Shachihata Cloud DXコラム 勤怠管理の方法とは?種類別にメリットやデメリットを解説
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勤怠管理の方法とは?種類別にメリットやデメリットを解説

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WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

勤怠管理は、従業員の過重労働を防止するために重要な役割をもつ業務のひとつです。正しく管理することは企業の責任なので、効率よく正確に行える方法を模索している場合も多いのではないでしょうか。

本記事では、勤怠管理の方法をメリット・デメリットを交えて解説いたします。雇用形態ごとに注意したいポイントも解説していますので、勤怠管理に悩みを抱えている担当者の方はぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤の時間を管理することです。管理する対象には時間外労働や休日出勤などの時間も含まれます。

ここでは、勤怠管理を行う目的や対象となる従業員について解説いたします。

勤怠管理を行う目的

勤怠管理を行う目的は、従業員の過重労働を防止するためです。労働基準法第32条では、「労働時間は1日8時間、週40時間を超えてはならない」と定められています。時間外労働についても限度が決まっているため、企業は従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握しておかなければなりません。長時間労働は健康にもかかわってくるため、従業員の心身を守るためにも勤怠管理は重要な業務です。

また、正確な労働時間の把握は、従業員に対して給与を正しく支払うことにもつながります。間違った給与を支払ってしまうと従業員の信頼を損ねてしまうため、しっかり勤怠管理を行いましょう。

勤怠管理の対象となる従業員

平成29年に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、勤怠管理の対象となる従業員は「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者(事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間性が適用される時間に限る)を除くすべての労働者」とされています。

ここでの「労働基準法第41条に定める者」とは、管理監督者など事業所の責任者を指します。役職にとらわれず、労務管理について経営者と一体的な立場にある者は、管理監督者と判断されます。

勤怠管理の主な方法とメリット・デメリット

勤怠管理の主な方法を4つ解説いたします。

メリットやデメリットを踏まえて、自社に合った管理方法を模索しましょう。

勤怠管理の方法 メリット デメリット
出勤簿 ・手軽に始められる ・記入漏れや紛失のリスク ・集計に時間がかかる
タイムカード ・短い時間で打刻できる ・打刻漏れや転記ミスのリスク ・集計に時間がかかる
Excel ・自動集計できる ・入力漏れのリスク ・関数作成の知識が必要
勤怠管理システム ・不正打刻を防止できる ・自動集計できる ・給与計算システムとも連携可能 ・導入や運用にコストがかかる ・従業員への教育が必要

出勤簿

出勤簿は、従業員が自分で出退勤の時刻を記入していく方法です。月末に締めて、労働時間を手作業で集計して管理します。メリットは、フォーマットを作れば毎月印刷して設置するだけで済むことです。難しい機械の導入なども必要ないため、手軽に始められます。

デメリットは、記入漏れや紛失のリスクがあることや集計に時間がかかることです。記録する本人や集計する担当者がミスをする可能性は拭いきれません。人為的ミスが起こらないよう、対策することが求められます。

タイムカード

タイムカードは、タイムレコーダーにカードを通して、出勤・退勤の時刻を記録する方法です。月末にタイムカードを集めて、手作業で入力・集計を行うことが多くあります。メリットは、手書きほど打刻に時間がかからないことです。タイムレコーダーに通すだけで時刻が記録できるので、手軽に打刻できます。

デメリットは、打刻漏れのリスクがあることや集計に時間がかかることです。出勤簿同様、本人が忘れてしまうと打刻漏れが起きてしまいますし、集計は手作業なので転記するのに時間がかかります。また、人為的ミスが起こりやすいのも課題です。

Excel

Excelのフォーマットに従業員が入力していく方法もあります。メリットは、数式を入れることで勤務時間や勤務日数を自動的に集計できることです。出勤簿やタイムカードの課題である集計の時間を短縮できます。

ただし、入力漏れが起こる可能性は拭いきれません。また、関数の作成に詳しい人がいれば簡単に作れますが、そうではない場合は作成に時間がかかる場合もあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、スマートフォン・PC・生体認証・ICカード・社員証などさまざまな打刻方法があります。本人性のある打刻方法を採用することで、不正打刻の防止につながります。また、月末の集計も自動化できるため工数が削減できるのもメリットです。給与管理システムと連携すれば一元管理できるため、担当者の負担も減らせるでしょう。

一方、ほかの方法と比べて導入や運用にコストがかかります。また、正しくシステムを使いこなせるように、従業員への教育も必要です。はじめに手間はかかるものの、長い目で見ると大きなメリットがある勤怠管理方法です。

勤怠管理方法のポイントを雇用形態ごとに解説

正社員以外の雇用形態も勤怠管理が求められます。

ここでは、雇用形態ごとに注意すべきポイントを解説いたします。

  • パートやアルバイト
  • 派遣社員
  • 契約社員
  • テレワーク・在宅勤務

パートやアルバイト

パートやアルバイトで働く人は、扶養控除内で働くことを希望する人も多くいます。そのため、繁忙期の稼働が多ければ他の月で調整するなど、年単位で考える必要があります。

また、扶養の中にも所得税が課税される103万円、社会保険加入が必要な106万円または130万円などいくつか種類があるので、どの扶養控除内を希望しているのかチェックしましょう。

派遣社員

派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先が一体となって勤怠管理を行います。そのため、派遣先から派遣元へ正確な労働時間をスムーズに伝えられるよう、体制を整える事が重要です。

契約社員

契約社員は、雇用期間が決まっていること以外、ほとんど正社員と同じ待遇になることが多い雇用形態です。

よって、正社員と同様の勤怠管理を行っていれば問題ありません。

テレワーク・在宅勤務

テレワークや在宅勤務をしている従業員は出社して打刻するわけではないため、正確に把握できるツールの活用が必須です。自己申告だと実態と異なる場合もあるので、適宜確認の場を設ける必要が出てしまいます。そのため、GPS機能でどこから打刻したかわかるシステムなどの採用がおすすめです。

効率よくできる勤怠管理方法なら「Shachihata Cloud」

勤怠管理方法はいくつか種類がありますが、正確に労働時間や休暇などを把握するためには勤怠管理システムの導入がおすすめです。労働時間の自動集計や給与計算システムとの連携など、担当者の負担を減らせる機能が豊富に搭載されています。費用面や教育などでコストはかかりますが、正確で効率のよい勤怠管理を行うなら、どの方法よりもシステムでの管理に軍配が上がります。

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