Shachihata Cloud勤怠管理システムの手引き｜メリット・デメリットや概要と規模別のおすすめや効果・注意点をわかりやすく解説
手動の勤怠管理業務の効率をアップしたいなら、勤怠管理システムでデジタル化するのがおすすめです。近年進められている働き方改革やワークスタイルの多様化にともない、勤怠管理システムへの注目度が高まっています。全従業員の勤怠状況が即座に把握できるうえ、法改正への対応もスピーディーです。
本記事では、勤怠管理システムの概要と期待できる効果をわかりやすく解説いたします。導入時の注意点も紹介していますので、現行の勤怠管理に行き詰まりを感じている企業の方はぜひ導入を検討してみてください。
勤怠管理システムの役割
まず、下記の3項目を明確にし、勤怠管理システムへの理解を深めましょう。
- 勤怠管理システムとは？
- 勤怠管理システムの提供形態
- 勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を一括管理するサービス・ツールのことです。管理できる範囲は、出退勤や残業時間をはじめとし、休日と休暇の管理・把握など、多岐にわたります。スケジュール・シフトの管理や、コンプライアンス違反を防止する機能などが搭載されているサービスもあります。
勤怠管理システムの提供形態
勤怠管理システムの提供形態は、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類です。
オンプレミス型は、自社サーバーに勤怠管理システムを構築する形式の勤怠管理システムであり、独自の条件を設定できます。自由度は高い反面、コストが高くなる傾向にあります。
クラウド型は、インターネット上の既存プラットフォームにアクセスするタイプの勤怠管理システムです。オンプレミス型と比べると機能が限定的とはいえ、低コストで導入できます。
勤怠管理システムの機能
サービス・ツールによっても異なりますが、勤怠管理システムには機能のような機能が搭載されています。
- 打刻と電子印鑑による勤務表への押印
- 残業の管理
- 有給休暇の管理・申請および承認
- 出張や外出予定の表示と記録
- 勤務情報の集計
- 過重労働や休暇の取得漏れなどへのアラート
- 給与システムへのCSV出力
勤務スタイルや入社日などに合わせ、従業員の属性を細かく設定できます。勤怠時間の打刻は、パソコンのほか、スマートフォンなどの携帯端末からも可能です。
勤怠管理システムの導入で期待できる5つのメリット
勤怠管理システムで得られるメリットは次の5つです。
● 一連の勤怠管理業務がスムーズになる
● ミスや不正を最小限に抑えられる
● 打刻・承認漏れが減る
● コンプライアンス違反を防げる
● 法改正への対応が迅速になる
一連の勤怠管理業務がスムーズになる
勤怠管理システムは、勤怠の記録から集計、入力まで、一連の勤怠管理業務が効率的に行えます。各種申請・承認フローが簡潔かつ迅速になるため、担当者の負担が減るでしょう。
ミスや不正を最小限に抑えられる
勤怠管理をシステム化すれば、手入力する部分が少ないことから、集計時の計算ミスを最小限に抑えられます。また、打刻者が特定できるため、違反行為を働きづらくなり、正確な勤怠管理と給与計算が可能です。
打刻・承認漏れが減る
勤怠管理システムでは、押印やプリントのように打刻時のミスがありません。どこでも打刻できるため、リアルタイムでの勤怠管理が可能です。また、アラート機能を活用すれば、申請の承認漏れも減らせます。
コンプライアンス違反を防げる
勤怠管理システムには、法律で義務づけられる記録の客観性を担保するための工夫がこらされています。有給休暇や休日出勤の振替などの付与漏れが減るだけではなく、従業員が権利を行使しやすくなるでしょう。
法改正への対応が迅速になる
法改正があった場合、勤怠管理システムはベンダー側で自動更新されます。自社で複雑な対応をする必要がなく、新制度への移行が迅速です。
勤怠管理システムのデメリット
勤怠管理システムは業務効率化と社内体制の強化に貢献するサービスですが、以下3つのデメリットがあります。あらかじめ問題点も把握したうえで導入を検討してください。
● 導入・運用にコストがかかる
● 対応できない勤務形態がある
● すぐには定着しない
導入・運用にコストがかかる
勤怠管理システムの導入にかかる費用は、提供形態や機能によって異なります。例えば、オンプレミス型では相場として100万円は下りません。予算に応じ、自社に最適なサービスを選定しましょう。
対応できない勤務形態がある
勤怠管理システムがカバーする勤務形態は幅広いとはいえ、必ずしも対応できるわけではありません。事前に自社が採用する勤務形態に合致するかどうかをチェックし、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。
すぐには定着しない
新規導入した勤怠管理システムの使用方法を、全従業員が正しく理解するまでには時間がかかります。勤怠管理システムの定着を早めるためには、企業側が習得をバックアップしてあげることが重要です。
勤怠管理システムの選び方と導入の流れ
本章では、実際に勤怠管理システムを導入する場合に備え、下記の2項目をお伝えします。
● 勤怠管理システムの選び方
● 勤怠管理システム導入の流れ
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選定する際には、以下の5点に注目し、比較・検討してください。
● 機能
● 使いやすさ
● 費用
● コンプライアンス対策
● 他システムとの連携
勤怠管理システムは、自社の課題を解決できる機能を備えたサービスを見極めましょう。操作性がよいサービスを選ぶことで、従業員にかかるストレスを抑えられます。運用コストを考慮すると、リーズナブルでコストパフォーマンスのよいサービスを選びたいところです。
また、勤怠状況が一目で確認でき、アラート機能が搭載されているシステムをおすすめします。他システムと連携できるサービスであれば、各業務のプロセスが効率的になるでしょう。
勤怠管理システム導入の流れ
勤怠管理システム導入の流れは、主に次の3ステップです。
- 次の自社のニーズに合致する勤怠管理システムを選定・導入する
- 詳細条件を設定する
- 運用開始
運用後は、従業員の声や利用状況に応じてサポートに相談しつつシステムを見直していきましょう。
勤怠管理システム運用上の注意点
勤怠管理システムは使いこなせば非常に便利なサービスですが、導入を検討する際は次の3点に注意してください。
● 長期的かつ段階的な導入計画を立てる
● ITリテラシーに応じた従業員教育を施す
● 導入後にブラッシュアップを重ねる
長期的かつ段階的な導入計画を立てる
勤怠管理システムの導入後、従業員が打刻や申請などの操作に慣れるまでには一定の時間を要します。長期的なスパンで計画を立て、段階的に導入を進めていきましょう。
ITリテラシーに応じた従業員教育を施す
操作方法をスムーズに習得できるよう、実際に使用するすべての従業員への説明・教育が不可欠です。ITリテラシーのレベルに応じ、事前にレクチャーや研修会などで学習をバックアップしてあげましょう。
導入後にブラッシュアップを重ねる
自社独自のシステムを開発しない限り、どれほど優れた勤怠管理システムでもニーズを100%満たすことは不可能です。運用しながら改めて自社の課題を洗い出し、必要に応じて機能を取捨選択することで最適化できます。
幅広い企業に対応する勤怠管理システムならShachihata Cloud
勤怠管理システムを導入すれば、手軽に勤怠管理の効率化が実現するでしょう。また、働き方が多様化する現代において、コンプライアンス強化のサポートツールとしても活用できます。導入を検討する際は、リーズナブルで対応できる勤務形態が多いシステムを選定しましょう。加えて自社の勤怠管理方法にマッチさせるためには、導入前の計画立案や運用開始後のブラッシュアップも欠かせません。
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