法改正により自治体の電子契約の導入状況はどう変化した？導入事例や導入にあたっての課題もご紹介

近年、自治体における電子契約の導入が加速度的に進められており、バックオフィスシステムの見直しが急務です。ただ、機密性の高いサービスを提供する自治体で電子契約を導入する際には、システム上のリスクを考慮したうえでサービスを選定しなければなりません。

記事では、自治体で電子契約が導入しやすくなった理由を解説いたします。導入事例や有用性、課題解決に適したシステムの選定基準も紹介していますので、安全にDXを進めたい自治体の担当者の方はぜひご一読ください。

電子契約を導入している自治体は少ない

電子契約の利便性が注目される一方で、自治体での導入実績はまだ少数です。2021年の地方自治法施行規則の改正以降、検討を始める自治体は増加しているものの、実際に導入を完了している自治体はごく一部にとどまっています。

下記は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社などが2022年に実施した調査結果です。

引用リンク：https://www.digital-gyosei.com/post/2022-06-27-news-gmo-servey/

紙の契約書に非効率さを感じている自治体職員は多い一方で、導入方法がわかりにくい、契約相手や庁内の理解を得られるか不安、といった課題から、導入に踏み切れないケースもあるようです。今後、先行自治体の成功事例が増えるにつれて、導入の波が広がる可能性もあるのではないでしょうか。

地方自治法施行規則改正前の電子契約状況

法改正以前、自治体と民間企業が電子契約を交わす際には、厳格な電子署名の要件を満たす必要がありました。特に、契約当事者双方が以下のいずれかの電子証明書を取得・利用することが必須とされていました。

• 地方公共団体情報システム機構（J-LIS）が発行したもの
• 総務省認定の認定事業者が発行したもの
• 登記官が作成したもの

このような高い要件により、「当事者型」の電子契約しか事実上認められず、自治体と企業の双方にとって導入のハードルが高い状態が続いていました。結果として、電子契約の普及がなかなか進まなかったのです。

法改正による自治体の電子契約の変更点とは

近年、自治体での電子契約導入が進む中、2021年の法改正は大きな転機となりました。従来は法的要件が厳格すぎるために実現が難しかった電子契約の採用がこの改正によって大幅に進みました。ここでは、自治体の電子契約における主な変更点について解説します。

立会人型電子契約の導入が法改正で可能に

従来、自治体で利用可能な電子契約システムは「当事者型」が主流でした。しかし、この方式では契約当事者双方が電子証明書を取得しなければならず、導入コストや運用の複雑さが障壁となっていました。

法改正により、電子契約サービス事業者が立会人となる「立会人型」の電子契約が利用可能になりました。この方式では、当事者が個別に電子証明書を取得する必要がありません。結果として、導入・運用が容易になり、多くの自治体が電子契約を現実的な選択肢として検討できるようになりました。

この改正により、自治体も民間企業と同様の手法で電子契約を行えるようになり、契約業務の効率化が一気に進みました。たとえば、出張中でもオンラインで契約締結が可能になったり、紙の契約書で必要だった印刷・郵送・押印作業を省略できたりと、大幅な業務負担の軽減が実現します。今後、導入自治体の増加に伴い、立会人型電子契約は行政効率化の中心的な手段として定着していくと見られます。

クラウド型電子署名の採用が拡大

法改正によってクラウド型電子署名も自治体で活用可能になりました。クラウド型電子署名は、署名鍵がサービス事業者のクラウド上に保管され、リモートで署名を完結できる仕組みです。

この変更により、契約当事者が署名のために専用の機器やソフトウェアを用意する必要がなくなりました。自治体においても、これまで以上に柔軟で効率的な電子契約運用が期待されています。

法改正により、民間事業者が提供するクラウド型電子署名の利用が自治体にも認められ、導入のハードルが大幅に下がりました。たとえば神奈川県茅ヶ崎市では、ほぼすべての契約を電子化し、事務時間短縮や収入印紙が不要になるなど、大きなコストメリットがあったとされています。導入前の実証実験でも、参加事業者の約9割が導入に前向きな姿勢を示すなど、実効性と受容性の高さが確認されました。
参考リンク：https://www.city.chigasaki.kanagawa.jp/keiyaku/1046816/1046825.html

マイナンバーカードを活用した当事者型電子契約の利用が可能に

法改正は、マイナンバーカードが備えている「電子証明書機能」を活用した「当事者型」電子契約の普及にも寄与しました。契約当事者が個別に高額な電子証明書を取得する必要がなくなり、マイナンバーカードを利用した本人確認が行えるようになりました。

自治体においても、マイナンバーカードを活用することで、電子契約を含む行政サービス全体の効率化が進むと期待されています。

自治体が電子契約を導入する5つのメリット

自治体が電子契約を導入すれば、主に以下5つのメリットを得られます。

• 契約締結がスピーディーになる
• 効率的な業務遂行が可能になる
• 文書の保存・閲覧がしやすくなる
• コスト削減
• コンプライアンスの強化が図れる

契約締結がスピーディーになる

電子契約を導入すれば、不要な決裁フローが省略できるようになります。非来庁・非対面でのスピーディーな手続きが実現可能です。書類の郵送時間も短縮できるうえ、契約の進行状況が可視化されることにより進捗確認も容易になるでしょう。

実際にある自治体では、電子契約の導入により契約1件あたりの作業時間が20～30分短縮され、従来数日から1週間以上かかっていた契約締結が、最短1日以内で完了するようになった事例もあります。また、紙書類の回覧に頼っていた承認フローもオンライン化され、出張中や庁外にいる職員でもその場で承認作業が可能になるなど、大幅な効率化が実現しています。

業務効率化と人的リソースの最適化

電子契約を導入すれば、不要な決裁フローが省略できるようになり、スピーディーな手続きが実現します。書類の郵送時間も短縮できるうえ、契約の進行状況の確認も容易です。

また、紙書類への一連の押印作業が不要になるため、業務が効率的に遂行できるようになります。書類のチェックもしやすく、押印ミスによる押し直しもほとんどありません。

たとえば鹿児島県奄美市では、電子契約導入後、契約1件あたり20～30分の作業時間が短縮され、初期4ヵ月で126～189時間の業務効率化を実現しました。従来は押印・製本・郵送といった複数工程が必要でしたが、これらが不要になったことで、契約業務に割いていた人員を他の業務へ柔軟に再配置できるようになった点も大きな成果です。人的リソースの最適化は、特に職員数が限られる自治体にとって大きなメリットとなります。
参考リンク：https://www.gmosign.com/customer-stories/amami-city/

文書の保管・閲覧がしやすくなる

スペースを圧迫しがちな紙の書類とは異なり、電子文書なら物理的な保存スペースが必要ありません。迅速に検索・閲覧できるため、情報管理がしやすくなる点もメリットです。

コスト削減効果と具体的な数値例

電子契約の導入後は、消耗品等にかかるさまざまな経費を削減できます。紙書類の印刷にかかっていた用紙代やインク代、取引先等への送料など、書面契約に必要なコストが大幅にカットできるでしょう。

たとえば、神戸市では年間約8,000件の契約を電子化することで、市側で約1,400万円の人件費削減、民間側で約8,524万円の印紙代削減が見込まれています。また、岐阜県御嵩町では運用開始から11か月で契約の26.4％を電子化し、21,089円の契約費用と5,910時間の作業時間を削減した実績があります。
参考リンク：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000319.000044347.html

コンプライアンスの強化が図れる

電子契約では、特定の人物へのアクセス権限付与や承認者指定が可能です。業務上のセキュリティリスクを軽減でき、コンプライアンス強化による経営体制の確立につながります。

自治体が電子契約を導入する際の課題と対策

電子契約には、以下のような点に注意して導入を進める必要があります。

• 業務フローの見直しが必要になる
• 情報漏えいのリスクがある
• 第三者によるなりすましのおそれがある
• 取引先の合意を得なければならない

あらかじめ上記リスクを把握し、対策を講じれば、電子契約の利点を最大限に活かせるでしょう。

業務フローの見直しが必要になる

電子契約では、従来の紙の契約書でのやり取りとは異なる契約プロセスとなります。不慣れなうちは、不備やミスが発生しかねません。電子契約がスムーズに履行できるよう、業務フローの見直しに加え、職員への教育を徹底することが必要です。

特に、既存の決裁ルールとの整合性をとる必要がある場合は、決裁ルートや承認ステップの見直しが必要です。その際は、現場職員向けのQ&Aやマニュアルの整備、事前研修の実施を通じて、不安や混乱の解消を図ることが効果的です。

情報漏えいのリスクがある

クラウド上で情報を取り扱う電子契約では、不正アクセスやサイバー攻撃の危険性がないとは言い切れません。システム導入の際は、厳格なセキュリティ体制の構築が必要です。

具体的には、通信暗号化・アクセス制限・ログ管理・多要素認証などの導入が有効です。また、職員のITリテラシーを高めるため、情報セキュリティ研修の定期実施や内部統制体制の強化も併せて行いましょう。

第三者によるなりすましのおそれがある

電子契約は対面でのやり取りではないため、意図的ななりすましが可能です。もし決裁権限を持たない者が代表者や担当者になりすまして契約を締結した場合、広範囲にトラブルが波及するおそれがあります。

電子契約を締結するときは、事前に本人確認を徹底してください。もしくは、重要性の高い書類には、電子証明書の付与を検討することをおすすめします。また、監査ログの保存・定期的な監視体制の整備も、なりすましリスクの早期発見に有効です。

相手方の合意を得なければならない

電子契約の利用には、相手方の理解が不可欠です。合意なく一方的には利用できません。また、相手方が電子契約に関してきちんと理解できていないまま取り入れると、トラブルが発生するおそれがあります。よって、電子契約の利用は事前に説明会の開催やマニュアル配布、相談窓口を設置するなどして丁寧に説明し、相手方の合意を得てから開始しましょう。また、初期のうちは書面契約と電子契約の併用もおすすめです。    

自治体・地方公共団体での電子契約の導入事例

自治体や地方公共団体での電子契約導入は、業務効率化やコスト削減を実現しつつ、従来のフローを活かした柔軟な運用が可能です。ここでは、シヤチハタ株式会社の製品「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の具体的な導入事例を通じて電子契約の活用方法や成功のポイントをご紹介します。

余市町役場様の導入事例

北海道余市町では、以前は紙ベースで決裁業務が行われていましたが、決裁者が不在の場合には意思決定が1週間以上遅れることもありました。この課題を解決するため、2022年10月から「Shachihata Cloud」の導入を開始しました。初めは役場職員の一部に試験運用を実施し、現場の声を反映してシステムの運用を調整しました。その後、2023年1月に対象を全庁に拡大し、2023年4月から本格的に運用を開始しています。

「Shachihata Cloud」は庁舎外からでもインターネット経由で決裁が可能であり、これにより町長の出張時でも迅速な意思決定が実現しました。結果として、決裁に要する期間が従来よりも2～3日から最大1週間短縮されています。さらに、紙媒体の決裁と視覚的な違いが少なく、職員への浸透もスムーズに進みました。

導入の際には、他自治体の事例を参考にしつつ、個人情報の取り扱いルールを策定するなど、セキュリティ対策にも配慮しました。今後もさらなる操作性の向上と組織全体への浸透が期待されています。

余市町役場様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/yoichi/

加賀市役所様の導入事例

石川県加賀市は、「デジタル田園健康特区」として地域課題のデジタル化による解決を推進しています。この取り組みの一環として、「Shachihata Cloud」を導入し、従来の紙決裁から電子決裁へ移行しました。導入に際しては、既存の業務フローをほとんど変更せずに運用可能な点が評価され、職員からも直感的に利用しやすいと好評を得ました。

「Shachihata Cloud」は、紙媒体のような印影表示が可能で、職員が馴染みのある決裁文書をそのまま電子化できる点が魅力です。また、導入準備期間が短く、トライアル運用から本格導入までわずか数週間で対応できたことで、庁内へのスムーズな浸透が実現しました。

現在では、市役所だけでなく、病院や消防本部など市の関連施設全体で電子決裁を運用しています。決裁文書の所在が明確になり、進捗状況を即座に把握できるようになりました。　従来は文書の確認に時間がかかり、電話での問い合わせが必要でしたが、電子化によってこうした煩雑さが解消され、意思決定も迅速化しています。

加賀市ではさらに市民向けの電子申請や通知業務のデジタル化も進めており、「Shachihata Cloud」を活用した効率的な行政運営を目指しています。

加賀市役所様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/kaga/

名古屋商工会議所様の導入事例

名古屋商工会議所は、約17,000社の会員を抱える名古屋エリア最大の地域総合経済団体です。企業経営を支援する立場から、4年前より業務のデジタル化に取り組み、会員情報のデータベース化や経理業務のデジタル化などを進めてきました。その中で次に着手したのが、押印や決裁手段のデジタル化であり、「Shachihata Cloud」を導入しました。

同所では、紙に依存する業務が多く、特に決裁や勤怠管理で大量の紙と印鑑が使用されていました。紙書類とデジタルデータを二重管理することで、コストが増大し、過去文書の検索効率も悪化していたため、デジタル化は急務でした。新聞記事をきっかけに「Shachihata Cloud」を知り、シンプルな設計や低コスト、シヤチハタブランドへの信頼を理由に採用を決定しました。

導入後は、スマートフォンを活用したリモート決裁が可能になり、管理職が出張や在宅勤務中でもスムーズに業務を進められるようになりました。また、過去の決裁データが容易に検索できるようになり、業務効率が向上。さらに、紙・印鑑の使用削減によるコストカットも実現しています。

名古屋商工会議所は、「Shachihata Cloud」の全体導入を進めるとともに、デジタル化による時間の創出を活かし、地域経済への貢献をさらに強化することを目指しています。

名古屋商工会議所様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/nagoyacci/

長野県中野市の導入事例

長野県中野市では、2021年に策定した「第4次行政改革大綱」においてDX推進を最優先課題と位置づけ、業務全体の効率化に取り組んできました。その中でもコストと時間の負担が大きい契約業務に着目し、2022年4月から電子契約サービスの導入を開始。印紙代や郵送費、押印作業などの削減に加え、契約締結までに1カ月以上を要する従来のプロセスを大幅に短縮することを目指しました。

導入にあたっては、地域の建設業協会や商工会議所を対象に説明会を実施し、「事業者に負担をかけない」ことを最重視。電子契約サービスの操作性や低コスト性が高く評価され、否定的な意見はほとんどなく、円滑に導入が進みました。現在は段階的に対象業務を拡大し、令和5年度からは原則電子契約とする方針を掲げています。将来的には契約業務にとどまらず、請求書処理やワークフロー全体のデジタル化を見据え、県内他自治体との連携も視野に入れています。
参考リンク：https://cloudsign.jp/media/20230926-nakano-dx/

茨城県笠間市の導入事例

茨城県笠間市では、早くから「笠間市デジタルトランスフォーメーション計画」を策定し、財務会計や文書管理の電子化を進めてきました。新型コロナ禍でのテレワーク対応を契機に、唯一紙で残っていた契約業務も効率化の対象とし、電子契約サービスの導入に踏み切りました。

サービスの操作性や導入のしやすさが決め手となり、マニュアル整備や職員説明会を通じて全庁展開を開始。形式的な押印を廃し、電子署名による確実な承認フローと改ざん防止により、セキュリティ面でも高評価を得ています。

市内企業との実証実験では「使いやすい」との声が多く、事業者説明会も盛況でした。今後は契約金額を問わず全契約の電子化を目指し、行政から民間企業への普及促進を図るとともに、官民一体でのDX推進を掲げています。
参考リンク：https://www.cloudsign.jp/case/2021/10/01/ibaraki_kasamashi/

岐阜県内17の自治体における導入事例

岐阜県と県内16市町の計17自治体は、共同調達により電子契約サービスを導入し、2023年10月頃から本格的な運用を開始しました。県では2022年より実証実験を行い、「契約締結の迅速化」「書類持参や製本作業の負担軽減」「移動や経費の削減」といった効果が実証され、導入へとつながりました。

先行導入した御嵩町では、1年足らずで契約の約26.4％が電子化され、約21,000円のコスト削減と約5,900時間の業務削減という成果が得られました。県は、まずスモールスタートで適用範囲を広げながら、契約業務のオンライン化と業務効率化を推進中です。今後も建設・土木を含む幅広い分野での活用を目指し、自治体職員と住民双方の利便性向上と、行政全体のDX加速を図っています。
参考リンク：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000319.000044347.html

自治体に適した電子契約サービスを選定する基準

自治体のシステムに導入する電子契約サービスは、次の3点を基準に選定しましょう。

• 活用範囲の広い契約方法か
• スムーズに導入・運用できるか
• LGWAN環境下で利用できるか

活用範囲の広い契約方法か

機密性の高い情報を取り扱う自治体の契約業務には、当事者型の電子契約システムが向いているといわれることも少なくありません。しかし、当事者型の電子契約システムは導入費用が高い傾向にあり、予算面が厳しい自治体もあるでしょう。また、契約の手続きも煩雑で手数料もかかることから、相手方に拒否される可能性があり、汎用性が高いとは言い難い面があります。

対して、立会人型の電子契約サービスはインターネット環境さえあれば手軽に利用可能です。公開鍵暗号方式による電子署名と認定タイムスタンプが付与できるシステムを採用すれば、電子署名法の要件を満たせるため、自治体でも幅広い取引に活用できます。

スムーズに導入・運用できるか

電子契約サービスの中には、現行システムを大きく刷新する必要があるタイプもめずらしくありません。しかし、規程の大幅な改変は、手間と時間がかかりすぎてしまいます。

一方、従来の書面契約における業務フローにそのまま組み込めるサービスなら、最小限の負担でスムーズに導入・運用できるでしょう。

LGWAN環境下で利用できるか

多くの住民の個人情報を取り扱う自治体では、セキュアな環境で契約できるかが最も重要なポイントであるといっても過言ではありません。そのため、高いセキュリティレベルを維持できる行政専用のLGWAN（総合行政ネットワーク）環境で利用できる電子契約システムが推奨されます。通常のインターネット環境とLGWANの両方でアクセス可能なら、幅広いシーンで活用できるでしょう。

Shachihata Cloudは自治体における電子契約も徹底サポート！

現在、多くの自治体が運用を開始している電子契約は、今後の取引において主流の手続きになっていく可能性も高いといえます。ただし、電子契約のリスクに対応するためには、セキュアな環境を徹底できる信頼性の高いサービスを選びたいところです。また、限られた予算と厳格な規定の中で、システムを大幅に作り変えるのは難しい自治体も少なくないでしょう。

立会人型の「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、法的基準に適合した電子契約サービスです。現行システムと併用可能であり、電子印鑑により押印システムを継続できます。電子署名・タイムスタンプによる徹底したセキュリティ対策で安心してご利用いただけますので、ぜひご一考ください。

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