Shachihata Cloud DXコラム 納品書を電子化する方法とは?メリットや注意点、関連する法律も解説
DX COLUMN

納品書を電子化する方法とは?メリットや注意点、関連する法律も解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

取引先企業との間で作成する納品書。複数社と取引をする場合には、都度発行することに手間を感じている企業様もいるでしょう。本記事では、納品書を電子化する方法についてご紹介いたします。電子化するメリットや注意点なども合わせて解説いたしますので、ぜひ参考にしてください。

納品書は電子化できる?

そもそも納品書とは、企業と取引をする際に納品物と一緒に送付する書類のことです。見積書通りに納品したことを証明するために、受注側が発注側に対して発行します。法律的に作成する義務はありませんが、昔からの習慣として国内では根付いています。

納品書はITツールを用いて電子化することが可能です。昨今では働き方改革やDX化の背景から、電子化に取り組む企業が増えてきています。詳細は後述いたしますが、2022年に改正された「電子帳簿保存法」によって、一定の要件が満たされていれば、紙での保存が義務づけられていた納品書もデータ保存が可能となりました。関連する法律の改正に伴い、徐々に電子化のハードルも下がってきているため、これから電子化に取り組む企業はますます増えるでしょう。

納品書を電子化するメリット

納品書を電子化するメリットについてご紹介いたします。

作成時間を短縮できる

電子化された納品書はフォーマットさえ作成すればあとは使い回して作成が可能です。基本的な記載内容は「発行日」「件名」「金額」「備考」など、ある程度の型が決まっているため、作成時間を短縮することができます。

特にシステム開発やデザイン制作などの受託型ビジネスに携わっている方は、月末月初にかけて納品書を作成する頻度も増えるため、活用すれば業務効率化に繋がるでしょう。

印刷や郵送の手間が不要

紙の納品書とは異なり、取引先へ郵送する必要がありません。また印刷も不要なため、その分だけ時間や人件費を浮かすこともできるでしょう。これは取引先企業にとっても同様のことが言えます。昨今ではDX化の背景から帳簿の電子化を進めている企業も多いため、お互いにとってメリットとなるはずです。

保存スペースが不要

紙の納品書では、書類の保存スペースが必要となります。セキュリティの観点から鍵のついたキャビネットに保存するケースが多いですが、年月を経るごとに必要となるスペースは大きくなるでしょう。しかし、保存する手間や費用は決して小さなものではありません。電子化して保存することで保存が容易となるため、長期的に見ると保存コスト削減などのメリットを実感できるはずです。

紛失のリスクが減る

電子化してクラウド上にデータを保存すれば、紛失する可能性が限りなく0になります。セキュリティに不安を抱える方もいると思いますが、セキュリティツールの導入をすればその心配も不要です。また、従業員のセキュリティ意識を向上させるために研修を開催するなど対策を講じれば良いでしょう。

過去の納品書を簡単に探せる

紙の書類を保存後に探し出すのは大変な作業です。一方、電子化してクラウド上に保存すればその心配はありません。ファイルの命名規則さえ統一すればすぐに探し出すことができます。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する方法は主に3つあります。

スキャンしてデータ化する

スキャナーを用いれば紙の書類を電子化できます。以前までは「受領者が自署」したうえで「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が義務づけられていましたが、2022年1月移行は「自署が不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変わるなど、要件の緩和が進んでいます。

WordやExcelで作成する

WordやExcelで納品書を作成することもできます。Microsoft Officeを導入していれば基本的には無料で作成できるので、社内事情などでツールの導入が難しい企業はぜひ検討してみましょう。納品書の雛形(テンプレート)はMicrosoft公式が提供しているので、ぜひご活用ください。

電子化ツールを導入する

予算確保が難しい場合にはWordやExcelで作成しても問題ありませんが、基本的には電子化ツールの導入をおすすめしています。なぜならツールによってはタイムスタンプを付与できるため、書類の改ざんを防げてセキュリティ的にも安心して利用できるためです。

たとえばShachihata Cloud(シヤチハタクラウド)のようなツールを導入すれば、有償オプションを用いて「二要素認証」「ID/Password認証」など、セキュリティ対策を強化することもできます。月額料金も1ユーザーあたり110円(税込)とリーズナブルなので、ツールの導入に迷う企業様はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

電子化された納品書の保存方法

1998年に施行された電子帳簿保存法によって、納品書は電子データによる保存が可能となりました。しかし、電子保存をするためにはいくつか条件があります。主に「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要とされており、具体的には下記の通りです。

・記録内容について訂正や削除を行った場合に、事実内容を確認できること
・記録内容の入力を通常の期間を経過した後に行った場合に、その事実を確認できること
・記録内容と関連する他の帳簿の記録内容の間で、相互にその関連性を確認できること
・システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
・記録内容を保存する場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その記録内容をディスプレイの画面や書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること
・取引年月日、勘定科目、取引金額その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
・日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

参考:国税庁

また、電子帳簿保存法は2022年1月に改正が行われました。電子化する際に税務署長へ届け出る「事前承認制度」の廃止など、要件の緩和が進んだ一方で、2024年までに電子取引におけるデータ保存を義務化するという発表が行われました。2024年1月までは猶予期間として紙保存とデータ保存の両方が認められています。

納品書を電子化する際の注意点

運用フローを整える必要がある

特にITツールを導入して電子化する場合は、運用フローを整える必要があります。テンプレートデータや利用マニュアルなど、あらかじめ用意しておけば導入後に混乱が生じる心配もないでしょう。

取引先企業に許可を得る

納品書は社外との取引で用いるため、取引先企業の許可がないと作成できません。自社が取引する企業のほとんどが電子化に対応していない場合は、ITツールを導入しても利用できないため、必ず事前に確認しておきましょう。

セキュリティツールの導入をする

納品書データはクラウド上に保存すれば物理的に紛失する心配はありません。しかし端末がウイルスに感染したり、盗難が行われたりするとデータが流出してしまう恐れもあります。セキュリティツールを導入して、できるだけリスクは抑えておきましょう。

納品書の電子化ならShachihata Cloud

納品書を電子化する場合は、Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)の導入をおすすめします。電子帳簿保存法の要件を満たしているサービスにのみ与えられる「JIIMA認証」を取得しているので、安心してご利用いただけます。Shachihata Cloudの「一括配信」機能なら、テンプレートを作成するだけで納品書を簡単に電子化することが可能です。納品書のみならず、注文書や請求書などの帳簿書類も電子化できるので、社内のペーパーレス化を進めたい企業様はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。今なら無料トライアル期間を設けています。インターネット環境とメールアドレスがあればすぐに使い始められますので、この機会にぜひご利用ください。

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