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電子契約の導入を検討しているものの、どれくらいの費用がかかるのか気になっている企業も多いのではないでしょうか。結論として、電子契約は安いからという理由だけで選んではいけません。相手方にかかる費用や機能を比較のうえ、自社の課題を解決できるシステムを選定しましょう。
本記事では、電子契約の導入・運用にかかる費用を構築方法ごとに解説いたします。相手方にかかる負担や書面契約との比較、電子契約サービスを選定する際の基準もお伝えいたしますので、ぜひ参考にしてください。
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電子契約サービスとは？ツールの概要や比較までわかりやすく解説
近年ではペーパーレス化が進み、電子契約サービスを取り入れる企業が増えています。本記事では、電子契約システムの詳しい解説に加え、電子契約の導入にあたり注意すべき法律をご説明します。
開発方法によってコストは異なるものの、電子契約システムの自社構築では以下の費用が必要です。
上記それぞれの費用の詳細をみていきましょう。
自社単位で電子契約を構築する方法は、開発のすべてを自社単位で行うフルスクラッチと、ニーズに合わせて外注したシステムを運用するオンプレミス型の2通りの方法があります。ともにハイコストですが、特にフルスクラッチ開発となると数千万円以上もの費用がかかるケースも少なくありません。
自社構築した電子契約システムでは、法的有効性を担保するため、1件の契約ごとに法務省もしくは民間の電子証明書を発行しなければなりません。電子証明書の発行には、有効期限の長さによって手数料の支払いを要します。
電子契約システムを自社で構築する場合、セキュリティ対策やメンテナンスも独自で行うため、その運用に費用がかかります。もしシステムの保守・管理を外部委託するなら、相場として数十万円〜数百万円の費用がかかるでしょう。
電子契約サービスでは、主に下記5種類の方式から料金体系が設定されています。
定額課金とは、一定の基本料金を毎月支払う料金体系です。月々の基本利用料は1〜10万円程度と幅広く、安いプランでは利用可能人数や機能などの制限が厳しいケースが多いといえます。定額課金による料金体系は契約件数が膨大な企業にとっては有利ですが、利用人数によっては割高になりかねません。
従量課金とは、一契約ごとに料金がかかる料金体系を指します。費用は、相場として導入時の初期費用と月額1〜2万円程度の基本料金に加え、電子署名1回につき約200〜300円が目安です。契約件数が少ない企業や、月毎に変動が大きい場合などは、従量課金制を選択すると柔軟に対応できるでしょう。
ユーザー数課金とは、利用人数ごとに費用が設定されているタイプの料金体系です。契約件数の多さにかかわらず、利用する人数に応じて費用がかかるため、3つのタイプの中で最も合理的だといえます。ただ、人数や契約期間に下限が定められているサービスが多いため、確認のうえ導入してください。
電子契約システムの中には、無料で利用できるサービスもあります。しかし、無料のサービスだと、契約できる件数や利用可能なユーザー数が限定的なケースが大半です。また、セキュリティ面・フォロー体制も充実しているとはいいがたく、企業などによるビジネス利用には不向きだといえます。
基本機能に加え、オプション機能を利用する場合は、選択したサービス利用料を加算した額を毎月支払わなくてはなりません。費用相場としては、1機能ごとに数百円〜数千円程度です。業務効率が格段にアップするため、必要に応じて導入することが推奨されます。
電子契約の相手方にも費用がかかるかどうかは、システムのタイプによって異なります。自社構築もしくは当事者型のシステムの場合、電子契約自体の料金は不要ですが、契約者双方に電子証明書の発行が必要です。
対して立会人型の電子契約の場合、相手方に費用が発生せず、ゲストアカウントとして利用できるケースが多い傾向にあります。したがって、相手方にとって負担の少ない立会人型のほうが、取引先の理解を得やすいでしょう。
書面契約と比較すると、電子契約のコストパフォーマンスは抜群です。紙・電子それぞれの費用対効果を、下記5項目で比較してみましょう。
書面契約では、契約書の印刷に用紙とインクトナー代、コピー機の電気代などがかかります。コストだけではなく、時間と手間もかかるため非効率的です。電子契約にすれば、上記費用の大半がカットできます。
紙の契約書の場合、相手方への郵送のたびに切手代もしくは持参の際の交通費が必要です。また、契約書などの重要書類は、基本の郵送料にオプションサービスを付けることが多く、件数が多いと経費がかさみます。電子契約は主にメールでやり取りするため、インターネット通信費はかかるものの、輸送費用が総じて安価です。
紙の契約書を保存するためにはファイルと書棚が必要であり、ファイリング・リスト作成などにもコストが発生します。一方、電子契約のデータは自動的に電子上に保存されるため、上記コストがすべて不要です。
書面契約では、契約における各工程に人手がかかり、そのぶん人件費もかさみます。電子契約なら最小限の人数ですべての作業が完了するため、余計な人件費がいりません。
電子契約の導入によってペーパーレスが実現すれば、エコな企業としての社会的イメージの向上および事業継続力の強化が期待できます。ひいては資金調達・売上アップにもつながる可能性があることから、電子契約導入の費用対効果は計り知れません。
電子契約システムの選定時には、費用だけではなく、以下の7つを基準に比較・検討してください。
利用できる契約件数およびユーザー数から判断すれば、自社にとって効率よく運用できるシステムを選べます。利用規模が大きいなら定額制、低頻度で最小限の費用に抑えたい場合は従量課金やユーザー数課金によるサービスがおすすめです。
電子契約には、当事者型のほか、立会人型のシステムがあります。当事者型は安全性が高いものの、イニシャルコストが莫大です。リソースに余裕があるケースでない限りは、第三者が提供するシステムを介してやり取りするリーズナブルな立会人型の電子契約サービスのほうが導入しやすいでしょう。
サービスごとに、利用できる電子契約のオプション機能はさまざまです。オプションを組み合わせることで、社内外におけるワークフローや書類管理などの業務効率が大きく向上します。
機能が充実していても、操作が複雑な電子契約サービスでは、従業員に大きな負担をかけてしまいます。業務上のミスが増えるおそれも考慮すると、できる限りシンプルな操作方法の電子契約サービスを導入するほうがよいでしょう。
簡易的な電子印鑑や電子サインでも契約は成立するものの、法的根拠が薄いため、万が一の保証にはなり得ません。電子署名機能が搭載された電子契約サービスを選べば、電子印鑑・電子サインの有効性が高まります。
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電子契約の有効性の根拠とは？政府見解と法的効力を担保するしくみを徹底解説！
電子契約の有効性が気になり、導入をためらっている企業の方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子契約の有効性が法的に担保される理由としくみについて解説いたします。電子契約のメリットや導入時の注意点もお伝えいたしますので、ご利用の決め手に欠けると感じている場合はぜひ参考にしてください。
インターネットを経由する以上、厳重なセキュリティ対策が必須となります。二要素認証や利用権限の付与など、セキュリティレベルの高い電子契約サービスを導入するほうが安全です。
電子契約の運用中に、トラブルが発生しないとはいいきれません。操作説明やマニュアル作成、運用中の疑問・質問を丁寧にフォローしてくれるサービスなら、初めて電子契約を利用する企業でも安心して導入できるでしょう。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
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電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
電子契約の導入・運用にかかる費用は、システムの構築方法や料金体系によって千差万別です。手軽かつローコストで電子契約を利用したいなら、立会人型を採用したサービスの利用をおすすめいたします。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、費用が安価で導入しやすい電子契約として多くのユーザーから支持されているシステムです。初期費用は無料、1ユーザーあたり月額110円（税込）でご利用いただけます。法的にも有効な電子印鑑・手書サインのほか、ワークフロー・経費精算をDXする機能も豊富です。まずは全機能が試せる無料トライアルから、電子契約の魅力をぜひ体験してみてください。
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