無料で電子契約を使う方法とは？利用方法や有料プランとの違いも解説！

公開日：2024/08/06 更新日：2025/01/06

DX タイムスタンプ効率化電子契約電子帳簿保存法

DX化が進むにつれて、紙の契約書を電子化する企業も増えてきました。
電子契約書を利用することには、印刷代や郵送料のコストカット、契約締結までが速くなるといったメリットがあります。
一方で、電子契約書を作成するためにかかる費用がネックであると感じている企業もあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子契約書を無料で作成する方法や注意点について解説いたします。

コストを抑えてDX化を推進したい企業にぴったりの内容となっていますので、ぜひ電子契約書を導入する際の参考にしてください。

なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。

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電子契約を無料で使う方法とは？

企業が紙とハンコで契約を締結する従来の方法から電子契約に移行する際、最も懸念されるのがコストです。電子契約サービスの導入には、電子証明書のICカード購入費用や専用機器の準備、さらには月額利用料が必要となる場合が多く、こうした初期投資が移行のハードルになることがあります。

特に、社内稟議が必要な場合、電子契約の実績がない状態で追加費用を承認してもらうのは簡単ではありません。しかし、電子契約を試験的に利用し、その効果を示すことができれば、社内での承認を得やすくなるでしょう。そのためには、まずは無料で利用できる方法を模索することがポイントです。

実際、無料で電子契約を活用する手段は存在します。本記事では、コストをかけずに合法的に電子契約を利用する具体的方法を解説します。これを活用することで、電子契約導入の第一歩を踏み出すきっかけとなることでしょう。

電子契約を無料で利用する具体的方法

電子契約を無料で利用する方法は主に2つあります。ここでは、クラウド型電子契約サービスの受信者として利用する方法と、無料で送信者として締結できる電子契約を活用する方法について詳しく解説します。

①クラウド型電子契約サービスの受信者として契約を締結する

電子契約を無料で利用する方法として、クラウド型電子契約サービスの受信者となる方法があります。クラウド型の電子契約サービスでは、契約書1通ごとに発生する料金を送信者が負担する仕組みが一般的です。そのため、送信者となる取引先に有料サービスを利用してもらい、自社は受信者として契約を締結すれば、コストをかけずに電子契約を利用することが可能です。

この場合、ICカードの購入費や専用機器は不要で、送信者が契約書を送付した際に受信し締結するだけで、費用が発生しない場合がほとんどです。特に、取引先が既に有料のクラウド型電子契約サービスを利用している場合は、この仕組みを活用することでスムーズに電子契約を試用することができます。この方法は、まず電子契約の効果を試験的に検証したい企業にとって、有効な選択肢となります。

②無料で送信者として締結できる電子契約サービスを利用する

　もう一つの方法は、無料で送信者として利用できる電子契約サービスを選ぶことです。クラウド型電子契約サービスの中には、一定の条件下で送信者としても無償で利用可能なプランを提供しているものがあります。

たとえば、以下のような条件付きで無料プランを利用できる場合があります

初回利用から一定期間（例：30日間）無料
毎月の送信件数が一定数まで無料

こうしたプランを利用すれば、初期費用をかけずに電子契約を運用し、利用実績を積むことができます。また、この実績をもとに社内での承認を得やすくすることも期待できます。

ただし、無料プランには機能制限がある場合が多いため、利用目的や将来的な拡張性を考慮しながら選ぶことが重要です。一時的な契約や少量の利用であれば、この方法で十分対応できるでしょう。

無料版の電子契約と有料プランの違い

無料版の電子契約サービスは手軽に利用できますが、上述の通り、有料プランと比較するといくつかの機能制限があります。ここでは、無料版と有料プランの具体的な違いを解説します。

機能制限がある

　無料版の電子契約サービスには、登録できるアカウント数や利用可能な機能に制限が設けられている場合がほとんどです。例えば、以下のような制約が一般的です。

登録アカウント数の制限：無料版の電子契約サービスでは、登録できるユーザー数が1～2人の少数に限定されている場合があります。
ワークフロー機能の非対応：社内承認フローや捺印プロセスの自動化が利用できない場合があります。
契約管理機能の欠如：締結済みの契約を一覧で管理したり、検索する機能が提供されないことがあります。

こうした制限により、簡単な契約には対応できても、大規模な運用や効率的な管理が必要な場合には不便を感じることがあります。

タイムスタンプが付与されない場合がある

　無料版を利用する際に注意が必要なポイントの一つが、タイムスタンプの有無です。タイムスタンプは契約書の改ざん防止や長期的な有効性を保証するために欠かせない要素です。しかし、一部の無料版では、電子署名だけでタイムスタンプが付与されないケースがあります。

タイムスタンプが付与されていない契約書は、法的有効性が損なわれるリスクがあります。たとえば、契約後に改ざんが疑われた場合、タイムスタンプがないと契約時点での真正性を証明するのが難しくなります。そのため、無料版を利用する場合でも、タイムスタンプが付与されるかを確認することが重要です。

低コストで電子契約を導入するなら「Shachihata Cloud」

電子契約書はWordやExcelを使えば無料で作成できますが、セキュリティ面で懸念が残ります。

また、電子契約サービスの無料プランは機能が制限されている場合も多く、ストレスなく利用できるとは言い切れない側面もあります。

契約の有効性や本人性の担保、DX化の促進を考えると、改ざんされない仕組みが整っている電子契約サービスの導入を検討することがおすすめです。

株式会社シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、立会人型の電子署名とタイムスタンプで非改ざん性を担保した電子契約ができます。ワークフロー機能も備わっているため、電子契約書の捺印や回覧・承認もすべてツール1つで完結できるのが特長です。

Shachihata Cloudでは、電子契約に必要な機能を準備しております。「ワークフロー充実セット」では、電子契約書の社内承認をスピーディに実施し、電子署名とタイムスタンプを付加することで法的に対応可能です。
オプションの長期保存キャビネットに保存することで、電子帳簿保存法にも対応できます。必要な機能はオプションで追加できる仕組みなので、最低限の機能で費用を抑えながら使い、スモールステップで電子契約の導入を進められます。

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