電子帳簿保存法での注文書の保存方法とは？保存時の注意点についても解説

公開日：2025/08/28

この記事でわかること

注文書が電子帳簿保存法の対象になるケース（紙と電子データの違い）
発行側・受領側それぞれに求められる注文書の保存方法
紙の注文書をスキャナ保存する際に必要な技術的・運用的要件
電子取引に該当する注文書データの保存ルールと注意点
電子保存時に必要な「検索性」や「見読性」を確保する方法
改ざんや不正を防止するための保存システムや対策
電子保存によって得られるメリット

企業における文書の電子保存が進む中で、注文書の保存方法についても見直しが必要となっています。特に、電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、注文書をデータで保存する際のルールや要件が明確に定められ、違反した場合のリスクも高まっています。本記事では、注文書が電子帳簿保存法の対象となるケース、保存時に必要な要件、注意点、そして電子データで保管するメリットについて、わかりやすく解説します。法令対応の第一歩として、ぜひ参考にしてください。

Index

どのような形態の注文書が電子帳簿保存法の対象になる？

注文書が電子帳簿保存法の対象になるかどうかは、「どのように受け取ったか」「どのように保存しているか」によって異なります。ここでは紙とデータの形式、さらに発行側・受け取り側の立場からそれぞれ解説します。

まず、紙で発行された注文書をそのまま紙で保管している場合、電子帳簿保存法の対象ではありません。あくまで電子化して保存する場合に、法令対応が求められます。たとえば、紙で受領した注文書をスキャナなどで読み取り、PDFなどの形式で保存する場合は、「スキャナ保存」に該当し、電帳法の要件を満たす必要があります。

一方、注文書が最初からPDFやExcelなどのデータ形式で発行・受領された場合、それは「電子取引」とみなされ、電子帳簿保存法の対象となります。この場合、紙に印刷して保管しても法令違反となるため、必ず電子データのまま適切に保存することが求められます。

また、発行側・受領側の立場によっても対応が異なります。発行者は、自社で発行した注文書をどのように保存しているか、受領者は相手から受け取った注文書を紙で受け取ったかデータで受け取ったかによって、必要な保存方法が変わります。企業は、自社がどのような形式で注文書を取り扱っているかを整理し、それぞれの形式に応じて適切な対応を講じる必要があります。

注文書を電子帳簿保存法に則ってデータ保存する際のルール

注文書を電子データとして保存する場合、紙の注文書をスキャンした場合と、電子データとしてやり取りした場合でルールが異なります。以下でそれぞれのケースについて詳しく説明します。

紙で発行した注文書の場合

紙の注文書をスキャンして電子化し、データとして保存する場合にはスキャナ保存のルールに従う必要があります。これは、電子帳簿保存法における「国税関係書類のスキャナ保存制度」に該当し、いくつかの技術的要件と運用体制が求められます。

まず必要なのが「真実性の確保」です。これは、保存したデータが改ざんされていないことを証明するための措置で、具体的にはタイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の記録、操作ログの取得などが含まれます。スキャン時点でタイムスタンプを付与することで、データの信頼性を保つことができます。

次に「可視性の確保」が必要です。これは、保存したデータが画面上で明確に確認でき、印刷してもその内容がはっきりと読み取れる状態であることを意味します。スキャン解像度の設定やファイル形式に注意することが求められます。

さらに、「速やかな保存」が求められています。注文書の受領日からおおむね7営業日以内にスキャンし、保存することが推奨されています。保存の際には解像度200dpi以上・カラーまたはグレースケールなど、技術的な基準を満たす必要があります。また、保存業務の手順を定めた社内マニュアルを整備し、業務担当者がその手順に基づいて作業を行うことも求められます。これにより、誰がどのように保存したかを明確にし、内部統制を強化することができます。

スキャナ保存は一見手軽に見えますが、法令に準拠するためには意外と多くの準備とルール遵守が必要です。保存対象となるデータが膨大な企業では、システムや運用ルールの整備が不可欠です。

電子データにした注文書の保存期間

電子帳簿保存法では、注文書の保存期間は原則7年間と定められています。ただし、法人税法や消費税法の適用によっては、最大で10年間の保存が必要になるケースもあります。たとえば、青色申告を行っている法人や、繰越欠損金がある企業などは、10年の保存が必要となる場合があります。保存期間中は、データが破損したり、閲覧できなくなったりしないよう、定期的なバックアップとシステムの保守も重要です。

注文書を電子データで保存する際の注意点とは

電子帳簿保存法に対応して注文書をデータで保存する際には、法律上の要件だけでなく、運用面での注意点も多く存在します。特に「検索性」と「改ざん防止」の観点から、適切な対策を講じておく必要があります。

検索性を高める必要がある

電子データの保存において、検索性は非常に重要なポイントです。法律上は、取引年月日、取引先名、金額の3つのうち2項目で検索できる機能を備えていなければなりません。

これを実現するためには、単にファイルを保存するだけではなく、整理・分類されたフォルダ構成、ファイル名のルール化、あるいは検索機能付きのシステムの導入が必要です。

たとえば、「2025_03_A社_注文書001.pdf」のように一貫した命名ルールを設定し、システム上で日付・取引先名で検索可能にする工夫が求められます。検索性が高まることで、日々の業務効率も向上し、税務調査時にも迅速に対応できます。

不正や改ざんの対策を行う必要がある

電子データは改ざんや不正のリスクが紙よりも高いため、その防止策が不可欠です。タイムスタンプや電子署名を活用し、誰がいつ保存・編集したのかを記録に残すことで、データの真正性を担保することができます。

また、アクセス制限をかけたり、操作ログを取得しておくことも有効です。たとえば、保存フォルダへのアクセス権限を管理者や担当者のみに限定し、社外からのアクセスを遮断する設定にしておくことで、不正な閲覧や改ざんのリスクを下げられます。

これらの対策は、社内で明確な保存ルールを定め、運用マニュアルに基づいて管理を行うことが前提です。システムやツールだけでなく、人の運用も含めて管理体制を整備する必要があります。

注文書を電子データで保存するメリット

注文書を電子データで保存することには、多くの実務的メリットがあります。

紙で保存するスペースの確保が不要

紙の書類を保管するには物理的なスペースが必要です。大量の注文書を保存する場合、キャビネットや倉庫が必要になり、管理にもコストがかかります。電子保存であればクラウドやサーバー上で保管でき、省スペースかつ低コストで運用可能です。

検索が楽になる

紙の書類を一枚ずつ確認して探す必要がなく、キーワード検索で必要な注文書を瞬時に見つけられます。業務のスピードが上がり、ミスや確認漏れのリスクも減らすことができます。

セキュリティ面の向上

電子データはアクセス制限や暗号化、バックアップ体制などにより、紛失・盗難・火災などのリスクを大幅に軽減できます。紙よりもセキュリティ性の高い保存が可能です。

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