注文請書とは？注文書との違いや書き方、電子化する方法について解説

発注先の企業から「注文請書を発行してほしい」といわれ、何を指すのか分からず困ったことがある方もいるでしょう。あまり聞き慣れない言葉なので、「注文書」や「受注書」との違いも分かりづらいですよね。そこで本記事では注文請書について、役割や書き方、電子化する方法まで詳しく解説いたします。ぜひ参考にしてください。

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注文請書とは

注文請書（読み方：ちゅうもんうけしょ）とは、発注者が作成した注文書の内容をもとに、受注者が発行する書類のこと。発行することで、「発注内容を承認した」という意味を示します。法律で作成が義務付けられているわけではありませんが、発注側の社内事情として要求されるケースが多くあるでしょう。注文書を作成しただけでは発注内容が伝わったのか、発注側では確認できないため、トラブル防止ために作成を求めていると考えられます。

ちなみに「受注書」も注文請書と同じ意味を持ちます。契約金額が大きい、もしくは加工製品を提供する場合は「受注書」を、それ以外の場合は「注文請書」を用いるのが一般的です。

注文請書と注文書の違い

注文書と注文請書は、ビジネス取引において混同されがちな書類ですが、それぞれ異なる役割を持っています。注文書は発注者が商品やサービスを注文する際に発行する書類であり、注文請書はその注文内容を受注者が承諾したことを確認する書類です。注文書が「注文の証」であるのに対し、注文請書は「注文の承諾の証」として使われ、特に重要な取引で発行されることが多いです。

注文請書の書き方

具体的に、注文請書の書き方をご紹介いたします。必ず記載しておくべきポイントは下記の通りです。

発行日

注文請書を発行した日付を記載します。注文請書は、注文書をいただいた後に作成するものなので「注文書の発行日以降の日付を記入する」という点には注意しましょう。

発注側の事業者名

受発注に関する書類となるため、注文書を発行した事業者側が誰なのかは明確にしておく必要があります。発注側の企業名、担当者名は必ず記載しましょう。

受注側の事業者名

受注側の企業名、担当者名も必須です。加えて、一般的には住所や電話番号も記載するケースが多いです。

注文内容

具体的な取引内容について、単位や数量を含めて記載します。さらに金額は税抜額、消費税額、税込み額を記載しましょう。土木業などでは、別途「作業内容」「工事場所」「着工日」などの記入も必要となります。

支払い方法

納品期日や納品方法、支払い方法を記載します。いつ・誰が・どのように支払うのか、細かく明記しておくのが一般的です。古くから取引をしており、信頼関係が構築できている場合は記載されないケースもありますが、支払いはトラブルが多発する領域なので記載しておくほうが無難でしょう。

注文請書に収入印紙は必要なのか

注文証書に収入印紙は必要なのか、悩まれる方も多いでしょう。結論としては「紙の書類で作成した場合は契約金額に応じて原則必要となるが、電子書類で作成した場合は不要」となります。

注文請書は契約に関する書類となるため、原則として収入印紙が必要です。しかしその金額は契約金額によって変わり、具体的には下記の通りとなります。

1万円未満：非課税
1万円以上100万円以下：200円
100万円超200万円以下：400円
200万円超300万円以下：1,000円
300万円超500万円以下：2,000円
500万円超1,000万円以下：1万円
※契約金額に消費税は含まれない点にご注意ください

引用：国税庁

また、収入印紙の再利用を防止するために、消印を押すことが求められています。仮に忘れた場合は過怠税がかかる可能性もあるため注意をしましょう。

一方で、注文請書を電子化した場合は収入印紙が原則として不要となります。印紙税法基本通達第44条では「法に規定する課税文書の“作成”とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう」とされているためです。電子書類では課税文書の作成には該当しないと考えられるため、収入印紙は不要と考えられます。

注文請書についてよくある質問

注文請書は受注者、発注者、どちらが作るの？

注文請書は、商品やサービスを注文した際に、その注文を受けた側である受注者が作成・発行します。この書類は、取引内容や契約条件を明確にし、受注者が注文を正式に受け入れたことを証明するものです。発注者からの注文書に対し、受注者が注文請書を発行することで、取引内容が合意されたことを確認します。注文請書の発行は必須ではありませんが、書面にしておくことで契約後の齟齬発生リスクを軽減できます。

注文請書はいくらから必要ですか？

注文請書は、金額にかかわらず必要に応じて作成します。特に契約金額が大きい取引や、受注内容に関する確認が重要な場合に発行されることが多いです。なお、請負契約の注文請書には、1万円以上の場合、収入印紙が必要です。一方、売買契約に該当する注文請書には収入印紙は不要となります。また、電子契約の場合も収入印紙は不要です。収入印紙が必要な注文請書は、請負契約に該当し、印紙税法上の第2号文書「請負に関する契約書」となる場合です。

インボイスは必要ですか？

インボイス制度とは2023年10月1日から開始された「適格請求書等保存方式」のことで、消費税の納税に関する制度です。注文請書自体はインボイス（請求書）ではないため、インボイス制度の影響を受けません。そのため、フォーマットや記載内容については現在使用しているものと同じものを継続して使用することができます。

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