Shachihata Cloud DXコラム スキャナ保存は電子帳簿保存法の改正で要件が緩和!
DX COLUMN

スキャナ保存は電子帳簿保存法の改正で要件が緩和!

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

スキャナ保存とは、紙書類のまま保存していた国税関係書類を電子文書として保存する方法です。2021年1月の電子帳簿保存法の改正により保存要件が緩和されたことで、ペーパーレスを始めとするデジタル化を推進しやすくなりました。

そこで本記事では、スキャナ保存が認められている紙書類や保存する際に定められている要件について解説いたします。併せて、注意点をご紹介いたしますので、スキャナ保存を導入する前に正しく理解しておきましょう。

スキャナ保存の要件が緩和

2022年1月の電子帳簿保存法(=電帳法)改正により、電帳法上の区分の1つであるスキャナ保存の要件が緩和されました。ここでは、スキャナ保存の概要とスキャナ保存を導入する際の申請について解説いたします。

スキャナ保存とは

スキャナ保存とは、各税法により保存が義務付けられている紙書類をスキャナで読み取り、電子化し保存することです。文書保存の負担軽減やペーパーレス化を促進するため、スキャナ保存の導入手続きや要件が大幅に緩和されました。

スキャナ保存で利用するスキャナとは、一定要件を満たした上で紙書類を読み取って電子データとして取り込む装置です。プリンタ以外にスマホやデジカメで読み取り、電子化した書類もスキャナ保存として認められます。

スキャナ保存した紙書類は、スキャナで読み取った電子データと同等であることが確認できれば保存する必要はないため、即時に破棄して問題ありません。ただし、定められた入力期間(最長2か月と7営業日)を超えている場合やプリンタがスキャンできる紙書類を超える大きなサイズの紙書類は破棄せずに保存する必要があります。

また、スキャナ保存を導入することで、期待されるメリットは以下の3つです。

  • テレワーク推進
  • 経理業務の生産性向上
  • 書類の保存場所が不要

紙書類の保存が減りデジタル化が推進しやすくなるため、多様な働き方や業務の効率化が見込まれます。

スキャナ保存の申請要件

スキャナ保存を利用する際、申請と承認は必要ありません。
以前は事前に承認を得る必要がありましたが、2022年1月の電帳法改正により承認制度が廃止され、事務負担が軽減されました。

スキャナ保存できる書類とできない書類

国税関係書類の内、一定の取引において作成された帳票や決算のために作成された帳票はスキャナ保存が認められていません。ここでは、スキャナ保存が認められている書類と認められていない書類について解説いたします。

スキャナ保存できる書類

取引相手から受領した請求書などの紙書類をスキャナで電子化し、電子文書として保存できます。以下はスキャナ保存が認められている帳票の一部です。

  • 契約書
  • 注文書
  • 納品書
  • 請求書
  • 領収書

2023年10月に施行されるインボイス制度において、仕入税額控除で必要な書類もスキャナ保存での管理が認められています。

スキャナ保存できない書類

自社で作成した国税関係書類はスキャナ保存が認められていません。スキャナ保存が認められていない帳票をご紹介いたします。

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 棚卸表
  • 賃借対照表
  • 損益計算書

これらの書類はスキャナ保存が認められていません。国税関係書類によって保存要件が異なっているため、事前に認められている書類を確認し対応しましょう。

スキャナ保存の要件

取引先から受領した領収書など紙書類をスキャナ保存するには、真実性の確保と可視性の確保の要件を満たす必要があります。なお、国税関係書類の中で重要書類と一般書類に分けられ、それぞれ求められている要件が異なります。

重要書類と一般書類の保存要件

スキャナ保存をする際に求められる保存要件を解説いたします。

  • 重要書類……資金や物の流れに直結する重要な書類(契約書や領収書)
  • 一般書類……資金や物の流れに直結しない書類(検収書や見積書、注文書)

参照:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問10

重要な書類ほど、スキャナ保存に求められる要件が厳しく定められています。

真実性の確保

真実性の確保に求められる要件は、以下の7点です。

  1. 入力期間の制限
    ①早期入力方式…おおむね7営業日以内
    ②業務処理サイクル方式…最長2か月とおおむね7営業日以内
  2. 一定水準以上の解像度
    解像度が200dpi相当以上
  3. カラー画像による読み取り
    赤色と緑色および青色の階調が256階調以上
    なお、一般書類はグレースケールでの読み取り可
  4. タイムスタンプの付与
    入力期間内に日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与し、保存期間内にデータの改ざんがないことを確認できる必要がある
  5. 読み取り情報の保存
    読み取りの際の解像度と階調、保存した書類の大きさの情報を保存する
  6. ヴァージョン管理
    訂正や削除をした場合、内容とその履歴を確認できるようにする
  7. 入力者等情報の確認
    入力した者、または入力者を監督する者の情報を確認できるようにする

可視性の確保

可視性の確保に求められる要件は、以下の5点です。

  1. スキャン文書と帳簿の相互関連性の確保
    スキャン保存する帳票とそれに関連する帳票において、相互に関連性を確認できるようにする
  2. 見読可能装置の設置
    ①14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタ、操作説明書を備え付ける
    ②データが整理されており、スキャン保存した紙書類と同程度の明瞭さであること
  3. 整然、明瞭出力
    ①拡大または縮小して出力できる
    ②4ポイントの大きさで文字を確認できる
  4. システム開発関係書類などの備付け
    電子計算機処理システムの概要が記載された書類、操作説明書を備え付ける
  5. 検索機能の確保
    ①取引年月日とその他の日付、取引金額、取引先で検索できる
    ②日付または金額の範囲指定により検索できる
    ③2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる

スキャナ保存の注意点

スキャナ保存する際に注意すべきことを2つ解説いたします。

  1. 付与するタイムスタンプは総務大臣に認められたものであるか
    電子文書がある時点で存在していたこと、改ざんされていないことをタイムスタンプで証明します。スキャナ保存では、日本データ通信協会が認めたタイムスタンプを利用しなければいけませんので、注意してください。
  2. スキャナ保存した電子文書を取引年月日やその他の日付、取引金額、取引先で検索できるか
    スキャナ保存を利用するには、取引年月日、取引金額、取引先で検索できるように管理しなければいけません。システムを利用し保存する場合は、スキャナ保存に対応しているか確認しましょう。

そこで、スキャナ保存に対応するシステムとして「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をおすすめします。Shachihata Cloudのタイムスタンプは日本データ通信協会に認められており、検索要件にも対応可能です。

さらに、Shachihata Cloudを提供するシヤチハタでは、スキャナ保存を含む電帳法のセミナーなども実施しているため、基礎知識や運用事例を学べます。

電子帳簿保存法に対応するなら「Shachihata Cloud」

スキャナ保存をした電子文書は、テレワークなど離れた場所にいるメンバーに簡単に送付することができます。また、電子文書を検索したい場合は、キーワード検索で簡単に見つけられるため大量にある紙書類の中から探し出す必要はありません。

また、Shachihata Cloudのチャットツールを利用すれば、メールよりもスピーディにやり取りが行え、あらゆる拡張子のファイルの送受信が可能です。メールでは送れないファイルも簡単に送信できるためテレワークを始めとしたあらゆる働き方に対応できるようになります。

スキャナ保存を含め電子帳簿保存法に対応する方法を検討されている方は、今なら無料トライアルができるShachihata Cloudを利用してみてはいかがでしょうか。

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