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2022年１月より施行された改正電子帳簿保存法は、2023年12月までの宥恕期間が設けられていましたが、2024年1月1日より、電子取引に関する重要な変更が実施されることになりました。これに伴い、取引に関連する電子データで保存したり、管理したりする際の社内規定として事務処理規定を定める事業者も多く見られます。事務処理規定が必要なのはどのようなケースなのでしょうか。電子帳簿保存法の保存要件に沿った事務処理規定の作り方についても解説します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子帳簿保存法への対応について」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子帳簿保存法への対応にお役立て下さい。
電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。1998年に施行されて以来何度か改正を繰り返し、「令和5年度税制改正」により改正された内容が最新のものとなります。
企業や個人事業者は、同法に基づく各種制度を利用することで、経理業務のデジタル化やペーパーレス化を図ることができます。その一方で、取引情報を含む電子データの保存義務や、その保存方法等についても同法に定められています。
2024年1月1日より、電子取引の際の電子データ保存が義務化されることに伴い、事業者側としては改正電子帳簿保存法に定められた要件に沿う形で、電子取引データの保存を行う必要があります。
電子帳簿保存法における電子取引データの保存に関する重要な要件の１つは「真実性の確保」です。これは電子データの訂正削除や改ざんを防止するためのもので、真実性を確保するための措置として
「タイムスタンプが付与された電子データの授受」
「電子データの授受後、速やかなタイムスタンプの付与」
「訂正削除の作業履歴が残るシステム、もしくは訂正削除ができないシステムの使用」の他、
「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け」
が示されています。
事業者は上記いずれかの方法によって電子取引データを保存することになりますが、専用システムの導入だけでは真実性確保の要件が十分満たされない場合などに、各事業者が事務処理規定を設けることになります。事務処理規定の作成が望ましいのは以下のようなケースです。
たとえば導入しているシステムにおいて、タイムスタンプ付与の対象となるファイル形式が限られている、スキャナ保存にしか対応していない等、何らかの制限や制約があるケースでは、事務処理規定を設けることによって真実性の確保要件を補填することがあります。
また、自社と取引先で異なるシステムを採用しており、取引先から受け取ったファイル形式が自社の会計システムで授受できないような場合や、データ受け取りと保存で異なるシステムを採用していてデータの移行が難しい場合なども、事務処理規定を設けておくことで安心感に繋がるでしょう。
事務処理規定を設けて業務の手順やルールを明確化することで、社内の内部統制を強化する効果も期待できます。たとえばデータの訂正削除を行いたい際など、申請書の記載・提出や管理責任者の認可といった運営ルールを定めておくことによって、社内における電子データ取り扱いの厳格化が図れます。
電子帳簿保存法に対応した事務処理規定の作り方については、電子帳簿保存法施行規則第4条1項4号に定められた「適正事務管理規程」に則ったデータ保存処理を行う必要があります。国税庁のウェブサイトに規定のサンプル[浩吉1] が公開されていますので、これを元に自社の運用体制にあった形で作成されると良いでしょう。
事務処理規定の作成にあたり、特に具体的に記載しておきたいポイントは以下の通りです。
電子取引の範囲に関しては、たとえば「EDI取引」「電子メールを利用した請求書等の授受」「クラウド会計システムを利用した請求書等の授受」のように、明確にしておきます。ひな形には載っていませんが、「ECサイトでの購入明細・領収書等の受領」「出張・外出時等に利用した交通機関または宿泊費等の明細や領収書等の受領」「クレジットカードやICカードで決済した利用明細の授受」といったものも必要に応じて追加すると良いでしょう。
電子データの範囲も、「見積依頼情報」「見積回答情報」「確定注文情報」「注文請け情報」「納品情報」「支払情報」といった形で明確にしておきます。こちらも必要に応じて「請求情報」「検収情報」といったひな形にない項目も、自社の業務フローで対象となるデータであれば漏れなく記載しておきます。
税法上、対象となる電子データの保存期間は最低7年間ですが、紙文書の保存期間に合わせる形で10年以上とするケースが多くなっています。
やむを得ず取引データを訂正・削除する場合は、訂正や削除を申請するための「申請書」の内容や申請方法、申請を受けた管理者がとるべき対応、訂正や削除の後に「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成することなどを記載します。取引情報訂正・削除完了報告書には、事後に訂正・削除の確認作業が行えるよう整然とした形で、対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存するよう、国税庁のサンプルには記載されています。
事務処理規定では、電子取引および電子データの管理と処理の責任者を記載し、担当者が変わった場合は規程に反映させます。規程に従う人の範囲も「役員」「社員」「契約社員・パートタイマーおよび派遣社員」のように、役職や雇用形態も具体的に記載しておきましょう。
事務処理規程の項目は、内容が法令に沿っているかを適宜確認しながら、自社の運用体制に応じて修正・見直しを行っていきます。
改正電子帳簿保存法に対応した事務処理規定を作成しておくことは、電子取引データの安心、安全な運用につながります。システムの利用だけでの対応に不安のある事業者は、作成を検討されることをお勧めします。
事務処理規定の作成と共に、システム側も改正電子帳簿保存法にしっかりと対応したものを導入することで、より効率的なデータ管理・運用・保存が実現できるのは言うまでもありません。
シヤチハタの提供する電子決裁・電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は電子帳簿保存法に対応して活用できるシステムとなっています。
改正電子帳簿保存法の本格的施行に際し、2024年1月31日までキャンペーンを実施しており、期間中に「長期保存キャビネット＋長期保存キャビネット検索」「プレミアムプラン」「エンタープライズプラン」を新たに購入された方には、サービスの機能紹介、操作説明、設定手順に関する優先メールサポートを３ヶ月間無料でご提供しております。
詳細はhttps://dstmp.shachihata.co.jp/errl_cp/に記載しておりますので、電子帳簿保存法への対応をお考えの場合は、お気軽にお問い合わせください。
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