業務フローとは、業務の流れや担当者、作業内容を整理し、業務全体を可視化したものです。適切に作成することで、業務の属人化防止や情報共有の促進、業務改善につながります。
本記事では、業務フローの基本的な考え方から、ワークフローや業務プロセスとの違い、具体的な書き方の手順、分かりやすく作成するコツなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
業務フローとは、業務の流れや手順を時系列で整理し、誰がどの作業を担当するのかを明確にしたものです。担当者や作業内容を明確にすることで、業務の全体像を把握しやすくなり、作業の重複やムダ、属人化などの課題発見に役立ちます。
業務フローを整備することで、業務の標準化や効率化を進めやすくなり、継続的な改善活動の基盤づくりにつながります。
業務フローの主な目的は、業務の全体像を関係者間で共有し、共通認識を持つことです。業務の流れを可視化する過程で、ムダな作業や重複業務、ボトルネックを発見しやすくなり、改善につなげられます。
また、業務手順が明文化されることで、特定の担当者に依存した属人的な運用を回避できます。結果として、新人教育や引き継ぎ作業の効率化にも役立つでしょう。
さらに、業務フローはシステム導入や業務改善プロジェクトにおける要件定義の土台や、内部統制・監査対応に必要な証跡としても機能します。
業務フローとワークフローは、対象範囲や目的に違いがあります。業務フローは、業務全体の流れを時系列で整理し、各部門や担当者がどのように連携して業務を進めるのかを可視化したものです。
これに対してワークフローは、稟議申請や経費精算など、特定の手続きにおける申請・承認・決裁の流れを指します。特にワークフローは、ワークフローシステムとしてシステム化されることが多く、処理の自動化や進捗管理に活用されます。
また、業務フローは部門横断的な視点で業務全体を捉えるのに対し、ワークフローは1つの申請・承認プロセスに焦点を当てている点が特徴です。一般的に、業務フローの一部にワークフローが含まれます。
関連記事：「ワークフローとは？システムを導入するメリットや実際の事例を紹介」
業務プロセスとは、インプットをもとに業務活動を行い、成果を生み出す一連の価値変換の流れを指す概念です。これに対して業務フローは、その業務プロセスを図や文書で可視化し、関係者に伝達するための手段、あるいは成果物という位置づけになります。
たとえば、受注から納品までの一連の活動が業務プロセスであり、その手順や担当者を図で表したものが業務フローです。1つの業務プロセスに対し、粒度や視点の異なる複数の業務フローを作成する場合があります。
業務フロー図を効率的に作成するためには、事前の準備をはじめ、いくつか押さえておきたいポイントがあります。まずは大まかな流れを把握しておきましょう。
具体的な手順は、以下のとおりです。
各手順について詳しく解説します。
まずは作成目的を明確にし、どの業務までを対象にするのか、業務範囲（スコープ）を整理することが大切です。
次に、Excelや専用ツールなど、使用する作成ツールやフォーマットを決定し、表記ルールを統一します。このタイミングで実際の作成担当者と、内容をレビューする確認者を決めておきましょう。認識の齟齬や修正の手戻りを防げるため、作業をスムーズに進められます。
業務に関わる担当者・部署・役割を洗い出し、誰がどの業務を担当するのかを明確にします。そのうえで、各担当者が実施する作業を時系列に沿ってステップごとに整理し、業務全体の流れを把握します。
この段階で、作業の抜け漏れや重複、不明確な役割分担がないか確認しておくことが重要です。事前に整理することで、業務フロー図の作成を効率的に進められます。
業務の開始と終了を明確に設定することが重要です。どこから業務が始まり、どの時点で完了となるのかが曖昧だと、作業範囲が不明確になり、業務の抜け漏れや重複が発生しやすくなります。
開始点と終了点をはっきり示しておくことで、業務の対象範囲が整理され、関係者全員が同じ認識で作業を進められます。
業務の中で条件によって処理内容が変わる場合は、分岐条件を明確に設定することが重要です。たとえば「承認された場合は次工程へ進む」「差し戻しの場合は修正対応を行う」など、判断基準を具体的に示すことで、担当者が迷わず次の行動を選択できるでしょう。
分岐条件が曖昧なままだと、担当者ごとに判断基準が異なることもあり、業務品質のばらつきや対応ミスの原因になります。
整理した業務内容をもとに、図形や矢印を使って業務の流れを視覚的に表現します。あらかじめ決めた表記ルールに沿って図を作成し、担当者ごとのレーン分けや分岐条件を盛り込むことで、業務全体の流れが一目で把握しやすくなります。
図を作成した後は、関係者にレビューを依頼し、抜け漏れや認識の齟齬がないか確認しましょう。修正点があれば反映し、最終確認を行い、業務フロー図が完成します。
業務フロー図は、業務の流れを一目で把握しやすい形で作成することが大切です。分かりやすく作るポイントは、以下の5つです。
それぞれについて詳しく解説します。
業務フロー図は、誰が見ても直感的に理解できるよう、シンプルな構成を意識することが重要です。専門用語を多用したり、細かすぎる分岐を増やしたりすると、読み手が流れを把握しづらくなり、理解の妨げになる恐れがあります。
初めて業務に関わる人でも内容を把握できるレベルを目指すことが大切です。必要以上に情報を詰め込もうとせず、「何を」「誰が」「どの順番で行うか」が伝わる内容に絞ることで、実務で使いやすい業務フロー図になるでしょう。
業務フロー図では、使用する図形や記号のルールを統一することが重要です。たとえば、開始と終了はターミナル、処理は四角形、判断や分岐はひし形などと役割を決めておくことで、読み手は図を見るだけで内容を直感的に理解しやすくなります。
同じ意味で異なる図形を使ったり、役割ルールが統一されていなかったりすると、読み手に余計な負担を与えてしまうため、注意しましょう。
業務フロー図は、できるだけ1枚で業務全体の流れを把握できるようにまとめることが重要です。複数ページに分かれてしまうと、処理の流れを追いにくくなり、理解に時間がかかってしまいます。
細かな情報を詰め込みすぎるのではなく、まずは主要な流れをシンプルに整理し、必要に応じて詳細資料や補足説明を追加する構成を意識することで、全体像が把握しやすくなります。
最初から完璧な内容を目指すのではなく、まずは主要な業務ステップを5〜10程度に整理し、大まかな流れをラフに作成するところから始めましょう。
細かな例外処理や複雑な分岐は、後から追加・修正していくほうが効率的です。
最初から完璧を求めすぎると、業務フロー図の作成作業自体が進まなかったり、途中で作成が止まったりする原因になります。まずはたたき台を作成し、レビューと修正を繰り返す反復型の進め方が有効です。
実際の業務内容を正確に反映した業務フロー図を作成するためには、現場担当者へのヒアリングが必須です。マニュアルや資料だけでは把握できない細かな運用ルールや例外対応を確認することで、実態に即した業務フロー図が作成できるでしょう。
現場の意見を取り入れることで、実際の業務で使いやすいフロー図になります。作成段階から現場を巻き込むことで、完成後の運用も定着しやすくなるでしょう。
適切な業務フロー図を作成し運用することは、日々の業務に多くのメリットをもたらします。
具体的なメリットは、以下の3つです。
それぞれについて詳しく解説します。
業務フロー図を作成すると、業務の進め方や手順を視覚的に整理できるため、社内での情報共有がスムーズになります。文章だけでは理解しにくい内容でも、図として表現することで直感的に把握しやすくなります。
特に、新しく業務に関わる人や異動してきたメンバーにとって、業務全体の流れを短時間で理解できることは大きなメリットです。教育や引き継ぎにかかる工数を削減でき、組織全体の業務効率向上にも寄与します。
業務フローを可視化することで、業務の流れを客観的に把握できるようになります。その結果、ムダな工程や非効率な作業を発見しやすくなり、重複している作業や不要な承認フローなど、普段は気づきにくい問題点が明らかになります。
改善ポイントが明確になることで、業務の簡素化や作業時間の短縮が可能になり、生産性向上やコスト削減の実現につながるでしょう。
業務フローを整備することは、特定の担当者に依存していた業務の属人化防止につながります。業務手順や判断基準を明確に共有できるため、誰でも同じ流れで業務を進めることができるようになるでしょう。
その結果、担当者ごとの作業内容のばらつきを抑えられる点もメリットです。
また、担当者が休暇や異動などで不在になった場合でも、他のメンバーが業務を引き継ぎやすくなり、業務が停滞するリスクを軽減できるでしょう。
業務フロー図を作成することで業務の流れが可視化でき、業務改善や情報共有、属人化防止に役立てられます。作成する際は、目的や範囲を明確にし、関係者や業務内容を整理したうえで、分かりやすく図に落とし込むことが大切です。
シンプルな構成や図形ルールの統一、現場ヒアリングなどを意識することで、実務で活用しやすい業務フロー図になります。完成後も現場での運用や見直しを重ねながら、継続的な業務改善に活かしていきましょう。
申請・承認業務の効率化を進めるなら、Shachihata Cloudの活用がおすすめです。Shachihata Cloudは、稟議書や経費精算、各種申請書などの回覧・承認業務を電子化し、申請から承認、保管までを一元管理できます。
紙書類や押印業務をデジタル化することで、業務スピードの向上やテレワーク対応、ペーパーレス化の推進にもつながります。業務フローの見直しにあわせて導入することで、さらなる業務効率化と生産性向上を実現できるでしょう。
▶Shachihata Cloudワークフローの製品ページはこちら
Shachihata Cloud Channel
ワークフローサービス
