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DX化が進むにつれて、紙の契約書を電子化する企業も増えてきました。
電子契約書を利用することには、印刷代や郵送料のコストカット、契約締結までが速くなるといったメリットがあります。
一方で、電子契約書を作成するためにかかる費用がネックであると感じている企業もあるのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子契約書を無料で作成する方法や注意点について解説いたします。
コストを抑えてDX化を推進したい企業にぴったりの内容となっていますので、ぜひ電子契約書を導入する際の参考にしてください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約書を無料で作るためには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは、2通りの方法を解説いたします。
まずは、WordやExcelで作成したものを電子データで相手に送る方法です。
WordやExcelには契約書のテンプレートがあり、手軽に作成できます。
作成した電子契約書はPDFファイルで保存し、メールやチャットで送信することで相手も確認できる形を作ります。
電子契約サービスには、無料で利用できるプランもあります。
契約書のテンプレートが備わっているサービスであれば、1つのツールの中で契約書作成から送付まで行えるため、いくつものツールを使い分ける必要がありません。
ただし、無料版だと使える機能数に制限があり、利用したかった機能が使えない場合もあります。（詳しくは後述）
電子契約書を無料で作成することは、コストを抑えて手軽に作れる点がメリットです。 しかし、以下のように注意しなければならないこともあります。
注意点を抑えた上で、クリアできる方法を探しましょう。
WordやExcelを使って電子契約書を作成する場合、セキュリティ面での心配があります。
それはシステムの機能上、誰でも簡単に改ざんできてしまう点です。いつ誰が署名したか履歴が残らないことから電子署名の書き換えが容易にできるため、本人性を担保するのが難しい場面が出てしまいます。
万が一のときに証拠として機能しない場合があるため、WordやExcelで作成した電子契約書にも専用のシステムを導入することがおすすめです。
電子契約サービスの中には無料で使えるものもありますが、機能面で制限がある場合がほとんどです。
例えば、以下のような制限が挙げられます。
機能に制限があると、電子契約の導入に付随してDX化を進めるときに支障が出てきてしまいます。また、セキュリティ面でも課題をクリアできない場合もあります。
一時的に電子契約を結びたい場合は便利ですが、将来的に電子契約を利用していくのであれば無料プランだけでは厳しい側面もあるでしょう。
コストを抑えて電子契約サービスを選ぶコツは、以下の3つです。
では、ポイントを1つずつ確認していきましょう。
コストを抑えるためには、初期費用がかからないものを選ぶのがおすすめです。
初期費用はシステムの導入時に発生する料金で、数万円～十数万円かかる場合が多くあります。
最近では月額費用のみで利用できるサービスも多数登場しているので、費用を確認する際は初期費用もチェックしてみるとよいでしょう。
電子契約サービスを選ぶ際は、利用ユーザーの数にも注目しましょう。
電子契約サービスの料金形態には「1ユーザーあたり」「月額固定」の2種類があります。
月額固定は、利用したいユーザー数が多いときに適しています。ただし、利用人数に制限がある場合もあるため、何人まで利用できるか確認が必要です。
小規模の会社やチームで利用したい場合は、1ユーザーあたりの方が安く済むことも多くあります。 サービスを検討する際は、ユーザー数を明確にしてから選ぶとコストカットに繋がるでしょう。
自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選ぶことも大切です。
多機能なほうが便利に感じますが、そのぶん利用料が高い傾向にあります。
そのため、自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選べば、コストを抑えることに繋がるのです。
おすすめは、オプションタイプの電子契約サービス。必要な機能が出てきたときに付け足していく形のサービスを導入すると、その時その時で見直して余分なコストを抑えられます。
企業が自社の価値を維持しつつ成長していくためにはコンプライアンスへの対応も必要不可欠です。ここでは、電子帳簿保存法の概要とその重要性について解説します。
電子帳簿保存法とは、企業が取引記録や会計資料を電子データで保存する際の要件を定めた法律で、従来紙で管理されていた請求書や領収書などの書類を電子ファイルとして保管するための基準を定めています。1998年7月に施行され、2022年に大きな改正が行われたこの法律は、ペーパーレス化を推進し、企業の業務効率化とコスト削減を目指しており、2022年1月以降に電子取引された文書については、全て電子形式での保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法へ対応している電子契約サービスを選ぶことが重要な理由を解説します。
企業は、取引や会計に関する書類や帳簿を電子形式で保存する義務があります。電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを活用することで、契約処理だけでなく、これらの書類を電子形式で適切に保存することができます。法的に認められた方法でデータを保存することにより、簡単にコンプライアンスを遵守することができます。
電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを導入することで、書類の検索や閲覧が容易になります。電子データとして保存されているため、必要な書類へ迅速にアクセスすることができ、業務の効率化に繋がります。また、デジタルデータの特性を活かして、データ分析や報告作業を自動化することも可能です。
紙の帳簿を保管するためのスペースや管理費用を削減できる点も大きなメリットです。さらに、印刷費や郵送費も削減できるため、総合的なコストカットが実現できます。電子帳簿保存法に対応することで、企業は効率的かつ経済的に業務を遂行することができるようになります。
電子契約書はWordやExcelを使えば無料で作成できますが、セキュリティ面で懸念が残ります。
また、電子契約サービスの無料プランは機能が制限されている場合も多く、ストレスなく利用できるとは言い切れない側面もあります。
契約の有効性や本人性の担保、DX化の促進を考えると、改ざんされない仕組みが整っている電子契約サービスの導入を検討することがおすすめです。
株式会社シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、立会人型の電子署名とタイムスタンプで非改ざん性を担保した電子契約ができます。ワークフロー機能も備わっているため、電子契約書の捺印や回覧・承認もすべてツール1つで完結できるのが特長です。
Shachihata Cloudでは、電子契約に必要な機能を準備しております。「ワークフロー充実セット」では、電子契約書の社内承認をスピーディに実施し、電子署名とタイムスタンプを付加することで法的に対応可能です。
オプションの長期保存キャビネットに保存することで、電子帳簿保存法にも対応できます。必要な機能はオプションで追加できる仕組みなので、最低限の機能で費用を抑えながら使い、スモールステップで電子契約の導入を進められます。
この機会に、セキュリティ面をクリアしつつ、低コストで利用できるShachihata Cloudを利用してみませんか？無料トライアルを行っていますので、ぜひこの機会にご検討ください。
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