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デジタル化が進む現代、企業は法的要件に準拠しながら効率的な文書管理を行う必要があります。特に、2021年1月に施行された電子帳簿保存法の改正は請求書の取り扱いに大きな影響を与えました。2024年1月1日から電子取引データのデータ保存が義務化されることになります。
本記事では、改正電子帳簿保存法の概要、紙で受け取った請求書の扱い方、保存方法、およびデータ保存時の注意点について詳しく解説します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子帳簿保存法への対応について」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子帳簿保存法への対応にお役立て下さい。
電子帳簿保存法という法律を聞いたことがあっても、具体的な内容まで知っている人は少ないかもしれません。まず、電子帳簿保存法の概要と目的、改正のポイントについて解説します。
電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された、企業が取引記録や会計資料を電子的に保存するための法律です。所得税法、法人税法、消費税法等に規定されている帳簿書類を納税地において書面で保存することが義務づけられているものを、一定の要件のもと電子記録（電子データ）による保存を認めるものです。これまで紙で扱っていた請求書や領収などの電子保存が認められることで、文書の管理が効率化され、検索や共有が容易になります。さらに、物理的な保存スペースの削減や紙の使用量の減少にもつながり、経済的かつ環境的なメリットが期待されます。
電子帳簿保存法の施行背景には、IT化による文書管理の効率化と、国際的な会計基準への対応があります。伝統的な紙ベースの文書管理では、大量の文書を迅速かつ正確に処理することが難しくなってきました。さらに、企業のサステナビリティや環境保護への意識の高まりも、電子化を推進する一因となっています。電子帳簿保存法の主な目的は、文書管理の効率化と透明性の向上、コンプライアンスの強化、そして環境負荷の軽減にあります。
電子帳簿保存法は1998年７月に施行され、複数回の改正を経て今日に至ります。2022年の改正では、電子で行われる取引（例えば、電子メールでの請求書のやりとりなど）における帳簿の保存要件が緩和され、電子化の導入と電子データでの保存がしやすくなりました。また、電子取引された書類の紙による保存が廃止され、2022年1月以降に電子取引される書類は全て、電子データのまま保存することが義務付けられました。これは、電子文書の真実性と改ざんを防ぐための措置です。
電子帳簿保存法改正によって、電子で受け取った「国税関係書類」の電子保存が義務化されています。国税関係書類には、請求書や注文書、見積書、契約書、領収書などが含まれています。ここでは、電子帳簿保存法における請求書の扱い方について解説します。
電子帳簿保存法では、主に二つのタイプの請求書が対象となります。一つは「受領した請求書」、もう一つは「自社で発行した請求書控え」です。これらは、それぞれ法的な保存要件に従って管理する必要があります。
取引相手の企業や個人から受け取った請求書を指します。これらの文書は、取引の証拠としての重要な役割を担っており、適切に保存する必要があります。
自社で顧客に提供した請求書の控えも、同様に重要です。これらは、販売やサービス提供の記録として、会計および税務目的で必要とされます。
受領した請求書については、紙の請求書と電子データとで扱いが異なります。それぞれの扱い方については下記の通りです。
紙で受領した請求書については、下記2つの対応方法があります。
・紙のまま保存する
・スキャナ等で電子データとして保存する
紙のまま保存する場合は、会計処理が終わったあとに原本をファイリングして書類庫など所定の場所で保存する必要があります。
電子データとして保存する場合は、スキャナ等でスキャンし、定められた期間、システム上で保存します。なお、改ざん防止のために、データ受領後２ヵ月以内にタイムスタンプを付与する必要があります。ただし、データの訂正削除ができない又は訂正削除の履歴が残るシステムで保存する場合は、タイムスタンプの代替とすることができます。この場合、タイムスタンプは不要です。
PDFなど、電子データで受領した請求書は、そのままシステム上で、電子データで保存します。2022年改正の電子帳簿保存法施行により、電子データで受領した請求書は紙に印刷して保存することが認められなくなりました。
請求書の発行側は、取引の証跡を残すために、正式な請求書とは別に請求書の控えを残しておくことがありますが、請求書控えを発行した場合は、受領した請求書と同様に保存が必要になります。請求書控えを紙で発行した場合は、紙のまま、またはスキャンして電子データとして保存します。一方、電子データで発行した場合は、受領した際と同様の方法で保存します。なお、これまでは請求書控えの発行は任意でしたが、2023年10月から開始されたインボイス制度により、適格請求書発行事業者に対しては請求書控えの発行が義務づけられています。
請求書を電子データで保存するためには、保存要件を満たす必要があります。ここでは、請求書データの保存方法と、電子データ保存時の注意点について解説します。
請求書の電子データの保存方法には下記2通りの方法があります。
・スキャナ保存
・電子データ保存
スキャナ保存方式は、紙の請求書を電子ファイルに変換し保存する方法です。取引相手から受け取った紙の請求書を、スキャナ等の機器を使用し、スキャニングして保存することを指します。紙で受領した場合と同様、タイムスタンプを付与する必要がありますが、訂正・削除履歴の保存など、改ざん防止対策がとられたシステムであれば、付与の必要はありません。
電子データ保存方式は、請求書がPDFなどの電子データとして発行された場合の保存方法です。メール等の電子的な取引により授受した請求書データは「電子取引」に該当するため、送信側も受信側も電子データのまま保存する必要があります。これまでは、紙にプリントして保存することも可能でしたが、2022年の改正により、電子保存が義務化されました。なお、電子データの保存義務化については、業界団体からの声を受け電子化が間に合わない企業に対して、施行から2年（2023年12月31日まで）の猶予期間が設けられています。
改正された電子帳簿保存法では、請求書を電子データで保存するために、下記の要件を満たす必要があります。
・真実性の確保
・可視性の確保
「真実性の確保」は、下記のいずれかを満たす必要があります。
改ざん等の防止対策が施された文書管理システムを導入することがベストですが、すぐに予算をかけられない場合は、改ざん防止等のための事務処理規定を準備することがおすすめです。
「可視性の確保」は、下記のすべてを満たす必要があります。
一般的な文書管理システムを利用する場合、「可視性の確保」要件については対応している可能性が高いですが、システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかは確認が必要です。
本記事で解説したように、電子帳簿保存法への対応として文書管理システムの導入は、非常に有効な対策のひとつと言えます。
Shachihata Cloudは、2022年2月に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得。文書に対してインデックスを付与し、電帳法の要件に則した保管、検索を行うことができます。
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電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを選定する際は、機能、利便性、予算などを総合的に考えて検討することが必要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。
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