文書の電子化やペーパレス化が進む中、企業や自治体では、文書を安全かつ効率的に管理する仕組みが不可欠となっています。特に、電子帳簿保存法への対応やリモートワークの定着により、文書管理システムの選定は業務効率やコンプライアンスを左右する重要なテーマです。この記事では、文書管理システムの基本から選び方のポイントを整理し、2026年最新版のおすすめ文書管理システム10選を比較しながら解説します。
文書管理システム（DMS: Document Management System）とは、紙の書類や電子ファイルなどの文書を一元管理するためのソフトウェアです。これにより、文書の保管、検索、共有が容易になり、業務効率の向上を図ることができます。また、法令遵守や情報セキュリティの強化にも貢献し、企業や自治体にとって不可欠なツールとなっています。
2026年に注目すべきおすすめの文書管理システムをご紹介します。各システムの特徴を比較し、最適な選択肢を見つけましょう。
こちらで紹介する文書管理システムは下記の通りです。
Shachihata Cloudワークフローは、申請・承認・回覧といった社内ワークフローをクラウド上で一元管理できるサービスです。紙やExcelで運用されがちな稟議書・申請書をデジタル化し、承認状況の可視化や履歴管理を実現する点が特長です。
さらに、機能拡張パックを利用することで、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとして活用できます。ワークフローを起点に文書を管理したい企業や、段階的に電帳法対応を進めたい企業に適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | Shachihata Cloudワークフロー／株式会社シヤチハタ |
| 提供形態 | クラウド |
| 主な機能 | ワークフロー（申請・承認・回覧）、電子印鑑、クラウドストレージ連携、文書管理（電帳法対応） |
| ストレージ容量 | 300MB～（ファイル保存オプション500GB） |
| 初期費用（最安） | 0円 |
| 月額料金（最安） | 1,320円（税込） |
| ユーザー数 | 10 |
| セキュリティ | IPアドレス制限、二要素認証、電子署名、アカウントロック、SAML認証設定等 |
| サポート | 導入前相談・セミナー、オンラインサポート（通話・メール・掲示板） |
| 電子帳簿保存法への対応 | ○（Advanceプラン、もしくはShachihata Cloud 文書管理にて対応可能） |
| 無料トライアル | ○（15日間） |
【JIIMA認証取得】簡単な電帳法対策にShachihata Cloud 文書管理
Shachihata Cloudの通常機能に加え、電帳法対策にファイルの長期保存やインデックス検索、全文検索などの機能を追加したプランです。詳しくはこちらから
PROCENTER/C は、企業内の文書を一元管理し、全文検索やアクセス制御、版管理などを通じて文書活用と統制を両立できる文書管理システムです。オンプレミス／クラウドの両形態に対応しており、既存システムと連携しながら段階的な導入が可能です。承認ワークフローや操作ログ管理にも対応しており、内部統制や電子帳簿保存法対応を重視する中堅〜大企業に適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | PROCENTER/C／NECソリューションイノベータ |
| 提供形態 | オンプレミス、クラウド |
| 主な機能 | 文書の一元管理、全文検索、アクセス制御、版管理、承認ワークフロー、情報共有機能など |
| ストレージ容量 | 50G |
| 初期費用（最安） | 0円（クラウド版） |
| 月額料金（最安） | 50,000円（クラウド版） |
| ユーザー数 | 20（クラウド版） |
| セキュリティ | アクセス制御、多要素認証、暗号化、操作ログ管理など |
| サポート | サポートデスク、Web面談 |
| 電子帳簿保存法への対応 | ○（JIIMA認証取得によりスキャナ保存・電子取引に対応可能） |
| 無料トライアル | 要問合せ |
MyQuick は、社内文書を一元管理できる文書管理システムです。全文検索や管理情報の抽出、期限管理、アクセス・操作権限設定により、文書の活用と統制を両立できます。
クラウド／オンプレミスに対応し、Microsoft Entra ID 連携による SSO や暗号化などのセキュリティ機能も充実。電子帳簿保存法（JIIMA認証）に対応しており、法令遵守が求められる企業にも適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | MyQuick／インフォコム株式会社 |
| 提供形態 | クラウド、オンプレミス |
| 主な機能 | 全文検索、管理情報抽出、期限管理、アクセス・操作権限設定（上位プランでGPT連携、OCR機能など） |
| ストレージ容量 | 10GB |
| 初期費用（最安） | 0円 |
| 月額料金（最安） | 22,000円（税込） |
| ユーザー数 | 無制限 |
| セキュリティ | IPアドレス制限、ファイル暗号化、Microsoft Entra ID連携によるSSO、記録・証跡管理 |
| サポート | サポートデスク、Web面談 |
| 電子帳簿保存法への対応 | ○（スキャナ保存要件、電子書類ソフト要件のJIIMA認証取得） |
| 無料トライアル | ○（1か月） |
Fleekdrive は、クラウド型の文書管理・オンラインストレージサービスです。全文検索やブラウザプレビュー、バージョン管理、共同編集などの基本機能を備え、社内外でのファイル共有を効率化します。
上位プランではワークフローやアクセス・操作権限管理にも対応。ISO/IEC 27017 を取得しており、SSOや暗号化などセキュリティ面も強化されています。電子帳簿保存法への対応はオプションで、スモールスタートしやすい点が特徴です。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | Fleekdrive／株式会社Fleekdrive |
| 提供形態 | クラウド |
| 主な機能 | 全文検索、ブラウザプレビュー、バージョン管理、共同編集など（上位プランでワークフロー、アクセス・操作権限設定など追加） |
| ストレージ容量 | 100GB（10ユーザーの場合：10GB×契約ユーザー数） |
| 初期費用（最安） | 0円 |
| 月額料金（最安） | 6,600円（税込）※1ユーザー660円、最低10ユーザーから |
| ユーザー数 | 10 |
| セキュリティ | ISO/IEC 27017取得、IPアドレス制限、ファイル暗号化、ウイルスチェック、SSO、証跡機能など |
| サポート | 導入前サポート、サポートフォーム（有償で24時間サポート） |
| 電子帳簿保存法への対応 | オプション対応（スキャナ保存要件、電子取引ソフト要件のJIIMA認証取得） |
| 無料トライアル | ○（全プラン30日間） |
IPKNOWLEDGEは、文書の作成・共有から保存、廃棄までを一元管理できるエンタープライズ向け文書管理システムです。文書ライフサイクル管理を軸に、ファイル管理や情報公開、メール連携などの機能を備え、組織全体の文書統制とナレッジ活用を支援します。
クラウド・オンプレミスの両形態に対応しており、業務要件やセキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が可能な点が特長です。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | IPKNOWLEDGE／富士通株式会社 |
| 提供形態 | クラウド、オンプレミス |
| 主な機能 | 文書管理（文書の発生から廃棄／保存に至る文書のライフサイクル管理）、ファイル管理、連携機能（情報公開、メール等） |
| ストレージ容量 | 要問合せ |
| 初期費用（最安） | 要問合せ |
| 月額料金（最安） | 要問合せ |
| ユーザー数 | 要問合せ |
| セキュリティ | 要問合せ |
| サポート | 要問合せ |
| 電子帳簿保存法への対応 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
Fileforceは、クラウド上で文書の保管・検索・共有を安全に行える文書管理システムです。全文検索や高速プレビュー、バージョン管理、アクセス権限設定などを備え、社内外のファイル共有や情報管理を効率化します。
ワークフローやログ管理にも対応しており、セキュリティと操作性のバランスを重視した設計が特長です。ISO/IEC認証の取得やJIIMA認証（オプション）にも対応し、一定の内部統制や法令対応を求める企業にも適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | Fileforce／ファイルフォース株式会社 |
| 提供形態 | クラウド |
| 主な機能 | 全文検索、プレビュー、ワークフロー、ログ・バージョン管理、アクセス権限設定、高速ファイル表示など |
| ストレージ容量 | 100GB |
| 初期費用（最安） | 0円 |
| 月額料金（最安） | 10,890円（税込）※1IDあたり1,089円、最低10IDから |
| ユーザー数 | 10 |
| セキュリティ | ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017取得、データ暗号化、IPアドレス制限、ログ証跡、SSOなど |
| サポート | 導入前相談・セミナー、オンラインヘルプによる問い合わせ対応 |
| 電子帳簿保存法への対応 | オプション対応（電子帳簿ソフト要件のJIIMA認証） |
| 無料トライアル | ○（30日間） |
invox 電子帳簿保存は、電子帳簿保存法に対応した請求書・領収書などの電子データをクラウド上で一元管理できる保存特化型サービスです。
請求書のデータ化や検索、保存要件の管理を効率化でき、電子取引データの保存要件にも対応しています。invox請求書・経費精算などの関連サービスと連携することで、請求書処理から保存までを一連の業務として運用できる点が特長です。初期費用を抑えて導入でき、電子帳簿保存法対応を目的としたスモールスタートにも適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | invox電子帳簿保存／株式会社invox |
| 提供形態 | クラウド |
| 主な機能 | 電子帳簿保存法対応の電子データ保存・検索・要件管理機能など（請求書等のデータ化に対応） |
| ストレージ容量 | 要問合せ |
| 初期費用（最安） | 0円〜 |
| 月額料金（最安） | 2,178円（税込）〜 |
| ユーザー数 | 要問合せ |
| セキュリティ | IPアドレス制限（オプション）、SSO（SAML）対応（オプション） |
| サポート | 導入前相談会、専任担当者によるサポート、有人チャット、導入サポート（オプション） |
| 電子帳簿保存法への対応 | ○ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
SmartDBは、大企業・中堅企業向けに設計されたクラウド型の業務データベース／文書管理基盤です。
申請・承認ワークフローや全文検索、権限管理を備え、業務データと関連文書を一元的に管理できます。Webデータベースとしての柔軟な画面設計に加え、AI機能やMicrosoft 365連携など拡張性が高い点が特長です。
内部統制や監査対応を重視した設計となっており、全社規模での業務標準化や高度な文書・データ管理を求める組織に適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | SmartDB／ドリーム・アーツ株式会社 |
| 提供形態 | クラウド |
| 主な機能 | Webデータベース、ワークフロー、全文検索、権限制御、関連文書管理、AI機能、他システム・Microsoft365連携など |
| ストレージ容量 | 上限1TB |
| 初期費用（最安） | 要問合せ |
| 月額料金（最安） | 要問合せ |
| ユーザー数 | 要問合せ |
| セキュリティ | アクセス制御、多要素認証、証跡管理、監査ログ、BYOK、内部統制・監査証跡管理などの安全機能あり |
| サポート | サポートサイト、FAQ、トレーニング講座、24H365Dシステム監視 |
| 電子帳簿保存法への対応 | 〇 |
| 無料トライアル | 要問合せ |
楽々Document Plusは、企業内に散在する文書や契約書を一元管理できる文書管理システムです。全文検索や高速ビューア、登録自動化などの機能により、日常的な文書検索・参照業務の効率化を実現します。
ワークフローや契約書管理機能を備え、文書の更新通知や履歴管理にも対応している点が特長です。電子帳簿保存法にも対応しており、文書管理を中心に業務プロセスの統制・効率化を図りたい中堅〜大企業に適しています。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | 楽々Document Plus／住友電工情報システム |
| 提供形態 | クラウド・オンプレミス |
| 主な機能 | 全文検索、簡単登録／登録自動化、高速ビューア、ワークフロー、契約書管理（自動通知・更新）など |
| ストレージ容量 | 100GB |
| 初期費用（最安） | 330,000円（税込） |
| 月額料金（最安） | 99,000円（税込） |
| ユーザー数 | 100 |
| セキュリティ | TLS通信暗号化、作業履歴・アクセスログ、PDF透かし挿入など |
| サポート | サポートサイト（問い合わせ対応、新機能・ノウハウ提供） |
| 電子帳簿保存法への対応 | ○（スキャナ保存要件、電子取引要件のJIIMA認証取得） |
| 無料トライアル | 要問い合わせ（デモ可能） |
DocuWorksは、紙文書の電子化から作成・編集・共有までを一貫して行えるドキュメントハンドリングソフトです。電子文書を「紙のように扱える」操作性が特長で、社内文書の作成・回覧・保管といった日常業務を効率化します。
Working Folderと連携することで、検索性やアクセス制御、ワークフロー機能を強化でき、チームや部門単位での文書管理にも対応可能です。電子帳簿保存法への対応には追加構成が必要となるものの、既存の紙業務を無理なく電子化したい企業に適した製品といえます。
| 項目 | 内容 |
| サービス名・会社名 | DocuWorks／富士フイルムビジネスイノベーション |
| 提供形態 | パッケージ（サブスク・標準ライセンス） |
| 主な機能 | 文書作成、共同編集、ワークフローなど（Working Folder連携で検索・権限設定など） |
| ストレージ容量 | |
| 初期費用（最安） | |
| 月額料金（最安） | 990円（税込）※Working Folderとのセットは5ユーザー6,380円（税込） |
| ユーザー数 | 1（Working Folderセットは5ユーザー） |
| セキュリティ | ISO/IEC 27001、プライバシーマーク取得（Working Folder側で暗号化、IP制限など） |
| サポート | ヘルプデスク（電話・メール）、会員制サイト、オンラインセミナー |
| 電子帳簿保存法への対応 | ×（DocuWorks＋Working Folder＋「DocuWorks 文書情報エントリー2」で対応） |
| 無料トライアル | ○（60日間） |
文書管理システムは、単なるファイル保管ツールではなく、業務効率化やセキュリティ強化、法令対応を支える基盤として活用されています。ここでは、多くの文書管理システムに共通して備わっている代表的な5つの機能について整理します。
業務で使用している文書を保管する機能です。請求書や納品書、契約書など紙ベースで受領し保管していた書類を電子化して保管したり、個々人がPCで保存していたファイルなどをクラウドにまとめて保管できます。文書や部署ごとにフォルダ分けすることもできるため、わかりやすく保管できます。
文書管理システムの最も基本的な機能の一つが、文書の検索です。膨大な文書を一元管理するシステムでは、迅速かつ正確に必要な文書を見つけることが重要です。全文検索やメタデータ検索などの機能があり、文書名だけでなく、内容や作成者、日付などの情報からも検索が可能です。これにより、業務の効率化が大幅に向上します。
多くの文書管理システムでは、機密文書を保護するためのセキュリティ対策を充実させています。アクセス制御や暗号化を通じて、特定のユーザーのみが文書にアクセスできるように設定可能です。また、監査ログ機能により、誰がいつ文書にアクセスしたかを追跡することができ、情報漏えいの防止に貢献します。これにより、法的なコンプライアンスにも対応が容易です。
文書管理システムでは、複数の文書の改訂履歴を追跡するバージョン管理が重要になります。特に、複数のメンバーが共同作業を行う場合、どの時点で誰がどのように文書を変更したかを確認できる機能は必須です。古いバージョンへの復元も容易で、誤った修正や紛失のリスクを減らすことができ、作業の透明性と信頼性が向上します。
ワークフロー管理機能は、文書の作成から承認、最終保存までのプロセスを自動化し、効率化するために利用されます。文書の承認フローをシステム内で可視化し、スムーズな業務進行をサポートします。これにより、手続きの遅れを防ぎ、業務効率が大幅に改善されます。
電子帳簿保存法改正！紙での保存は禁止に？
2022年1月に改正された電子帳簿保存法についてご説明いたします。元々は紙文書を電子保存することを認める法律でしたが、そもそも紙文書ではなく電子データで作成される文書も増えてきました。
文書管理システムを導入することで、日々の業務効率化だけでなく、コスト削減やコンプライアンス強化といった経営面での効果も期待できます。ここでは、文書管理システムを導入することで得られる代表的なメリットを整理します。
文書管理システムを用いることで、膨大な文書の検索や共有を迅速に行えるため、作業効率が飛躍的に向上します。手作業でのファイル管理や紙の書類を探す時間が大幅に削減されるため、日常業務のスピードアップが可能です。また、バージョン管理やワークフロー管理機能により、チーム間のコラボレーションもスムーズに進みます。これにより、業務全体の生産性が向上します。
クラウド型の文書管理システムを導入することで、オフィスにいない場合でも、インターネットを通じてどこからでも文書にアクセス可能になります。リモートワークや出張時でも必要な文書を確認・編集できるため、業務の柔軟性が高まります。モバイル端末にも対応しているシステムなら、さらに利便性が向上し、迅速な意思決定を行うことができます。
文書管理システムは、紙の書類をデジタル化することで、ペーパーレス化を促進します。ペーパーレス化によって、印刷コストや保管スペースの削減が実現し、オフィス運営にかかる経費を大幅にカットできるでしょう。また、紙書類の保管や運搬にかかる手間やリスクも低減でき、長期的に大きなコスト削減が見込めると共に、環境にも優しい取り組みとして評価されることも期待できます。
文書管理システムは、法的要件に基づいた文書の保存・管理を容易にします。アクセス権限の管理や文書の監査ログ機能により、誰がいつ文書を操作したかを正確に追跡可能です。これにより、内部統制やセキュリティ面での信頼性が向上し、コンプライアンスの強化につながります。また、法改正や規制に迅速に対応できる点でも、企業にとって大きなメリットとなります。
文書管理システムは、2022年の電子帳簿保存法改正に対応するための必須ツールです。電子文書の保存や検索、タイムスタンプの付与がシステム内で簡単に行えるため、法的要件を満たしながら書類管理が可能です。紙書類のデジタル化により、業務効率も向上します。
電子帳簿保存法改正！紙での保存は禁止に？
2022年1月に改正された電子帳簿保存法についてご説明いたします。元々は紙文書を電子保存することを認める法律でしたが、そもそも紙文書ではなく電子データで作成される文書も増えてきました。
文書管理システムは、製品ごとに機能や提供形態、サポート体制が大きく異なります。自社の業務内容や運用方針に合わないシステムを選んでしまうと、定着せず形骸化する恐れもあります。ここでは、導入時に押さえておきたい代表的な選定ポイントを整理します。
文書管理システムを選定する際、最も重要なのは導入目的に合った機能があるかどうかです。例えば、契約書の管理を強化したい場合は、バージョン管理や全文検索機能が充実しているシステムを選ぶと良いです。また、承認フローやアクセス制御機能があると、文書の共有や管理がさらに効率化されます。
システムをクラウド型にするか、オンプレミス型にするかは、企業の運用スタイルやセキュリティ要件に左右されます。クラウド型は初期コストが低く、リモートワーク対応にも優れていますが、データを外部サーバーに預けるため、セキュリティ面での懸念がある場合もあります。一方、オンプレミス型は社内でサーバーを管理するため、カスタマイズ性とデータ保護に優れています。
文書には機密情報が含まれることが多く、セキュリティ対策が非常に重要です。特に法的な要件が厳しい業界においては、強固なセキュリティが求められます。導入を検討している文書管理システムに、アクセス制御、暗号化、監査ログなどのセキュリティ機能がしっかり備わっているか、確認する必要があります。閲覧権限を詳細に設定したり、操作履歴を監視したりする機能が充実しているツールを導入すれば、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを軽減することができます。
文書管理システムが他の業務システムとスムーズに連携できるかどうかも重要な要素です。たとえば、ERPやCRMなど、既存の業務システムとの連携により、データの重複入力を防ぎ、業務効率を高めることが可能です。外部システムとの連携が柔軟にでき、ファイル共有や承認プロセスを自動化できるツールを選ぶことで、業務の効率的な運用が実現します。
システム導入後のトラブルや操作に関する問い合わせに迅速に対応してくれるサポート体制は、安定した運用に欠かせません。特に初めて導入する場合は、セットアップや操作説明などが充実しているベンダーを選ぶことが重要です。導入時のサポート体制の他、迅速なトラブル対応やヘルプデスクのサポートが提供されているかチェックして、安心して利用を開始できるようにしましょう。
文書管理システムは、単なるペーパレス化の手段ではなく、業務全体の効率化と統制強化を実現するためのプラットフォームです。文書の保管・検索・共有・承認といったプロセスを一元管理することで、作業の属人化や確認漏れを防ぎ、業務スピードを大幅に向上させることができます。
さらに、電子帳簿保存法への対応やセキュリティ強化にもつながり、日常業務とコンプライアンスを両立した運用が可能になります。自社の課題や目的に合った文書管理システムを導入し、業務効率の最大化を目指しましょう。
文書管理システムの導入効果を最大限に高めるには、日々の業務フローと自然に連携できるツールを選ぶことが重要です。Shachihata Cloudでは、電子帳簿保存法に対応した文書管理ツールとして「文書管理充実セット」を提供しており、申請・承認フローからそのまま文書を保存できるため、保存漏れや管理ミスを防げます。
また、既存の文書管理システムや基幹システムと併用しながら導入できる点も特長で、現在の運用を大きく変えずに電帳法対応や業務効率化を進めることが可能です。実際に、ワークフロー起点で文書管理を効率化したケーススタディも公開されており、自社の業務に近い活用イメージを持ちながら検討できます。文書管理と業務効率化を同時に進めたい企業にとって、有力な選択肢といえるでしょう。無料トライアルも可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
Shachihata Cloud Channel
文書管理システム
