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DXとは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略で、デジタル技術を用いて業務の改善を図る言葉として世間一般に広まっています。業務フローの改善や、新規ビジネスの創出など恩恵の多いDXですが、推進するには社内を横断するプロジェクトとしてメンバーを集めたり、経営層ともゴールやビジョンをしっかり共有する必要があります。プロセスを無視して無理やり推進してしまえば、社内から反発を受けるどころか、業務にネガティブな影響を及ぼしてしまう可能性も考えられます。
本記事ではDXを推進する際のプロセスや事前準備をご説明いたします。
DXは広い意味で用いられているので、明確に定義が決まっている言葉ではありません。経済産業省のガイドラインでは、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。
DXを推進することによって業務フローの改善だけではなく、新たなビジネスモデルの創造も図れるため注目を集めています。
ハンコの電子化やペーパーレス化、テレワークの推進などもDX推進の一部といえるでしょう。
現状の業務フローを崩してまでDXを進める理由が見当たらない方もいるのではないでしょうか。DX推進が注目される理由の1つとして、「2025年の崖」問題が挙げられるでしょう。経済産業省のレポートによれば、課題を抱えたままのレガシーシステムを使い続けDXが推進されなかった場合、経済損失は最大で12兆円／年に達すると試算されています。複雑化や老朽化、ブラックボックス化が進んだ既存のレガシーシステムを使い続けた場合、コストが増すだけではなく、保守運用できる人材が減少することでトラブルへの対応が難しくなる可能性も考えられます。
参考：D X レポート 平成 30 年９月７日 デジタルトランスフォーメーションに向けた研究会
DXを推進するにあたり、まずは最終的なゴールを明確にしましょう。目標設定があやふやな場合、経営層の同意が得られにくいほか、手段と目的が入れ替わってしまう危険性があります。ビジョンやゴールを明確にしないと、コストが無駄になるばかりか、業務フローに混乱を招く可能性も考えられるでしょう。
DXを推進するチームが個人または少人数でも、DX推進は組織全体に影響を及ぼす可能性があります。そのためには組織責任者や経営陣の同意を得ることが大切です。組織内を横断してプロジェクトを走らせる必要がある場合は、各部署との連携を取っておけばトラブルも未然に防げます。
組織の規模や設備によっては、大規模なDXが必要無い場合もあります。DX推進で最大限成果を出すためには、組織の状況によって目標を練り直すことが大切です。課題や問題点の洗い出しからはじめ、現状を再度確認し、どの部分からDXを進めていくか再検討しましょう。
組織の規模や状況によるため一概にはいえませんが、「現状の仕様に慣れている」、「新しいことを覚えたくない」など大規模な変革には抵抗を感じる従業員が出てくる可能性も考えられるでしょう。突然大規模な変革を行った場合、エラーなどに上手く対応できず業務が滞ってしまう危険性もあります。まずはハンコ承認の廃止やペーパーレス化など、細かい部分からDXを推進するのがおすすめです。
DX推進においてもPDCAサイクルを回すのは重要です。取り組んだ結果に対しての分析や評価、見直しをできる限り細かく行うことで、DXを進める上での課題が見つかりやすくなります。DX推進は一朝一夕で実現できるものではないので、長期的にPDCAサイクルを回し続けることが大切です。
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