Shachihata Cloud勤怠管理における法律上のルールとは？違反しない対応方法を解説！
勤怠管理は、企業が行うべき法律上の義務であり、勤怠管理の適切な実施は従業員の健康を守り企業の安定運営のために不可欠な業務です。企業は労働基準法や労働安全衛生法といった法律に基づく規制を遵守することが求められます。特に2019年の労働基準法と労働安全衛生法の改正により、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、勤怠管理における要件がより厳格化されました。本記事では、勤怠管理に関わる法律と制度、2019年の改正労働基準法における勤怠管理のポイント、そしてこれらの法律に違反しないために重要な勤怠管理システムについて解説します。
勤怠管理の法律と制度
勤怠管理とは、従業員の勤務時間や欠勤や遅刻、休暇取得などの労働状況を正確に把握し、記録することです。勤怠管理は、法律によって定められた企業の義務であり、コンプライアンス遵守のために避けて通れません。特に、労働基準法と労働安全衛生法は、勤怠管理と密接に関連しています。
労働基準法と勤怠管理
労働基準法は、従業員の労働条件を保護するための基本的な法律で、労働条件に関する最低基準を定めたものです。労働基準法により、労働時間、休憩時間、時間外・休日労働、割増賃金、解雇予告などの最低基準が設けられています。勤怠管理は、これらの基準を守るために不可欠な業務です。例えば、労働時間の上限や休憩時間の確保、時間外労働の規制などは、適切な勤怠管理を行うことで初めて遵守することが可能になります。企業がこれらの基準に違反すると、法律違反となり、罰則を受ける可能性があります。
労働安全衛生法と勤怠管理
労働安全衛生法は、労働環境の安全と従業員の健康を確保することを目的とした法律です。労働安全衛生法に基づき、過度な労働による健康被害を防ぐための勤怠管理が重要視されています。過密な勤務スケジュールや長時間労働は、従業員の健康を脅かす要因となり得るため、適切な勤怠管理によってこれを防ぐ必要があります。
勤怠管理が法律で義務付けられている理由
勤怠管理が法律で義務付けられているのは、過重労働の防止により従業員の健康を守るためと、労使トラブルの回避による企業の保護を目的としています。従業員が健康で生産的な状態を維持するためには、適切な休息と労働時間の管理が不可欠です。また、企業にとっても、適切な勤怠管理を行うことで賃金の未払いなどを防止し、労働関連の訴訟リスクを回避し、良好な労働環境を保つことができます。これは、企業の社会的評価を保つためにも重要です。
2019年の改正労働基準法・労働安全衛生法改正における勤怠管理のポイント
2019年に行われた労働基準法の改正は、勤怠管理を行う上で大きな影響を与えました。改正により勤怠管理で注意するべき重要なポイントは下記の4点です。
・時間外労働の上限規制
・年次有給休暇の年5日の取得義務化
・労働時間の把握の義務化
・勤怠管理における罰則
時間外労働の上限規制
2019年の改正により、時間外労働時間（残業時間）の上限が明確に定められました。これまでは、改正前は、法律上では残業時間の上限がなく、労働組合や従業員と締結する「36協定」を労働基準監督署に届け出れば、規定の時間を超えての労働が可能でした。しかし、改正後は下記が法的に定められました。
・原則、時間外労働は月45時間、年360時間を超えてはならない
・例外として、上記の制限を越える残業時間は年6回（年6ヵ月）に収める
・上記の例外が適用される場合でも、時間外労働時間は年720時間以内、2～6ヶ月の平均80時間以内、月100時間未満に収める
企業は、これらの制限を超える労働をさせないために、適切な勤怠管理を行うことで従業員の労働時間を厳格に管理する必要があります。
年次有給休暇の年5日の取得義務化
改正により、年次有給休暇の取得がさらに促進されました。従業員には、年10日以上の有給休暇が与えられた場合、そのうち5日間は必ず取得しなければならないと定められました。これは、労働者が十分な休息を取ることを保証するための措置です。企業は、従業員が有給休暇を計画的に取得できるよう、適切な勤怠管理をもって休暇の取得状況を管理する必要があります。
労働時間の把握の義務化
2019年は労働基準法に加え、労働安全衛生法も改正が行われました。この改正では、労働時間の「客観的な把握」が法的に義務付けられました。タイムカード、ICカード等による記録や、従業員のパソコン等の電子計算機の使用時間（使用履歴）を客観的に記録することによる労働時間の把握と、記録の3年間保存が法的に義務付けられています。
勤怠管理における罰則
改正により、勤怠管理に関する罰則が強化されました。これまでは法的な規制ではなく、厚生労働大臣の告示によって上限が定められており、上限を超過した企業に対しては行政指導のみとなっていましたが、改正により、従業員の労働時間の上限超過については、「6ヶ月以下の懲役」もしくは「30万円以下の罰金」（※1）となり、悪質な場合は企業名が公表されることになります。企業は、改正法の要件を満たすために、勤怠管理においてより一層の注意を払う必要があります。
※1参考：厚生労働省 時間外労働の上限規制わかりやすい解説
https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf
勤怠管理で法律に違反しないためには
2019年の法改正により、法律違反に対する企業への罰則が厳しくなりましたが、法律違反を避けるためには、勤怠管理を確実に行うことが非常に重要です。そのためには、勤怠管理システムの利用が効果的です。ここでは、勤怠管理システムとはどのようなものか、そして勤怠管理システムのメリットについて解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出勤、退勤、休憩、時間外労働などの勤務状況をコンピューターシステム上でデジタル化し、管理と保存を行うシステムです。勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に計測し、データベースに保存することができます。多くのシステムでは、クラウドベースで提供・運用され、パソコンとインターネットさえあればどこからでもアクセス可能です。リアルタイムでの勤怠データの把握が可能になり、労働時間の管理をより容易かつ確実に行うことができます。
勤怠管理システムのメリット
有料の勤怠管理システムは、無料のシステムのデメリットを補う機能や性能を提供しているケースが多いと言えます。有料の勤怠管理システムのメリットは下記の通りです。
・正確な労働時間の記録
・勤怠管理の効率化と省力化
・規模の拡大に対応できる柔軟性
・報告と監査への対応が可能
正確な労働時間の記録
勤怠管理システムにより、従業員の勤務時間を正確に記録することができます。客観的な労働記録の作成が可能になり、コンプライアンスの順守と、時間外労働の上限規制違反を防ぐための強力なツールとなります。
勤怠管理の効率化と省力化
勤怠管理業務は非常に煩雑です。勤怠管理システムによる勤怠データの自動収集と処理は、人事・労務担当者の作業負担を大きく軽減できます。時間とコストの節約につながります。
規模の拡大に対応できる柔軟性
クラウドベースの勤怠管理システムは、スモールスタートが可能で、従業員数の増加やデータ容量の増大にも柔軟に対応できる拡張性を備えています。企業の成長に伴うニーズの変化にも適応しやすくなります。
報告と監査への対応が可能
労働監督署や他の関連機関への報告が求められた際、勤怠管理システムからのデータ抽出を迅速かつ正確に行うことができます。必要な監査や検査への対応が容易になります。
勤怠管理を確実かつ効率的に行うにはShachihata Cloudがおすすめ
本記事で解説したように、2019年の法改正により、コンプライアンスを順守するために勤怠管理を確実に行う必要が出てきました。この対策として、確実かつ効率的に勤怠管理を行うための勤怠管理システムを導入することは非常に有効な対策のひとつと言えます。
Shachihata Cloudは、PCとインターネット環境さえあればどこからでも利用できるクラウドベースの勤怠管理機能を提供しています。豊富な機能を備えており、時給雇用や裁量労働制、シフト勤務、アルバイトなど多様な働き方にも対応しています。クラウドベースであるため、企業の規模に合わせてリーズナブルな価格で、かつ簡単に導入することができます。
詳しい資料はこちら
勤怠管理システムを選定する際は、機能、利便性、予算などを総合的に考えて検討することが必要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。
Shachihata Cloud Channel