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現代のビジネス環境では、効率的な業務プロセスが企業成長の鍵を握ります。しかし、非効率な作業フローや情報の遅延、手作業によるエラーは成長の大きな障害となり得ます。これらの問題に対処するため、多くの企業がワークフローシステムの導入を検討しています。ただし、市場には多様なシステムが存在し、選定にはそれぞれの特徴を理解し比較することが重要です。本記事では、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントと実際の導入事例について解説していきます。
多くの企業が、業務プロセスの効率化を妨げる課題を抱えています。まず、企業が抱える業務プロセスの課題と、その対策となるワークフローシステムについて解説します。
現代のビジネス環境は、目まぐるしい速度で常に変化を続けています。こうした環境下で企業が競争力を維持するためには、業務プロセスの効率化が不可欠です。多くの企業が直面している課題には、業務の非効率性、手作業によるエラーの多発、そしてそうした要因によって引き起こされる業務プロセスの遅延があります。これらはすべて、時間と資源の無駄遣いを引き起こし、結果として企業の収益性に影響を与えます。たとえば、手作業によるデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスを引き起こす可能性があり、その結果、重要な意思決定が誤った情報に基づいて行われるリスクが生まれます。また、情報が散在していると、必要な時に迅速にアクセスすることが困難となり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなります。
ワークフローシステムは、これらの課題に対処するためのツールです。ワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化し、効率化するために設計されたソフトウェアのことを指します。ワークフローシステムを導入することで、繰り返し行われるタスクを自動化し、エラーの発生を減少させ、正しい情報に基づいた意思決定を迅速に行うことが可能となります。具体的には、申請や承認などのルーティンワークを自動化することで、手作業による遅延やミスを削減し、全体の業務の流れをスムーズにします。また、ワークフローシステムは、情報を一元管理することで、必要なデータに迅速にアクセスできるようになり、業務の透明性も向上します。
ワークフローシステムを選定する際に考慮すべきポイントは多岐にわたります。ここでは、その中でも重要な比較要素について解説します。
選定するワークフローシステムが企業の具体的なニーズに合致しているかどうかを評価することが最も重要です。必要な機能が全て含まれているか、また、それらの機能が業務プロセスに適切に組み込めるかを確認する必要があります。例えば、自動化できるプロセスの範囲、承認フローの柔軟性、リアルタイムでの報告機能など、業務に必要な要素が網羅されているかを検討します。
各企業の業務プロセスはそれぞれ独自性を持っていますので、ワークフローシステムのカスタマイズ性は非常に重要です。システムが企業の特定の要求に柔軟に対応できるかどうかを評価することで、将来的な変更や拡張にも対応可能かどうかを確認します。カスタマイズが容易なシステムは、長期的に見ても高いコストパフォーマンスを維持できます。
システムの提供形態は、その利便性や導入コストに大きく影響します。クラウドベースのサービスは初期投資が少なく、メンテナンスやアップデートが提供者によって行われるため、管理が容易です。一方で、自社で導入するオンプレミスのシステムはデータの保管や管理を完全に自社で行うため、セキュリティやカスタマイズの面で利点があります。企業のITインフラとセキュリティポリシーに最適な選択をすることが重要です。
データの安全性はどの企業にとっても非常に重要です。選定するワークフローシステムが適切なセキュリティ基準に従っているか、定期的なセキュリティ更新とパッチ適用が行われるかなどを確認することが必要です。また、データ暗号化、アクセス制御、監査ログなど、データ保護のための機能が組み込まれているかも評価の対象となります。
システムのコストは導入の可否を決定する重要な要素です。ただし、初期コストだけでなく、運用中に発生する維持管理費用も含めて総コストを検討することが重要です。また、システムが業務効率をどの程度向上させるかによるROI（投資対効果）も考慮に入れるべきです。
導入後のサポート体制も選定の重要なポイントです。製品・サービスベンダーが提供する技術サポートの質とサービスレベルが要求に沿っているかを確認しましょう。良好なサポート体制は、問題が発生した際の迅速な解決につながり、業務の中断を最小限に抑えることができます。
以上を踏まえて、最新のワークフローシステムの中からおすすめの製品とそれぞれの特徴をまとめます。
株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。多彩な申請フォームの作成や承認経路の設定が可能で、スマートフォン対応もされているため、外出先からも簡単に操作できます。特に、コストパフォーマンスが高く、Googleアカウントやクラウドサインとの連携で、ペーパーレスを推進できます。
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、直感的な操作で稟議や申請業務を効率化できるクラウド型ワークフローシステムです。帳票作成の柔軟性や承認ルートのカスタマイズ機能が特徴で、中小企業から大企業まで幅広い規模で導入実績があります。
株式会社システムズデザインが開発した「SmartDB」は、ノーコード開発に対応し、業務部門でも柔軟にカスタマイズ可能です。複雑な組織体制にも対応し、承認フローの効率化を実現できることから、多くの大企業で採用されています。
株式会社OSKが提供する「Create!Webフロー」は、既存の紙ベースの申請フローをそのまま電子化できるシステムです。比較的簡単な操作で紙の申請業務をデジタル化することができるため、業務効率の向上とペーパーレス化が実現できます。
サイボウズ株式会社の「サイボウズ Office」は、グループウェア機能とワークフローシステムを兼ね備えたツールとなります。中小企業向けに設計され、誰でも簡単に操作できるユーザーインターフェースを持っているのが特徴で、導入数も非常に多くなっています。
株式会社アットラウドが提供する「コラボフロー」は、Excelベースで簡単に帳票を作成できるワークフローシステムです。直感的な操作性とユーザーフレンドリーな設計により、担当者がシステム管理に精通していない場合でも、比較的容易に導入が可能となっています。
株式会社ワークスアプリケーションズの「ArielAirOne」は、複雑なビジネスフローに対応できる大企業向けのワークフローシステムです。高度な承認ルートの設定やカスタマイズが可能で、施設予約や掲示板、タスク・ファイル管理、スケジュール管理といったさまざまな機能を備えている点も特徴です。
株式会社ジャストシステムの「JUST.DB」は、完全ノーコード対応で、業務部門でも直観的な操作で簡単にワークフローを構築できるシステムです。複雑な処理を自動化でき、幅広い業務に対応できるのが特徴となっています。
株式会社ASJの「HotBiz8」は、グループウェア機能を持つワークフローシステムです。簡単なカスタマイズが可能で、60日間の無料トライアル期間も用意されています。特に中小企業向けにコストパフォーマンスが高い点が評価されています。
シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」のワークフローシステムは、クラウド上で申請から承認までを迅速に処理でき、社内外のやり取りもスムーズに行えます。稟議や承認フローの効率化に加え、文書管理機能やタイムスタンプ機能も備えています。コストパフォーマンスに優れ、導入が比較的容易なのも特徴です。
次に、上記ワークフローシステムの中から、Shachihata Cloudを導入した企業の成功事例を紹介します。
株式会社富士通エフサスは、働き方改革の一環として、業務のデジタル化を推進しました。これにより、物理的な印鑑を使用した決裁手続きの遅延や、テレワークの実施に伴う問題点を解消する必要がありました。特に、責任者が不在の際の書類承認の遅延は、ビジネスのスピードを阻害する大きな課題でした。
この課題を解決するために、同社は「Shachihata Cloud」を導入し、電子上での社内決裁・押印手続きを可能にしました。導入の結果、文書の承認が場所を問わず、迅速に行えるようになりました。これにより、責任者が外出中でもスマートフォンを使用して承認作業を行うことができ、書類の提出遅延が大幅に減少しました。また、業務プロセスのスピードアップにより、顧客への対応が迅速になり、顧客満足度が向上しました。
この改革により、富士通エフサスは業務効率を大幅に改善し、テレワークの実施障害を解消。また、デジタルツールの活用による業務のスムーズな運用が可能となり、全体としての働き方改革のモデルケースとしても機能しました。導入効果は社内外から高く評価され、今後もさらなる機能改善や利用拡大が期待されています。
お客様事例｜株式会社富士通エフサス｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド
全社で取り組んでいる働き方改革の一環として、電子上での社内決裁・押印手続きへ業務改革を進める中で利用を開始。申請から承認までのワークフローを大幅に改善。
グローブライド株式会社は、釣り用品、ゴルフ用品、テニス用品などの製造販売を行う企業で、環境保全活動にも力を入れています。同社は、帳票フォーマットの電子化に関連するリードタイムの長さと高コストを課題として抱えていました。これらの問題は、現場の求めるスピード感に対応できない要因となっていたため、改善が求められていました。
この課題を解決するために、グローブライド株式会社は『Shachihata Cloud』を導入しました。このワークフローシステムは、現場が独自に帳票フォーマットを開発できる柔軟性を提供し、使用者からは使いやすさと理解しやすさで高く評価されました。システム導入により、意思決定のスピードが向上し、外出時や在宅勤務時でも承認作業が可能になりました。また、申請状況の透明性が向上し、申請の滞留を防ぎ、業務プロセスがスムーズになりました。
さらに、『Shachihata Cloud』の導入は、紙の使用を削減することで環境保全にも寄与しています。同社はこのシステムを今後全社に拡大する予定であり、これにより意思決定の迅速化をさらに進めると共に、環境保全への貢献を強化する計画です。
お客様事例｜グローブライド株式会社｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド
『Shachihata Cloud』導入後は意思決定のスピードが向上。また、ペーパーレス化による森林資源保護にも貢献。
本記事では、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントと実際の導入事例について解説しました。本記事で紹介した事例からもわかるように、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の導入は多くの企業で業務効率の向上に大きく寄与しています。Shachihata Cloudでは、ワークフローをはじめとして、電子契約、経費申請などバックオフィス業務に関するさまざまな機能を提供しており、クラウドベースで提供されるため、場所を選ばず迅速な文書承認を可能にし、テレワークの推進にも効果的です。また、直感的な操作性と高いカスタマイズ性により、各企業の具体的なニーズに柔軟に対応できるため、業務のデジタルトランスフォーメーションの実現を強力にサポートします。無料トライアルも実施中なので、ぜひこの機会にお試しください。
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