この記事でわかること
電子契約の導入を検討しているものの、どれくらいの費用がかかるのか気になっている企業も多いのではないでしょうか。結論として、電子契約は安いからという理由だけで選んではいけません。相手方にかかる費用や機能を比較のうえ、自社の課題を解決できるシステムを選定しましょう。
本記事では、電子契約の導入・運用にかかる費用を構築方法ごとに解説いたします。相手方にかかる負担や書面契約との比較、電子契約サービスを選定する際の基準もお伝えいたしますので、ぜひ参考にしてください。
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電子契約サービスとは？ツールの概要や比較までわかりやすく解説
近年ではペーパーレス化が進み、電子契約サービスを取り入れる企業が増えています。本記事では、電子契約システムの詳しい解説に加え、電子契約の導入にあたり注意すべき法律をご説明します。
電子契約の費用は、自社でシステムを構築するか、クラウド型の電子契約サービスを利用するかによって大きく変わります。自社構築は初期費用や保守費用が高くなりやすい一方、クラウドサービスは月額料金や送信料を中心に費用を見積もれます。導入方法別の大まかな相場を表にまとめましたので、参考にしてください。
| 導入方法 | 主な費用 | 費用の目安 |
| 自社構築 | システム構築費 | 数百万円〜数千万円以上 |
| 電子証明書の発行手数料 | 数千円（1枚当たり） | |
| 保守・管理費用 | 数十万円〜数百万円（年額） | |
| クラウド型サービス | 初期費用 | 数千円〜10万円（月額） |
| 月額基本料金 | 1〜10万円（月額） | |
| 送信料 | 100〜300円（1回） | |
| ユーザー数課金 | ユーザー数×単価 | |
| オプション費用 | 数百円〜数千円（月額） |
電子契約システムを自社構築する場合、初期費用だけで数百万円〜数千万円以上かかるケースがあります。さらに、契約ごとに必要となる電子証明書の発行手数料や、運用後の保守・管理費用も発生します。主な費用は以下の通りです。
自社単位で電子契約を構築する方法は、開発のすべてを自社単位で行うフルスクラッチと、ニーズに合わせて外注したシステムを運用するオンプレミス型の2通りの方法があります。ともにハイコストですが、特にフルスクラッチ開発となると数千万円以上もの費用がかかるケースも少なくありません。
自社構築した電子契約システムでは、法的有効性を担保するため、1件の契約ごとに法務省もしくは民間の電子証明書を発行しなければなりません。電子証明書の発行には、有効期限の長さによって手数料の支払いを要します。
電子契約システムを自社で構築する場合、セキュリティ対策やメンテナンスも独自で行うため、その運用に費用がかかります。もしシステムの保守・管理を外部委託するなら、相場として数十万円〜数百万円の費用がかかるでしょう。
電子契約サービスの料金は、主に「定額課金（毎月一定額）」と「従量課金（使った分だけ）」の2体系に分けられます。ただし、初期費用などの一時的な費用は別途発生する場合があります。ここでは、主な費用項目がどちらの体系に該当するかを整理しながら解説します。
初期費用とは、電子契約システムを導入する際に一度だけ発生する費用です。定額課金・従量課金のどちらにも属さず、月額基本料金とは別に設定されるケースが一般的です。
具体的には、「アカウント開設費用」や「利用環境設定費用」などが該当します。ただし、電子契約システムによっては初期費用が無料の場合もあるため、導入前に確認しておきましょう。
月額基本料金とは、電子契約サービスの利用にあたり毎月固定で発生します。定額課金の代表例であり、ユーザー数や利用できる機能によって料金が変わることがあるでしょう。
相場は月額1〜10万円程度と幅広く、安いプランでは利用可能人数や機能が制限される場合があります。自社の利用人数や必要な機能に合ったプランを選ぶことが大切です。
送信料とは、月額基本料金とは別に、契約書などを送信した件数ごとに発生する費用です。従量課金の代表例であり、1回につき100〜300円程度が目安です。
送信回数が少ない場合は費用を抑えやすい一方、契約件数が多い企業では送信回数に応じて費用がかさみます。月間の契約件数を把握したうえで、月額基本料金との合計で比較しましょう。
ユーザー数課金とは、利用人数ごとに費用が設定されているタイプの料金体系です。定額課金の一種で、ユーザー数×単価で料金が発生します。
契約件数の多さにかかわらず、利用する人数に応じて費用がかかるため、3つのタイプの中で最も合理的です。ただし、人数や契約期間に下限が定められているサービスが多いため、確認のうえ導入してください。
基本機能に加え、オプション機能を利用する場合は、選択したサービス利用料を加算した額を毎月支払わなくてはなりません。費用相場としては、1機能ごとに数百円〜数千円程度です。業務効率が格段にアップするため、必要に応じて導入することが推奨されます。
電子契約で相手方に費用がかかるかどうかは、電子署名の方式によって異なります。当事者型では双方に電子証明書が必要になる一方、立会人型では相手方が無料で利用できるサービスも多くあります。導入時は、自社の費用だけでなく、取引先の負担も確認しましょう。
当事者型の電子契約では、契約者双方が認証局発行の電子証明書を保有する必要があります。そのため、自社だけでなく相手方にも電子証明書の取得費用や管理負担が発生します。取引先に新たな対応を求めることになるため、導入交渉のハードルが高くなりやすい点に注意が必要です。
立会人型の電子契約では、メール認証をベースにゲストアカウントで利用できるサービスが多くあります。この場合、相手方は費用を負担せずに契約手続きが可能です。取引先が増えても相手方側の費用が増えにくく、現在普及している多くの電子契約サービスでも採用されています。
書面契約と比較すると、電子契約のコストパフォーマンスは抜群です。紙・電子それぞれの費用対効果を、下記5項目で比較してみましょう。
書面契約では、契約書の印刷に用紙とインクトナー代、コピー機の電気代などがかかります。コストだけではなく、時間と手間もかかるため非効率的です。電子契約にすれば、上記費用の大半がカットできます。
紙の契約書の場合、相手方への郵送のたびに切手代もしくは持参の際の交通費が必要です。また、契約書などの重要書類は、基本の郵送料にオプションサービスを付けることが多く、件数が多いと経費がかさみます。電子契約は主にメールでやり取りするため、インターネット通信費はかかるものの、輸送費用が総じて安価です。
紙の契約書を保存するためにはファイルと書棚が必要であり、ファイリング・リスト作成などにもコストが発生します。一方、電子契約のデータは自動的に電子上に保存されるため、上記コストがすべて不要です。
書面契約では、契約における各工程に人手がかかり、そのぶん人件費もかさみます。電子契約なら最小限の人数ですべての作業が完了するため、余計な人件費がいりません。
電子契約の導入によってペーパーレスが実現すれば、エコな企業としての社会的イメージの向上および事業継続力の強化が期待できます。ひいては資金調達・売上アップにもつながる可能性があることから、電子契約導入の費用対効果は計り知れません。
電子契約システムの選定時には、費用だけではなく、以下の7つを基準に比較・検討してください。
電子契約システムに搭載されている機能は、サービスによって異なります。まずは契約件数、利用人数、承認フローなど、自社が求める機能を整理し、それに合ったシステムを選ぶことが大切です。目的に合わないシステムを導入すると、無駄なコストが発生したり、現場で定着しにくかったりするため注意しましょう。
電子契約には、当事者型のほか、立会人型のシステムがあります。当事者型は安全性が高いものの、イニシャルコストが莫大です。リソースに余裕があるケースでない限りは、第三者が提供するシステムを介してやり取りするリーズナブルな立会人型の電子契約サービスのほうが導入しやすいでしょう。
サービスごとに、利用できる電子契約のオプション機能はさまざまです。オプションを組み合わせることで、社内外におけるワークフローや書類管理などの業務効率が大きく向上します。
機能が充実していても、操作が複雑な電子契約サービスでは、従業員に大きな負担をかけてしまいます。業務上のミスが増えるおそれも考慮すると、できる限りシンプルな操作方法の電子契約サービスを導入するほうがよいでしょう。
簡易的な電子印鑑や電子サインでも契約は成立するものの、法的根拠が薄いため、万が一の保証にはなり得ません。電子署名機能が搭載された電子契約サービスを選べば、電子印鑑・電子サインの有効性が高まります。
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参考リンク：https://dstmp.shachihata.co.jp/column/0120231226/
インターネットを経由する以上、厳重なセキュリティ対策が必須となります。二要素認証や利用権限の付与など、セキュリティレベルの高い電子契約サービスを導入するほうが安全です。
電子契約の運用中に、トラブルが発生しないとはいいきれません。操作説明やマニュアル作成、運用中の疑問・質問を丁寧にフォローしてくれるサービスなら、初めて電子契約を利用する企業でも安心して導入できるでしょう。
電子契約システムの費用は、フリープランを上手に利用したり、利用人数や使用頻度に合ったプランを選んだりすることで抑えられます。多くのサービスでは、フリープランや無料トライアル期間が用意されているため、契約前に実際の画面で操作性や機能を確認しましょう。利用人数や使用頻度が少ない場合は、最低限の機能を備えた低価格なプランでも十分に対応できる可能性があります。
反対に、必要以上に高機能なプランを選ぶと費用が増えやすいため、自社の利用状況に合うかを見極めることが大切です。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
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フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
電子契約の導入・運用にかかる費用は、システムの構築方法や料金体系によって千差万別です。手軽かつローコストで電子契約を利用したいなら、立会人型を採用したサービスの利用をおすすめいたします。
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