Shachihata Cloud電子契約の有効性の根拠とは？政府見解と法的効力を担保するしくみを徹底解説！
度重なる法改正により、電子契約は幅広い業界で普及しつつあります。とはいえ、電子契約の有効性が気になり、導入をためらっている企業の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子契約の有効性が法的に担保される理由としくみを解説いたします。電子契約のメリットや導入時の注意点もお伝えいたしますので、安心して導入したいとお考えの方はぜひ最後までお読みください。
電子契約の有効性
結論からいうと、電子契約は法的に有効です。政府の公式見解では、電子署名法第3条において、同法第2条第1項を満たす電子契約は紙の契約書と同等の効力を発揮することが示されました。
そもそも、民法522条2項により、契約は口頭でも成立します。契約書の目的は証拠を視覚化することであり、当人同士の意思に基づいて締結されていれば、紙・電子のどちらの契約方法でも有効です。なお、手書きの電子サインは有効性が定かではないといわれていますが、電子署名機能が搭載されたシステムを介して施せば、法的な有効性に問題はありません。
電子契約とは？
書面で取り交わしていた契約をすべてデジタル化する電子契約には、当事者型と立会人型の2種類のタイプがあります。紙の契約書との違いも含め、それぞれの特徴をみていきましょう。
当事者型
当事者型とは、契約を締結する双方が直接手続きを交わす電子契約の形式です。当事者型では、各社のサーバーで手続きを行うローカル署名と、第三者に預けた秘密鍵にアクセスするリモート署名の2つの方式で有効性が保たれます。
立会人型
立会人型とは、第三者サービスを介して電子契約を締結する手続きを指します。立会人型は、電子契約サービスの提供元の意思が介在しないことが有効性担保の前提条件です。したがって、公開鍵暗号方式を用いたセキュリティを施すことが法的な有効性を保つ手段となります。
電子契約書と紙の契約書の違い
電子と紙では、契約書に以下のような違いがあります。
| 書面契約 | 電子契約 | |
| 媒体 | 紙 | データ |
| 有効性の担保手段 | 押印、署名 | 電子署名 |
| 本人性の証明方法 | 印鑑登録証明 | 電子証明書、機械的暗号化システム |
| 改ざん対策 | 契印・割印 | タイムスタンプ |
| 印紙税の要否 | 要 | 不要 |
電子契約の有効性を担保するしくみ
次に、以下4つの項目から、電子契約における有効性を強化するしくみについて確認していきましょう。
- 電子署名
- 電子証明書
- タイムスタンプ
- 電子署名と電子サインの違い
電子署名
電子署名は、契約における本人性を担保するための手段です。電子署名が施された電子契約は、民事訴訟法第228条4項に定められる二段の推定により、本人の意思で締結された真正な契約であると見なされます。
電子証明書
電子証明書とは、CA（認証局）による本人証明のしくみのことです。当事者型の電子契約の法的な有効性を担保するためには、電子署名を施す際、電子認証局が発行する電子証明書を取得しなければなりません。
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電子署名とは？類似用語との違いやしくみ、付与のやり方を解説
近年、インターネットを通じて契約書や請求書等のやり取りをする電子契約が増えています。そこで注目されているのが「電子署名」です。特に高い法的証明力を求められる重要な電子文書には欠かせません。そこで今回は、電子署名の法的効力、メリットをご説明いたします。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、ハッシュ値に時刻情報を付与し、特定の時点でその契約が存在していたことを証明するしくみのことです。詳細な日時まで明確に記録されるため、契約の有効性の要件となる非改ざん性を保てます。
電子署名と電子サインの違い
電子署名と電子サインは同一のものと捉えられがちですが、厳密には別物です。電子サインは、電子署名や電子印鑑など電子上で署名を施す手続き全般を指します。一方、電子署名とは、電子サインのうち、電子契約の法的有効性を担保できるしくみになっている機能です。
電子契約のメリット
電子契約の導入によって得られるメリットは、主に次の3点です。
- 業務効率化
- 契約のリードタイム短縮
- コスト削減
業務効率化
電子契約を用いれば、契約の手続きがスムーズです。保管スペースがいらず、書類管理も容易になります。機械的に閲覧制限もかけられるため、コンプライアンスも向上するでしょう。
契約のリードタイム短縮
電子契約では、紙の契約で生じる押印業務・郵送などによるタイムロスがありません。権限さえあればどこでも承認できるため、責任者が社内にいなくても問題なく契約手続きが進められるようになります。
コスト削減
電子契約には、用紙やインクトナー、切手代がすべていりません。印紙税も不要のため、建設業など契約金額が大きな業種に導入すれば節税効果が抜群です。
電子契約を導入する際の注意点
電子契約の導入は、下記5つのポイントをふまえたうえで検討してください。
- 取引先の了承を得る
- セキュリティ対策を徹底する
- 電子帳簿保存法に対応した方法で保存する
- 保存年限に注意する
- 電子化できない契約があることを把握しておく
取引先の了承を得る
相手方の了承を得ないことには、電子契約を利用できません。取引先によっては理解が得られないことも考慮し、導入当初は従来どおりの紙と電子の2つの契約方法を併用するほうが無難です。
セキュリティ対策を徹底する
電子契約には、サイバー攻撃・ハッキングによる情報漏えいのほか、なりすましや改ざんなどの不正のおそれがあります。システムログイン時の二要素認証など、これまで以上にセキュリティを厳重にすることが必要です。
電子帳簿保存法に対応した方法で保存する
2024年1月1日から、改正電子帳簿保存法への対応の義務化がスタートしています。対象となる電子文書は、以下3つです。
- 電子取引データ
- 国税関係の電子帳簿
- スキャナ保存
違反の場合、青色申告の取り消しなどのペナルティを課されるおそれがあるため、適正な管理を徹底しましょう。
保存年限に注意する
電子契約のデータは、基本的に7年、繰越欠損金がある場合は10年間残しておかなければなりません。電子契約サービスを利用する際は、電子署名を再度施す長期署名を適宜付与しましょう。
電子化できない契約があることを把握しておく
現時点では、公正証書が必要な任意後見契約、事業用借地権設定契約書など、すべての契約が電子化できるわけではありません。上記に関連する業種における電子契約導入の際は、慎重に運用してください。
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DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
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契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
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非改ざん性を担保！電子署名の付与方法
電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
アクセス権限で柔軟に管理！フォルダの設定方法
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
法的有効性も安心の電子契約を導入しよう
電子契約では、電子署名とタイムスタンプを付与している場合のみ法的な有効性が担保された完全な契約となります。取引先の意向やセキュリティ対策、電子帳簿保存法の要件に配慮して導入を進め、業務効率アップとコストカットを実現しましょう。
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