で電子化への一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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