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「勤怠管理を見直したいが、どの方法が適切か判断できない」とお悩みではありませんか。建設業の勤怠管理は業界特有の複雑さがあり、煩雑化しやすい業務です。法改正や働き方の多様化によって、対応が難しいと感じている方は多いでしょう。結論、効率よく正確な勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムを導入してデジタル化するのがおすすめです。
本記事では、建設業が抱える勤怠管理の課題を押さえたうえで、システム導入のメリットや選び方、導入時の注意点を解説いたします。2024年4月に迫った時間外労働の上限規制に対応するためにも、早急に勤怠管理方法を整えましょう。
建設業で勤怠管理を行う際に直面しがちな課題を4つ解説いたします。
● 働き方改革に伴う労務管理の徹底
● 直行直帰する従業員の勤怠管理の複雑化
● 不正打刻の懸念
● シフト管理の負担
働き方改革の一貫として行われた労働基準法の改正により、時間外労働の上限規制が定められました。時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間となり、特別な事情がない限りは超えることができません。
建設業は5年間の猶予があったものの、2024年4月からは適用となります。期限が迫る中で対応が求められているのです。
建設業はさまざまな働き方があるため、勤怠管理が複雑化しがちです。たとえば、出勤簿やタイムカードで勤怠管理をしている場合、現場へ直行直帰している従業員は、後日申告することになります。当日その場で打刻できないことにより、本来の出社時間とズレが生じてしまう可能性があるのです。
対策として事務所に電話する、メールで連絡するなどの方法がありますが、対応する担当者にも負担がかかってしまうため理想的ではありません。
出勤簿やタイムカードを使った勤怠管理には、不正打刻の可能性が否めません。少し遅刻しそうなときに同僚に打刻を頼む、打刻忘れのふりをして後から修正するなどが考えられます。正確な打刻管理をするためには、本人性を担保する必要があります。
シフト管理も負担に感じやすい業務の一つです。休み希望を加味したり、工数による人員配置を考えたりとシフト作成だけでもかなりの労力を使います。正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトなどのスタッフがいる場合は、さらに複雑化するでしょう。
建設業が抱える課題を解決するためには、システムを導入して勤怠管理をデジタル化することがおすすめです。建設業で勤怠管理システムを導入する4つのメリットを解説いたします。
● 労働時間や休暇の取得状況がリアルタイムで把握できる
● さまざまな働き方に対応できる
● 正確な打刻管理ができる
● シフト管理を効率化できる
勤怠管理システムを使うと従業員ごとの労働時間、休暇の取得状況が可視化できます。客観的な勤務データの記録により、正確な労働時間の把握が可能になるのです。万が一残業時間の超過があった場合でも、アラート機能を活用すれば、従業員本人も管理者もすぐに実態を把握できます。
勤怠管理システムを使うことで、さまざまな働き方に応じた勤怠管理が可能になります。建設業は1日に複数の現場を担当したり、日をまたいで勤務したりと複雑な勤務形態になることは珍しくありません。また、日雇いの従業員や契約社員、パート・アルバイトなど雇用形態もさまざまなので、勤怠管理が煩雑化しやすい特徴があります。働き方が多様な建設業だからこそ、勤怠管理システムの効果を感じやすいのです。
勤怠管理システムを導入することで、正確な打刻管理が可能です。スマートフォン上での打刻やGPS打刻機能を持つシステムだと、直行直帰の従業員も現地で打刻できます。タイムカードや出勤簿と比べて打刻の正確さを証明できるため、不正打刻の防止にもつながります。
システムの導入により、複雑なシフト管理の効率化が可能です。休み希望や労働時間などを登録しておけば、シフトを自動作成できます。ほかにも工程や作業内容に応じて人員配置ができる機能を使うことで、一から配置を考える手間を減らせます。
勤怠管理システムを選ぶ際は、建設業ならではの業務や働き方に対応したものを選ぶ必要があります。次に挙げるポイントを意識して、システムを比較しましょう。
● 自社の課題を解決できる機能があるか
● 残業時間や休暇の取得状況を可視化できるか
● 休暇の申請や承認ができるか
● 従業員の勤務形態に合った打刻ができるか
まず、自社の課題を明確にしましょう。そのうえで、解決できる機能がある勤怠管理システムを探すことが必要です。
たとえば、本社で打刻してから現場に向かう流れを変えたいなら、スマートフォンで打刻できるシステムがあれば解決できます。シフト管理や給与計算のツールを一元化したいなら、すべての機能が備わっているツールを選ぶ必要があるでしょう。そのほか、建設業特有の工数や日報の管理、人件費管理ができるシステムもあります。
自社の課題を解決できる機能が備わっているかどうかは、比較検討において重要なポイントです。
従業員の勤怠状況を把握するために、残業時間や休暇の取得状況を可視化できるツールがおすすめです。法改正に伴い、従業員の勤怠状況はリアルタイムで確認できるようにしておく必要があります。
残業時間が超過しそうなときに出るアラートや管理者にお知らせする通知機能が備わっているものを選ぶと、視覚的に把握しやすくなるでしょう。
休暇の申請や承認もシステム上で行えると、申請者と担当者双方の負担軽減につながります。建設業は現場に直行直帰する従業員が多いため、休暇申請のためにわざわざ事務所まで向かうのは避けたいところです。誰がいつ休暇を申請し承認したかが可視化できるシステムを使うことで、スムーズに対応できるうえ、客観的な記録が実現します。
従業員の勤務形態に合った打刻ができるかも大きなポイントです。現地での作業が多い建設業では、ICカードで行う打刻より、スマートフォンで打刻ができるシステムをおすすめします。事務所勤務の従業員も負担なく使えるよう、さまざまな働き方に対応できる打刻システムを選択しましょう。
建設業で勤怠管理システムを導入する際は、以下の2点に注意しましょう。
● 導入や運用にコストがかかる
● 従業員が使いこなせない可能性がある
勤怠管理システムの導入時や運用にはコストがかかります。「せっかく導入するなら」と多機能なシステムを選びたくなりますが、機能の数だけ費用もかさんでしまうのが懸念点です。できるだけコストを抑えるためには、初期費用がかからないものや必要な機能を随時追加できるものを利用しましょう。
従業員がツールをうまく使いこなせず、定着しない可能性があります。新たに勤怠管理システムを導入する際には、誰でも使えるように教育することが重要です。社内研修を行う、マニュアルを作成するなど、導入前にしっかり準備しましょう。
操作感を確かめるために、無料トライアルを使って一部のチームで試験的に運用するのも効果的です。「せっかく導入したのに、結局以前と体制が変わらない」といった事態を避けるために、事前の教育をしっかり行いましょう。
建設業の勤怠管理には、法改正に伴う正確な労働時間の把握やさまざまな働き方への対応などの課題があります。これらの課題に対処するためには、システムを導入して勤怠管理をデジタル化することがおすすめです。
勤怠管理システムの導入によって、労働時間や休暇の取得状況を可視化でき、客観的に把握できるようになります。また、現場で本人性を担保して打刻ができる、働き方に対応したシフト作成が可能などのメリットもあります。業界特有の複雑な勤怠管理を正確かつ効率よく行うことができるのです。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、多様な働き方に対応した勤怠管理を実現します。建設業で課題になりがちな時間外労働や有給取得の集計も自動で行い、アラート機能で過重労働を防止します。スマートフォン打刻に対応しているため、現場での打刻も可能です。豊富な機能を初期費用0円、1ユーザー当たり月額110円（税込）とリーズナブルな価格でご利用いただけます。
現在Shachihata Cloudでは、無料トライアルを実施中です。お試し期間はご相談に応じて対応しますので、ぜひ一度お問い合わせください。
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