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仕事が早い人には、事務処理を効率的に行っているという共通点があります。なかなか仕事が終わらないと悩んでいる人は、毎日発生する細かな業務や確認作業などに時間をかけすぎていないか振り返ってみましょう。
効率的な事務処理は業務時間の短縮や労力削減に繋がります。そこで本記事では、事務処理効率化の方法や業務を行うにあたって意識したいポイントについて具体的にご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに効率的な事務処理につながる「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。
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まず、「効率的に仕事ができている人」とはどんな人なのか考えてみます。仕事の内容によって若干の違いはあるかもしれませんが、主に以下の2点を押さえていることが多いでしょう。
仕事が効率化できている人は、次のように業務の全体像を把握しています。
・仕事の最終目的は何か
・業務は誰のために行っているのか
・周りの従業員にも影響を及ぼす業務か
・業務完了までどの程度時間がかかるか
・業務の優先度は他と比べて高いか
業務を行う目的や業務にかかる時間など業務の全体像が見えていると、着手順や進行方法を適切に判断できます。その結果、時間がかかりそうな業務や確認が必要な業務から早めに着手するというように、まず何からすべきか整理できます。また、他に急な業務を依頼されても、現状タスクにある業務と優先度を比較して対応することができます。結果として、業務を無駄なく効率良く進められます。このような整理が素早くできる人は、その時々でやるべきことが明確なので、何をするのか考える時間が必要なく、効率良く仕事を進められます。
仕事というと、手を抜くことが許されないように感じてしまうかもしれませんが、そのようなことはありません。例えば、社内に送るメールと社外に送るメールは同じぐらい丁寧に書く必要があるでしょうか。社外に送るメールは失礼のないように正しい日本語で、日付や金額に誤りのないように注意する必要がありますが、社内向けのメールは日頃からコミュニケーションも取っているので、ある程度くだけた文章でも意味が伝われば問題ないと考えられます。このように、すべての仕事にはその仕事に見合った質というものがあります。
どの仕事も100％の質でアウトプットしようとすると、仕事が終わらずに積み重なってしまい、締め切りに間に合わなかったり、周囲からの指摘を反映できる時間がなくなったりと、結局質の低いアウトプットになりかねません。仕事が効率的にできる人は、それぞれの仕事に対しての及第点を適切に判断することができます。
仕事を効率的にできている人の要素が分かったところで、効率的に仕事を進めるコツをご説明します。最初はうまくできなくても、意識してやってみることで、徐々にスピードも上がってくるので、諦めずに継続して実践することが重要です。
新しい仕事をもらったときに、まずは仕事の目的を確認しましょう。この仕事を何のためにやるのか、どんな課題を解決するために行いたいのか、などをあらかじめ確認しておくことで、仕事のゴールが明確になるので、無駄のないスケジュールを立てることができるようになります。また、目的がはっきりすると、この目的ならこんな手段もあり得るのではないか？など、こちらから提案することもできるようになり、評価も高まるのではないでしょうか。
これも新しい仕事をもらったときに確認すると良いことの一つです。年次が上がっていくと、ひとつの仕事だけではなく、並行して多くの仕事を抱えるようになることが多いかと思います。そんな時に、それぞれの仕事の優先度を把握しておくことで、効率的に仕事を進めることができるようになります。例えば、もともと持っていた仕事と新しく割り振られた仕事の納期がどちらも同じぐらいだった時に、どちらの優先度が高いかを確認します。優先度の低い方の納期をずらすことができれば、全部進めようとして結局どれも中途半端な出来になってしまった、ということを避けられます。また、当然どちらもずらせない、ということもあると思いますが、事前にこの時期は忙しくなりそうだというのが予想できていれば、さらに追加の仕事は受けない、先に終えられる仕事を済ましておく、などの対策がとれます。
業務の全体像を把握するために、1日のTo Doリストを作成しましょう。仕事の重要度や締め切りなどから逆算して、今日対応すべきことを確認します。対応すべきことが決まったら、それらをどのような順序で進めるのかを決めて1日のスケジュールを確定させます。こうすることで、次は何をしよう…と考える時間を削減することができます。また、スケジュールの中に予備時間を取っておくことで、スケジュールの調整や突発的な業務にも対応することができるようになります。
メールはいつ届くか分からないものです。届くたびに確認して対応をしていると、自分で考えたスケジュールにも支障が出てきます。そこで、メールはチェックして対応する時間を決めておくことをおすすめします。確認する時間については、集中力が落ちてくる午後を使うとよいでしょう。午前中は一般的に集中力が高いとされているので、メールの返信よりは資料作成や企画検討など、より重要度の高い仕事に使いましょう。また、優先的に確認すべきメールが分かるようにフォルダの振り分け設定を活用したり、返信テンプレを登録したり、ちょっとした工夫も欠かせません。
突発的な業務としてよくあるのが、上司から「今あの仕事の進捗ってどうなっている？」と聞かれることだと思います。自分の中ではこのタイミングで報告しよう、と思っていたとしても、それが上司の思うタイミングとずれていると、このようなことが起こります。上司をはじめ業務上の関係者について、こまめに報告が聞きたい人か、まとめて報告してもらいたい人か、結論から知りたい人か、経緯から順番に聞きたい人か、など人によって報連相のタイミングや内容は異なります。自分の思うタイミングではなく、報告や連絡をする先の人がどうなのか、を考えましょう。
規模の大きな案件になるほど、一人の力だけでは成功させることはできません。言い換えると、一人で何でもやる必要はないとも言えます。各々の得意分野を生かし、苦手な分野はそれが得意な人に協力を仰ぎながら進める方法を検討するのも良いでしょう。自分が苦手だ、時間がかかりそうだ、と思う業務があったら、それが得意な人にやり方を相談してみましょう。話を聞いてみて、自分でやる時間があれば自分の成長のためにやってみることも一つの手です。しかし、仕事の締め切りが近いなど、自分ではできないと判断すれば、周囲にお願いすることは、仕事を効率的に進める上では必要な判断です。
長い期間が必要な仕事であればあるほど、最初に引いたスケジュールから一つの遅延もなく、進行していることは少ないでしょう。最初に引いたスケジュールの見立てが甘かったというパターンもあるかもしれませんが、突発的なトラブルなど予期せぬことに時間を取られて遅延してしまうこともあります。そのため、スケジュールは修正が入ることが前提と考えて、あらかじめスケジュールを修正するタスクを入れておくこと、納期ぎりぎりまでタスクを入れるのではなく予備時間を取っておくことが重要です。後者については、スケジュールを引きなおす度に、納期が遅れていくことを避けるために、取っておくことをおすすめします。
実際にスケジュールが遅延した場合は、遅れた分をどこで巻き返すのか、それとも予備時間を消化することで対応できるのか、などを関係者と確認し、スケジュールを引きなおします。自分だけで対応するのではなく、関係者と確認をすることで工数が空いている人が対応してくれたり、より良いリカバリー方法が考えられたりします。
仕事を効率化する方法をご説明しました。どれも効果がありそうな方法とはいえ、周囲との調整などの都合で、すぐには実践が難しいものもあるかもしれません。そこで、比較的個人の改善だけで解決ができる、事務処理の効率を上げる方法をご紹介します。
まず、事務処理能力とは、資料の作成や整理、数字の計算など、主にデスクに座ってできる簡単な事務作業をさばいて始末をつけられる能力のことを指します。紙面上の作業だけではなく、メールの返信作業などのパソコンを使用した作業も同じく事務作業と考えられます。事務処理能力を高めることは、働いているすべての方に必要な能力なのではないでしょうか。
事務的な作業を効率化するための手順をご説明いたします。
まずは、現状業務の見える化を行います。自分がどんな事務作業をどれぐらいの時間をかけて行っているのかを確認します。この手順では、理想はこれぐらいの時間で完了すること、ではなく、あくまで今の自分がどれだけ時間をかけているかを確認するようにしましょう。今は少しだらだらやってしまっているけれど、だらだらしなければこれぐらいで終わるだろう、という確認では、次の手順で問題を正しく把握できなくなります。
業務内容の見える化ができたら、問題点を特定しにいきます。時間のかかっている業務から順番に、テンプレートを用意することで入力の手間が省けたり、マニュアルを作ることで自分以外の人員に割り振ることができるようになったりしないか、を確認していきます。
問題の業務とその効率化の方法が決まったら、それらをどのような手順で進めていくのかを決めます。事前準備がなくすぐに実現できるものや、事前準備には時間がかかるが効率化の効果が大きそうな業務を優先的に進められるようにしましょう。
スケジュールに沿って、効率化を行います。この時、振り返りのために見える化の時と同じくどれぐらい時間がかかったかを計測しておきます。
新しい進め方に慣れていないことで時間がかかることもあるかもしれないので、慣れてきて時間がおおよそ一定になるまで新しい方法を続けます。
新しい方法に慣れてきたら、改善前後でどれぐらい効率化ができたのか、振り返りをします。想定通りに効率化できたのか、できなかった場合は何が原因だったのかを振り返ることで、さらに効率化を進めることができます。日々新しいツールも増えていくので、これまでは人力でしかできなかった業務でもこれからますます自動化できるようになっていくでしょう。効率化は一度で終わりではなく、定期的に繰り返すことで、常に最も効率的な状態を保つことができます。
事務処理に難しいスキルは必要ありません。ちょっとしたコツを意識するだけで、効率良く進められるようになります。まずは事務処理を効率化させるためのコツを5つご紹介します。
パソコン業務で事務処理を行う上で、デスクトップの整理整頓は欠かせません。デスクトップが散らかっていると探しているデータがなかなか見つからず、タイムロスの原因となります。不要なデータは削除する、または共有フォルダに移すなどして、常に見やすいデスクトップを保った状態で事務処理を行いましょう。
必要なデータを検索できる能力も、事務処理を行う上で重要です。また、整理整頓を行うことで情報処理能力が高まります。
さらに、デスクトップ上だけではなく、実際のデスク周りの整理も大事です。印鑑や所定の書類など、必要なものをすぐに取り出せるようにしておくと探す手間が省けます。
整理整頓ができていないと誤って大事な書類を廃棄してしまうことも考えられます。電子文書などと異なり簡単に復元できない場合もあるので、収納ボックスを置くなどの工夫をして仕分けをしましょう。
パソコン業務で事務処理を効率化するために欠かせないのが、ショートカットキーです。ショートカットキーを活用することで、事務処理にかかる時間を短縮することができます。
わずかな時間ですが、この動作を短縮するだけで作業スピードが格段に上がります。初めは慣れないかもしれませんが、確実に効果が現れるためぜひ覚えておきましょう。
タスク管理を徹底し、業務に優先順位を付けるようにしましょう。タスク管理は企業全体でも個人でも、見える化しておくことが重要です。誰が担当でいつまでに終わらせるかを一目でわかるようにまとめておくと、より便利です。
タスク処理のコツとしては、似たような業務はまとめて行うことをおすすめします。例えば毎日行うメールの確認作業は、決めた時間にまとめて確認します。メールを受信するたびにメール画面を開いたり、読み込んだりする時間を削減するためです。
優先順位をつけた業務は、取り組む順番だけではなく業務にかける時間配分の調整も意識しましょう。例えば、作成する資料が社内向けか社外向けかによって求められるクオリティは変わります。社内向けの資料であれば多少の誤記であれば許されたとしても、社外向けの資料ではミスは許されません。資料の分量にもよりますが、社外向けの資料に時間をかける方が適切です。このようにして、業務の段取りを意識しましょう。
例えば、午前12時までにこの仕事を終わらせる、この仕事は40分で終わらせる、など業務を進める前に自分なりの小さな目標を設定します。自分で定めた小さな目標を一つずつこなすことで達成感が得られ、モチベーションの持続にも繋がります。目標を達成させるために集中して業務に取り組めるので、業務にメリハリも付きます。
各業務の担当者は適切に割り振られているでしょうか。人それぞれ得意不得意があります。社員の持つスキルや能力、性格などを踏まえたうえで、担当する業務が適切かを改めて見直しましょう。
事務処理は専門的な知識をあまり必要としませんが、単純な作業だからこそ向き不向きが明白であるとも言えます。例えば確認業務が苦手な人が確認の多い部署を担当するのは適切とは言えません。その場合、配置転換を検討しましょう。
業務に無駄がないかを見直してみるのもいいでしょう。定期的に発生する単調な業務を外部に委託するという手段もあります。
仕事が早い人は、ただ業務をこなすのではなく、効率良く遂行するために意識しているポイントがあります。ここでは、事務処理を効率良く遂行するために最低限意識したいポイントを2つご紹介します。
与えられたマニュアル通りに事務処理を行うのは確実な方法ですが、業務に慣れてきたらより効率的な業務の遂行方法を探ります。業務のマニュアルには、誰が読んでも理解できるように基本的な流れが記載されています。マニュアルで基本を押さえたら、どうすればもっとミスが起きにくくなるか、どうすればもっと早くできるかを常に考えながら取り組むことが大切です。
コスト意識とは、自分の行動にかかるコストのことです。企業は人件費として社員に給料を支払っています。事務処理が早い人は自分の行動にコストがかかっていることを意識しているため、少しでもコストパフォーマンスを高めようと、ムダな時間やムダな作業を極力削減するよう心がけています。
例えば資料を探す時間を削減するために整理整頓を行い、ミスがないように注意深く業務を行う、といったことが具体的な行動となります。自分にかかるコストに見合った利益を出そうという意識を持ち、時間をうまく使うことがポイントです。
本記事では、事務処理を効率化するためのコツと意識したいポイントについてご紹介しました。整理整頓などは事務処理効率化以外に、働きやすい環境作りにも役立ちます。
また、事務処理の中でも営業事務など、他部署との連携が多い業務では、ツールの導入もおすすめです。例えば、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、稟議申請書、届出書、見積・請求書、注文・注文請書などの捺印・回覧を全て電子化できるので、事務処理の効率が格段にあがります。ツールを使うと、回覧手順などの業務フローの見える化が容易にできるので、関係者が多い場合でも認識の齟齬を少なく、仕事を進めることができます。
また、オプションとしてスケジューラ機能も搭載。メンバーの予定をすぐに確認することができるようになり、相手にスケジュールの確認を都度行う必要がなくなるので、仕事の効率化に役立ちます。ウェブブラウザ上で動作するので、ソフトのインストールなども一切不要です。
事務処理にかかる時間を短縮してより業務時間を有効活用できるよう、ご紹介した内容やツールをぜひ試してみてください。
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