電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例余市町役場

CASE STUDY

余市町役場

官公庁・公共団体

100～499人

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

電子帳簿保存法への対応を進めたい

町役場が始めた庁内決裁のデジタル化
LGWANとインターネットの使い分けで無理なく紙からデジタルへ舵を切る！

余市町は北海道の西部、積丹（しゃこたん）半島の東の付け根に位置する、人口約17,000人の町です。農業と漁業が主要産業で、ウイスキーやワインなど製造分野においても余市ブランドとしての地位を確立している、北海道の魅力を凝縮したような町だと言えます。特に近年ではワイン用ブドウの生産が盛んとなり、収穫量においては全国でもトップクラスとなるなど、ワインのまちとしての知名度も向上しているところです。「Shachihata Cloud」導入以前、約200人の正職員が職務に勤務している余市町役場では、決裁を紙媒体で行っていましたが、決裁者が不在のときには、決裁が1週間ほど遅れてしまうこともありました。そこで「Shachihata Cloud」を導入。結果として、決裁を電子媒体にしたことで、2〜3日から1週間ほど、それぞれの決裁期間を早めることができたと言います。具体的な導入の流れ工夫などについて、余市町役場の門間様に伺いました。

出張などで決裁者が不在の場合も決裁が可能となり、意思決定がスムーズに

──「Shachihata Cloud」を導入する前に抱えていた課題をお聞かせください。

これまで役場での業務は、紙文書で起案して決裁案を作り、それに担当部署の全員が捺印・承認したときにはじめて、意思決定が行われる仕組みでした。決裁に捺印するのは担当部署の職員だけではなく、その上司、部長、場合によっては副町長、町長の承認も必要です。そのため、急ぎの意思決定の際でも、すぐに意思決定できないという課題がありました。特に重要な案件は町長が見る必要があったのですが、町長は町のセールスマンとして公務などで出張していることも多く、必ず役場にいるとは限りませんでした。場合によっては1週間丸々いないこともあり、意思決定がかなり遅れてしまうこともありました。

「Shachihata Cloud」導入の決め手は庁舎外からも決裁ができるインターネットサービスの仕組み

──「Shachihata Cloud」導入の決め手をお聞かせください。

最初は文書管理システムを調べていて、とある業者の方から営業をいただき、そこで電子決裁システムの存在を知りました。「庁舎外でも決裁可能なクラウド型システムであること」「紙媒体の決裁と視覚的差異が小さく、職員への浸透がスムーズであること」「紙媒体と同様に、決裁完了前の回覧中文書への文言加筆が可能であること」の3つの条件を満たすシステムにしたいということで、最終的に2社のシステムまで絞りました。その上で、「Shachihata Cloud」の方が圧倒的に安く、LGWAN環境でしか扱えない重要書類と、インターネットで決裁がとれる書類を切り分けて運用できる仕様であることから「Shachihata Cloud」の導入を決めました。もともと、シヤチハタの印鑑のことは知っていたこともあり、「Shachihata Cloud」を導入して電子決裁を業務のベースにしても、場合によっては捺印ありきの電子承認もできるかな、と考えたことも大きかったです。

部分的に導入し、その中で改善提案をもらい、本格導入へ

──「Shachihata Cloud」導入の流れをお聞かせください。

まず、全体の5分の1程度の人たちを対象にして2022年の10月から部分的に導入しました。そこで実際に使ってみてもらったところ、オプション機能をつけようかと思っていた機能についても、「Shachihata Cloud」本体についてくるコメント機能で代用できることがわかりました。他にも現場のユーザーの声を受けて、運用法などを改善していきました。そして2023年1月から、試験運用の対象を全部署に拡大し、再度、マニュアルや運用法を洗練させていった後で、2023年4月に本格導入した、という次第です。

──導入の際に気をつけたことは何でしょうか。

すでに電子決裁を導入している自治体の前例があったので、そのデータをみながら導入方法を考えました。また、自治体のデータの多くは、個人情報を取り扱うものです。「Shachihata Cloud」では、そのままそれらの個人情報を取り扱うことはできないため、個人情報についての取り扱いルールを定めました。

数日単位で意思決定が早くなった。

──「Shachihata Cloud」を導入してみて、決裁スピードは早くなりましたでしょうか。

そうですね。2〜3日、場合によっては1週間ほど早くなったケースもあると思います。まだ導入したばかりなのでそこまで効果は実感できてはいませんが、書類に書き起こすよりも、パソコンで入力した方が心理的にも楽です。「Shachihata Cloud」導入以前は、「従来の運用でなければ厳しいのでは」と考えていたのですが、実際に導入してみると、意外と電子決裁でも現場の人たちが受け入れてくれました。