この記事でわかること
電子契約の導入を検討する際、「電子契約に法的な有効性はあるのか」と不安に感じる担当者も多いのではないでしょうか。紙の契約書では署名や押印が一般的ですが、電子契約ではそれらを使用しないケースもあるため、効力に疑問を持つのは自然なことです。
しかし、電子契約の有効性は法律上も認められており、適切な仕組みを理解すれば安心して利用できます。本記事では電子契約の有効性の根拠や契約として成立する考え方、法的効力を担保する仕組みについて分かりやすく解説します。
電子契約の有効性は法律上認められています。民法第522条では、「契約は当事者同士の合意によって成立する」と定められており、必ずしも書面の作成や押印が必要とはされていません。つまり契約は口頭でも成立します。
ただし、実務では、後日の確認や証拠として残す目的から契約書を作成し、署名や押印を行うことが一般的です。電子契約は押印の代わりに電子署名を用いて契約内容への同意を示す方法であり、適切な手続きを行えば紙の契約書と同様に法的効力を持つ契約方式として利用できます。
電子契約の有効性は法律上認められていますが、実務で安心して利用するためには「誰が契約したのか」「内容が改ざんされていないか」といった点を確認できる仕組みが重要です。
電子契約の有効性を強化する要件や仕組みとしては、下記の2点が挙げられます。
電子署名やタイムスタンプを適切に利用することで、紙の契約書と同様に証拠としての信頼性を高められるでしょう。
電子署名は、契約の当事者本人が同意したことを示す仕組みとして利用されます。多くの電子署名では公開鍵暗号方式という技術が使われており、契約データに対応する専用の暗号鍵を用いて署名を行います。
暗号鍵は電子証明書と呼ばれる仕組みによって本人情報と結び付けられており、第三者の確認による本人性の証明が可能です。これにより「誰が契約に同意したのか」を客観的に確認できるため、電子契約の有効性を支える重要な要素となります。
タイムスタンプは、電子契約のデータが特定の日時に確かに存在していたこと、またその後に改ざんされていないことを証明する仕組みです。総務省の認定を受けた時刻認証局（TSA）が発行しており、契約文書の信頼性を高める役割を果たします。非改ざん性と完全性を担保することで、電子契約の有効性を裏付ける重要な証拠として活用可能です。
電子契約の有効性は多くの契約で認められていますが、すべての契約で電子契約を利用できるわけではありません。法律上、書面の作成や公正証書による手続きが必要とされている契約については、電子契約のみで締結することが認められていない場合があります。
電子契約の導入を検討する際は、自社の契約業務が対象となるかを事前に確認しておくことが重要です。代表的な例として、以下のような契約は電子契約による締結が認められていません。
参照：e-GOV法令検索 借地借家法代23条
参照：e-GOV法令検索 任意後見契約に関する法律第3条
参照：e-GOV法令検索 企業担保法第3条
電子契約を導入すると、契約業務の進め方が大きく変わります。まず、郵送や押印のやり取りが不要になり、契約締結までの時間を短縮できるため、業務効率の向上とコスト削減につながります。
また契約書を電子データとして保存できるため、検索や管理がしやすくなり保管体制の適正化にも役立つでしょう。さらにアクセス制御や操作履歴の記録などの機能により、情報管理の安全性が高まりコンプライアンス対応の強化にもつながります。
電子契約の導入は、下記5つのポイントをふまえたうえで検討してください。
相手方の了承を得ないことには、電子契約を利用できません。取引先によっては理解が得られないことも考慮し、導入当初は従来どおりの紙と電子の2つの契約方法を併用するほうが無難です。
電子契約には、サイバー攻撃・ハッキングによる情報漏えいのほか、なりすましや改ざんなどの不正のおそれがあります。システムログイン時の二要素認証など、これまで以上にセキュリティを厳重にすることが必要です。
2024年1月1日から、改正電子帳簿保存法への対応の義務化がスタートしています。対象となる電子文書は、以下3つです。
違反の場合、青色申告の取り消しなどのペナルティを課されるおそれがあるため、適正な管理を徹底しましょう。
電子契約のデータは、基本的に7年、繰越欠損金がある場合は10年間残しておかなければなりません。電子契約サービスを利用する際は、電子署名を再度施す長期署名を適宜付与しましょう。
現時点では、公正証書が必要な任意後見契約、事業用借地権設定契約書など、すべての契約が電子化できるわけではありません。上記に関連する業種における電子契約導入の際は、慎重に運用してください。
電子契約の有効性を理解し、導入を検討する際は、法的な信頼性と日常業務での使いやすさの両立が重要です。Shachihata Cloudの電子契約は、電子署名やタイムスタンプなどの仕組みにより契約の信頼性を確保しながら、社内外で利用しやすい操作性を備えています。
ここでは、Shachihata Cloudの特徴として次の3点について解説します。
電子契約の導入では、取引先の負担が課題になることがあります。Shachihata Cloudは相手方が無料で利用できるため追加費用の心配がなく、導入への理解を得やすい点が特徴です。契約相手に新たな準備を求める負担が少ないため、電子契約の運用をスムーズに開始しやすくなります。
Shachihata Cloudでは電子署名を付与することで、契約当事者の本人性や契約内容の完全性を確認しやすくなります。立会人型の電子署名の仕組みに対応しています。電子契約の有効性を支える基盤として安心して活用できます。
契約書は締結後の管理体制も重要です。Shachihata Cloudではフォルダ単位で閲覧権限を設定できるため、関係者のみが適切にアクセスできる環境を整えられます。また電子帳簿保存法に配慮した形で長期保存にも対応しており、契約書の保管と管理の効率化を実現できるでしょう。
電子契約は民法の原則に基づき当事者の合意によって成立するため、多くの場合で法的有効性が認められています。電子署名やタイムスタンプなどの仕組みを理解することで、安心して導入を進められます。自社の契約業務や運用体制に合った電子契約サービスを選び、効率化と適正管理の両立を目指しましょう。
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