Shachihata Cloud電子帳簿保存法の義務化はいつから開始？2024年から何が変わるのかを解説!
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以来何度か改正を繰り返し、「令和5年度税制改正」による改正された内容が最新のものとなります。多くの企業が対応を迫られているこの法律の実施時期や義務化された主な内容などについて本記事では解説します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子帳簿保存法への対応について」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子帳簿保存法への対応にお役立て下さい。
電子帳簿保存法とは？
社会全体のデジタル化が進む中、ビジネスプロセスの効率化とコスト削減を目指して、日本政府は電子帳簿保存法を導入しました。この法律は、帳簿や領収書、請求書などの書類を電子データとして保存することを認めるものです。特に、業務のペーパーレス化やリモートワークの普及により、この法律の重要性は高まっています。
最新の電子帳簿保存法はいつから実施されるか
最新の電子帳簿保存法は、2022年１月より施行されましたが、対応が間に合わない事業者も多いことから2023年12月までの宥恕期間が設けられていました。2024年1月1日より、特に電子取引に関する重要な変更が実施されます。
ただし、以下すべての要件を満たす場合には、2024年1月からも猶予措置が認められています。
・「保存システムやワークフロー等の整備が間に合わない」「資金繰りや人手不足等で対応ができない」等、保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められる場合
・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること
猶予措置が認められるのはあくまでも上記全ての要件を満たすケースのみである点に注意は必要です。
2024年からの電子帳簿保存法の主な変更点
法律のカテゴリーと対象書類
電子帳簿保存法は、大きく「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引」という3つのカテゴリーに分かれます。それぞれのカテゴリーで、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類など、異なる種類の書類を対象としています。
まず、電子帳簿等保存の対象となるのは、電子的に作成した国税関係帳簿、決算関係書類、または取引関係書類を紙で取引先に渡した際の控え等となり、これらを一定要件の下で電子保存することが認められます。
スキャナ保存の対象は、自ら作成した紙の書類の控えや取引先から紙で受け取った請求書などで、一定の要件のもとスキャンして電子データとして保存することが認められます。
電子取引の対象となるのは、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などの取引を電子データで行った場合で、電子保存についての要件が定められています。
電子帳簿等保存とスキャナ保存の変更点
電子帳簿等保存の対象となる国税関係帳簿書類に関しては、クラウド会計ソフト等を使用して作成する場合は、それまで各税法で義務付けられていた紙帳簿による保管が不要となりました。
スキャナ保存に関しては、タイムスタンプの付与期間が「3営業日以内」から、最長2ヶ月+7営業日以内に緩和されました。検索要件も「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに限定され、税務職員の求めによって電磁的記録のダウンロードする際も、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となります。
なお、2024年1月以降も、電子帳簿等保存とスキャナ保存に関しては希望者のみが対象となります。
電子取引では電子データによる保存が義務化
2024年1月以降、電子帳簿等保存とスキャナ保存については任意の実施となりますが、電子取引については、紙の印刷物でなく電子データによる保存が義務付けられることになります。規模を問わず全ての事業者が対象となっており、デジタル化された書類管理への完全移行を意味しています。
電子取引に該当するのは、対象となる書類を電子メールやEDI（電子データ交換）取引、クラウドサービスなどを利用してやり取りした場合となります。
電子取引の保存要件とは
電子取引では、電子データが改変されていないことを証明する「真実性」と、必要に応じていつでも確認できるようにする「可視性」の確保が重視されます。要件につきましては、本サイト内の関連記事＜電子帳簿保存法とは？2023年最新改正内容と要件をわかりやす解説＞をご参照ください。
電子帳簿保存法の事業者への影響と必要な準備
電子帳簿保存法に違反した場合、事業者には過料などのリスクが発生します。たとえば、国税関係帳簿書類の電子データの改ざんなどが発覚すると、10％の重加算税が加重されることになります。また、個人事業主も青色申告の承認取り消しなどのリスクがあるため、事前の準備と対応が不可欠となります。
電子データの安全な保存と管理を確保する
電子取引における電子データ保存の義務化により、2024年１月以降は全ての事業者は適切なシステムを導入し、電子データの安全な保存と管理を確保する必要があります。これには、データのセキュリティ強化、バックアップ体制の整備、既存システムとの連携などが含まれます。
信頼できるシステムを導入する
電子帳簿保存法の施行にあたって新たに会計システムを導入したり、既存のシステムやツールが電子帳簿保存法に対応しているか不安な場合は、対象のシステムが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（Japan Image and Information Association）が実施するJIIMA認証を受けているかどうかをチェックすると良いでしょう。
JIIMA認証を受けたシステムやツールは、電子帳簿保存法の要件を確保していること以外にも、業務効率化、書類保管スペースの削減、セキュリティ面の強化といった様々なメリットがあります。
電子帳簿保存法への対応にはShachihata Cloud
Shachihata CloudはJiima認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応して活用できるシステムとなっております。電子取引における電子データの保存や紙で作成した書類のスキャナ保存が可能で、フォルダ毎の閲覧権限設定や、文書を自動で長期保管する設定ができるなど使い勝手が良く、さらに認証局が発行をするタイムスタンプの付与と自動更新ができ、文書の非改ざん性を担保することが可能です。
改正電子帳簿保存法の本格的施行に際し、Shachihata Cloudでは2023年12月から2024年1月31日までキャンペーンを実施しております。（※本キャンペーンは現在終了しております。）期間中に「長期保存キャビネット＋長期保存キャビネット検索」「プレミアムプラン」「エンタープライズプラン」を新たに購入された方には、サービスの機能紹介、操作説明、設定手順に関する優先メールサポートを３ヶ月間無料でご提供しております。
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