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電子印鑑の法的効力について、根拠となる法律を挙げながらご説明します。電子印鑑に実際の印鑑と同じ法的効力があるのか、不安に感じる方もいるかもしれませんが、法律で電子印鑑に法的効力があることは保証されています。本記事では電子帳簿保存法など関連法律や電子印鑑使用時の注意点をご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑とは、電子データ化された印鑑のことです。電子文書に直接押印ができるので、ペーパーレスで契約を締結することができます。電子印鑑と呼ばれるものには、「印影データのみの電子印鑑」と「タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑」の2種類があります。
実際の印鑑の印影を撮影したり、スキャンしたりして、画像として電子化したものです。無料で手軽に作れる一方で、複製が容易でなりすましのリスクなどがあります。このあとご説明する「電子署名法」の中で法的効力がある電子印鑑の条件が記載されていますが、この条件を満たしていないので、重要な契約に使用することはおすすめできません。社内での確認など認印のような使い方をするのに適しています。
画像データに、いつ誰が押印したのかの情報が付与されている印鑑のことです。いつ誰が押印したのかが分かるので、なりすましなど悪用リスクが印影データのみの電子印鑑より低いです。情報の付与などセキュリティを高めるための機能を多く備えているため、基本的には有料で作成することになりますが、「電子署名法」の条件を満たしており、社外との契約書などにも利用できます。
電子印鑑を導入することで、時間やコストを削減することができます。削減された時間やコストは、より生産性の高い仕事に使えるようになり、会社の成長に繋がるでしょう。
また、電子印鑑は設備が整っていれば、出社せずとも自宅などから押印することができます。子育てや介護など、自宅から離れることが難しい人でも、出社せずに働くことができるため、近年求められている多様な働き方に対応することができます。
デメリットとしては、これまでの業務フローを変更しなくてはいけないことです。例えば、紙書類の業務フローの中に、社長に確認してもらいたい契約書はこの書類BOXに入れる、締結した契約書の原本は法務に提出する、などがあったとします。電子化するとこのフローは不要になり、クラウドや共通フォルダの中に、代わりの提出用フォルダを作ったり、提出先のメールアドレスを指定したりと、新しくフローを組む必要が出てきます。導入後は時間の削減ができますが、導入するまでの準備に一定時間がかかってしまうのは、デメリットかもしれません。
電子文書での契約や電子印鑑の押印については、いくつかの法律が関係しています。
国税関係帳簿書類の保存の負担を軽減するために制定された法律です。従来は紙書類で7年間の保存を義務付けられていたものを、電磁的記録による方法で保存することは認められました。2021年度の税制改正に伴い、この電子帳簿保存法も改正され、2022年1月1日の施行が予定されています。
変更内容としては、税務署長の事前承認制度の廃止や過少申告加算税の軽減措置があり、より導入のハードルが下がり、導入後のメリットも増したと捉えられるでしょう。
一方で、適切な保存ができていなかった場合は、重加算税を加重する措置が整備されるなど、隠ぺいや仮装など、不正に対しては厳しい措置が追加されており、より安全な管理が求められています。
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
電子署名法は、電子署名の円滑な利用のために制定された法律です。この法律の第3条で、本人証明ができる電子署名を施した電子文書は本物と認められる、という記載があります。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102
IT書面一括法は、紙書類に代えて、電子メールなどの情報通信技術を利用する方法を認めた法律です。省庁横断で、電子化可能な法律の一括修正をした法律で、国として電子化を推進していきたいという意図が感じられます。
e-文書法はこれまで紙書類での保存が義務付けられていたものについて、電子文書での保存を認めた法律です。見読性・完全性・検索性の3つの要件を満たしている必要はありますが、国税関連の書類のみを対象とする電子帳簿保存法に対し、文書全般を対象とするe-文書法は電子化の大きな後押しになったでしょう。
印紙税法で直接電子契約や電子印鑑についての記載があるわけではありませんが、条文から電子契約には印紙税が不要であるという解釈ができます。
印紙税法の第44条に以下のような記載があり、課税対象となるのは「用紙等」なので、用紙のない電子文書は課税対象にならないという解釈ができるのです。
法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。
引用：https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/inshi/inshi01/07.htm
これまでのご説明で、すでにご理解されていることと思いますが、電子印鑑にも法的効力を持たせることができます。 ただし、本人性の証明が必須であるため、印影を画像化しただけの印鑑では法的効力は薄いと言えます。有料の電子印鑑サービスでは、いつ誰が書類を作成、修正したのか、押印をしたのか、という履歴を残すことができます。また、書類が完成したあとは改ざんができないようにロックされていたり、変更を検知する仕組みがついていたりすることが多いです。各サービスによっても、セキュリティの担保の仕方などが異なるため、比較検討してサービスを選択することが重要です。
電子印鑑を導入する時に注意したい点をご説明します。
本記事の冒頭で、電子印鑑には2種類あるとお伝えしました。それぞれのメリット・デメリットをきちんと理解して使い分けることで、セキュリティを担保したままコストを抑えることができます。例えば、社内の確認にのみ電子印鑑を使いたい場合は、タイムスタンプ機能を有する電子印鑑ほどのセキュリティの高さは必要ないので、無料で作れるは印影データの電子印鑑でも十分な可能性があります。反対に社外との契約にも使用したい場合は、コストよりセキュリティを重視して、タイムスタンプ機能付きの有料電子印鑑を選択しましょう。
社外と契約を結ぶ際に電子契約を使いたい場合、取引先が電子契約を認めているか確認する必要があります。リモートワークの浸透に伴い、電子契約できる企業は増えてはいますが、その一方で未だに紙書類のみ、という企業も少なくはありません。電子契約をしたい場合は、無用なトラブルを避けるため、契約を締結する前に電子契約が可能かどうか確認をしておきましょう。
社外との取引で使用したい場合、特に重要なのがセキュリティ面での確認です。クラウドなどを介してのやり取りになるため、紙文書では起きなかったサイバー攻撃のリスクがあります。また、簡単に改ざんができてしまうような状態だと、e-文書法で求められているような適切な管理ができていないとされてしまう可能性があります。セキュアな環境で文書のやり取りや保存ができるかは、導入前に確認しておくべきでしょう。
安全に電子印鑑を使用したい方におすすめしたいのが、シヤチハタが提供するクラウド電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。Shachihata Cloudは、電子印鑑ごとに固有IDを発行したり、押印の履歴を記録したりして、安全性を担保しています。また、BPS（ビジネスプロセスそのまんま）を提唱しており、既存の業務フローを変えずに電子化することができます。無料トライアルでは、セキュリティ機能が豊富に用意されているビジネスパックを体験することができます。これからも国として電子化は進んでいくと考えられるので、この機会にぜひご検討ください。
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