Shachihata Cloudタイムカード電子化のすすめ｜デジタル化が進む背景とメリット・デメリット
近年、タイムカードの電子化を進める企業が増加しています。働き方改革への対応や紙ベースの勤怠管理にかかるコストを考慮すると、企業の規模にかかわらずタイムカードの代わりになるものが必要です。
本記事では、タイムカード廃止および勤怠管理システム導入をおすすめする理由と電子化のメリット・デメリットを解説いたします。タイムカード以外の勤怠管理に変える際の注意点も紹介していますので、バックオフィスのDX化を目指す企業の方はぜひ参考にしてください。
紙のタイムカード廃止が進む理由
近年、以下3つの理由から紙のタイムカードを廃止する動きが活発化しました。
- 働き方改革による正確な労働時間の把握
- タイムカードの保存にかかるコスト
- 働き方の多様化に伴う複雑化
紙のタイムカードの衰退にともない、勤怠管理の電子化が進められています。廃止の理由をひとつずつ見ていきましょう。
働き方改革による正確な労働時間の把握
働き方改革により関連法が改正され、大企業・中小企業問わず2019年4月から次の2項目の義務化が決定しました。
- 労働時間の上限規制
- 年次有給休暇の取得（付与日数10日以上の労働者対象）
上記の義務化に当たり、時間外・休日労働における36協定の締結や労働時間・年次有給休暇の正確な把握および記録が必要です。しかし、紙のタイムカードでは管理における客観性の担保や不正申告の防止が非常に困難なことから、電子化を検討する企業が急増しています。
タイムカードの保存にかかるコスト
紙のタイムカードによる勤怠管理では、発行のたびに用紙代を始めとするコストがかかります。また、現行の労働基準法第109条においては、労働関係の重要書類を5年間保存しなければなりません。同143条により当分の間は3年間で良いことになっていますが、紙媒体では対応が難しく、保存スペースのひっ迫も見逃せない問題です。
働き方の多様化に伴う複雑化
現在、働き方の多様化は今後ますますの進展が予想されています。勤怠管理は以前より間違いなく複雑になるため、紙のタイムカードでは負担が大きく、人為的なミスが増加する可能性が否めません。さまざまな働き方を実現するためには、電子化による効率的な勤怠管理手段が求められているのです。
勤怠管理の記録をデジタル保存する方法
勤怠管理の記録を電子化して保存する手段には、以下のような方法が挙げられます。
- タイムカードをスキャンしてデータ化する
- 勤怠管理システムを導入する
タイムカードをスキャンしてデータ化する
既存のタイムカードをスキャンしてデータ化すれば、デジタル保存が可能です。無料で保存場所も必要ないうえ、紛失・改ざんのリスクも減らせます。ただし、スキャンするのは非常に手間がかかる作業であり、業務負担の増加が避けられません。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムを導入してタイムカード自体を電子化することにより、勤怠管理記録も容易に電子化できます。入力した内容がそのまま保存されるため、手間もかかりません。勤怠管理の電子化をスムーズに進めたいなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムは、主に次の2種類に分かれています。
- オンプレミス型
- クラウド型
オンプレミス型
オンプレミス型とは、各企業オリジナルのシステムを構築するタイプのシステムを指します。自社内の勤怠ルールに沿ったカスタマイズが可能であり、自由度が高いシステムです。
ただし、導入前後も専門的な作業が多いため、ITの専門知識をもつ担当者の存在が欠かせません。初期費用も比較的高く、予算に余裕がある企業に適しています。
クラウド型
クラウド型とは、デベロッパーからクラウド上で提供される既存のシステムを利用するタイプのサービスです。オンプレミス型と比べ、初期費用や導入のコストを抑えて導入できます。 サーバーの管理やメンテナンスなどはベンダーが行うため、社内にITに関する難しい知識を有する担当者がいなくても問題ありません。また、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスすることが可能です。
タイムカードを電子化する3つのメリット
タイムカードの電子化によって得られるメリットは次の3点です。
- 労働時間の把握が容易になる
- ワークフローの効率化が図れる
- 働き方の多様化に対応できる
1.労働時間の把握が容易になる
タイムカードを電子化すれば、労働時間を正確に把握しやすくなります。人の手による入力作業が最小限になるため、不正や人為的ミスを軽減する効果も期待できるでしょ
2.ワークフローの効率化が図れる
従業員の労働時間がリアルタイムで数値化でき、ワークフローの人的・時間的コストの削減が可能です。結果が自動的に集計されるため、作業の効率化が図れるだけではなく、管理や過去との比較も容易になります。また、勤怠管理に紙がいらず、物理的な保管スペースも必要ありません。
3.働き方の多様化に対応できる
電子化されたタイムカードなら打刻のための出社が不要であり、直行直帰を始めとする多様な勤務スタイルに対応できます。在宅でのテレワークとサテライトオフィスの増加、短時間勤務やフレックスタイム制など、新しい働き方を導入しやすくなるでしょう。
タイムカードから勤怠管理システムに変えるデメリット
タイムカードから勤怠管理システムに移行する際に生じるデメリットは以下のとおりです。
- コストがかかる
- 従業員の理解が必須
タイムカードの電子化で得られるメリットは大きい一方で、勤怠管理システム移行には次のようなデメリットがあることを事前に把握しておきましょう。
コストがかかる
勤怠管理システム導入には、機器の設置や契約料などの初期費用、保守・運用にかかるランニングコストが必要です。オンプレミス型では、運用開始までに時間もかかります。
とはいえ、システム運用が安定すれば、業務の効率化や従業員のモチベーションアップなどの効果が期待できます。紙やファイルの費用なども削減できるため、コスト面でのデメリットはメリットと相殺できるでしょう。
従業員の理解が必須
勤怠管理システムの導入には従業員の理解が必須です。導入したシステムを実際に操作するのは従業員であり、使いこなせなければ意味がありません。
加えて、ネットワーク環境外での対応や、ITリテラシーへの理解も求められます。勤怠管理システムを導入する場合は、従業員の負担を軽減するための対策を講じる必要があるでしょう。
タイムカードを廃止して勤怠管理システムに変える際の注意点
タイムカードを廃止して勤怠管理システムに変える際には、次の点に注意してください。
- 勤務形態や環境に合うシステムを導入する
- 自社に必要な付随サービスを見極める
- 社内ルールを周知徹底する
勤務形態や環境に合うシステムを導入する
勤怠管理システムの導入の際は、自社の勤務形態に応じたものを選びましょう。常勤・シフト・外勤など、勤務スタイルによって適したシステムおよび運用方法が異なります。また、従業員数やパソコンの配置数などの環境的要因も選定に関わるポイントです。多角的な視点から検討を重ね、自社に適したシステムを選んでください。
自社に必要な付随サービスを見極める
導入する勤怠管理システムが、自社の規模やニーズに合うか見極めることが必要です。ワークフローへの組み込みやすさや給与システムとの連携など付随サービスの範囲も考慮し、コストパフォーマンスの良いサービスを採用しましょう。
社内ルールを周知徹底する
勤怠管理システムの導入には社内ルールの周知徹底が欠かせません。スムーズに移行できるよう、自社における運用ルールを明確に定めることをおすすめします。また、本格的にシステムの運用を開始する前に研修会などを開き、従業員が難なく操作できるよう教育を施すことも必要です。
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現代の企業には、働き方改革への対応の一環として、タイムカードの電子化が求められています。デジタル上で勤務時間や休暇などの記録を保管するなら、勤怠管理システムを導入するとスムーズです。導入・運用や社内教育にコストがかかりますが、労働時間の正確な把握や業務効率化が可能なうえ、多様な働き方の実現をサポートしてくれるでしょう。
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