この記事でわかること
電子契約を法的に有効な形で運用するためには、本人性の証明や文書の改ざん防止、適切な保存など、いくつかの要件を満たす必要があります。ただし、電子契約に関わるルールは複数の制度にまたがっており、どこまで対応すれば十分なのか判断に迷う企業も少なくありません。
本記事では、電子契約の法的効力を支える基本要件をわかりやすく整理し、導入前に確認すべき運用上のポイントをまとめて解説します。また、実務で特に質問の多い事項については回答をQ&A形式で紹介します。
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電子契約とは？仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説
働き方改革やリモートワークの普及によって、電子契約という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、そもそも「電子契約って何なの？」と疑問を感じる人もいるかもしれません。昨今では電子契約を導入する企業も増えているため、その仕組みや導入するメリット・デメリットは把握しておく必要があるでしょう。本記事では、電子契約の仕組みや導入するメリット、書面契約との違いについてご説明いたします。
電子契約の法的効力を担保するためには、関連する3つの法律が定める要件を満たす必要があります。本章では、下記の通り、各法律のポイントを簡潔に解説します。
電子署名法では、第2条１項において電子署名の要件が規定されています。なかでも重要なのは、本人性と非改ざん性の確保です。本人性とは、電子署名が「契約当事者本人によって行われたこと」が明らかであることを意味します。
また非改ざん性とは、署名後に内容が改変されていない、あるいは改変が行われた場合に検知できる状態を指します。これらを満たすことで、電子契約は書面契約と同等の証拠力を持つと推定されます。また、電子委任状を用いれば従業員へ署名権限を付与することも可能です。
電子帳簿保存法では、電子契約を行った場合のデータ保存に関して「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分で要件が規定されています。
区分ごとに対象となる書類や求められる保存要件が異なりますが、ここでは電子契約との関わりが深い「電子取引データ保存」に焦点を当てて説明します。
電子取引データ保存において重要なのは、①真実性の要件と②可視性の要件の両方を満たすことです。
真実性の要件とは改ざん防止や履歴管理を適切に行うこと、可視性の要件とは検索性や画面表示など、必要な情報を確実に確認できる状態を保つことを指します。
e-文書法は、電子帳簿保存法と異なり、「電子文書をどのような状態で保存すべきか」という保存基準を定めた法律です。電子帳簿保存法が税務書類の保存要件に特化しているのに対し、e-文書法はより広い範囲の文書を対象に、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの要件を求めています。
これらの要件をクリアすることで、電子文書の保存が法的に認められます。
関連記事：e-文書法と電子帳簿保存法の違い
電子契約の要件を満たし、適切に運用するためには、以下5つのポイントを必ずチェックするよう心がけてください。
電子契約を導入する際は、まず既存の契約フローを可視化し、どこが属人的・非効率になっているかなど、課題を把握することが重要です。その上で、電子契約に対応した新しい業務フローを設計し、社内外のルールやマニュアルも整備します。
さらに、テスト運用を通じて運用課題を洗い出し、最終的な定着を図ることが理想です。また、例外処理や書面運用が残る範囲についても明確化し、電子化フローとあわせて整合性を取ることで、スムーズな移行が可能になります。
電子契約の利用には原則として双方の同意が必要です。近年の脱ハンコ傾向などにより、電子契約を利用する企業が増えてきているとはいえ、取引先ごとに電子化への理解度は異なります。事前の説明や利用案内を行い、スムーズな合意形成を図ることが重要です。
電子契約の導入は、一度に全社へ展開するのではなく、試験運用から段階的に広げていく方法が有効です。まずは特定部署や特定業務で電子契約を試用し、運用面の問題点を抽出します。
その後、承認フローや保存方法などの改善を重ねながら、対象範囲を徐々に拡大し、最終的に全社運用へ移行するのが理想的です。段階的な導入により、社内教育やマニュアル整備もスムーズに進められ、トラブルを最小限に抑えることができます。
電子データの保存年限は、法律ごとに異なります。たとえば税務書類は「法令上義務のある最低期間」が定められていますが、個人情報を含むデータ（顧客情報など）は明確な保存期間が法律で定められていないものも存在します。そのため、保存対象ごとに適切な保存年限を整理し、内部ルールに落とし込んでおくことが重要です。
電子契約を導入する際は、電子化できる書類・できない書類を正確に把握する必要があります。電子化が認められる書類は多く、受発注に関する請求書・領収書・注文書・見積書などが該当します。
一方、紙保存が必須とされる文書や、公正証書が必要な契約などは電子化の対象外です。
電子化できない書類については下記の記事を参考にしてください。
関連記事：電子化できない書類はある？電子帳簿保存法の改正も解説
電子契約の運用では、「電子署名が必須なのか」「電子印鑑の効力」「紙を希望された場合の対応」など、実務で迷いやすいポイントが多くあります。ここでは、特によく寄せられる質問について、法的根拠と実務観点の両面から簡潔に解説します。
契約は当事者の合意によって成立するため、電子署名がなくても契約そのものは有効です。ただし、電子署名をしておくことで「真正に成立したもの」という法的推定が働き、証拠力が大きく向上します。法的リスクを避けるためにも、電子署名の利用を推奨します。
単なる印影画像を貼り付けただけの電子印鑑は、法的効力や証拠力が十分とはいえません。一方、電子署名法が定める「電子署名」（本人性・非改ざん性の確保）を備えた電子印鑑（電子署名付き）であれば、紙の印鑑と同様の法的効力が認められます。
契約方式（電子契約か紙契約か）は当事者の合意が前提となります。相手が紙の契約書を希望している場合、電子契約を一方的に強制することはできません。理解を得るための説明を行うか、代替手段として紙での契約フローも準備しておくとよいでしょう。
メール添付のPDFも、書類を電子的に授受する「電子取引」に該当する可能性があります。単にPDFを送っただけでは、電子署名・保存要件・改ざん防止措置などを満たしていない場合も多く、証拠力や保存義務対応の面でリスクが残ります。
法律上、すべての電子契約・電子取引にタイムスタンプが必須というわけではありません。ただし実務上は改ざん防止や保存義務（例：電子帳簿保存法）への対応、証拠力強化の観点から、タイムスタンプを付与しておくことが強く推奨されています。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
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電子契約の運用を始める際は、電子化にかかわる法律とその要件を把握するとともに、従来の業務フローを見直して計画的に導入しましょう。しかし、数多い法律をすべて把握し、法改正のたびに対応するのは非常に煩雑な作業です。
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