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電子契約は書面ではなく、電子文書に対して電子署名し締結する契約方法です。電子契約には、契約者ではない第三者が電子署名する立会人型と、契約者が電子署名する当事者型があります。
本記事では、立会人型と当事者型の違いやどちらを選ぶべきか分からない方に向けて、電子契約の概要と立会人型と当事者型の違いについて分かりやすく解説いたします。併せてメリットとデメリット、選び方を解説しておりますので最後までご覧ください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約とは紙書類の契約に代えて、電子文書を契約合意の証拠とした契約方法になります。インターネットなどを通じて電子署名するのが一般的です。
電子署名法で定められている、以下2つを満たした電子署名を付与している電子文書は、法的に有効であると認められています。
法的に有効な電子文書は改ざん記録がなく、本人が電子署名をしたことを証明できなければいけません。本人性と非改ざん性の証明には、電子署名の有効性を証明する電子証明書と契約書の作成・締結の正確な時間を記録するタイムスタンプを利用します。
会社以外の場所で働くリモートワークの一般化やペーパーレスなどにより、どこにいても契約手続きできる電子契約を導入する企業は増えています。印紙税は紙書類で発行した契約書などが対象になるため、電子文書で発行した契約書は課税対象外です。電子契約は書面契約で発生する手間や時間、費用のコストカットや業務効率化に繋がるため、今後電子契約が多くなると推測されます。
電子契約にかかわる主な法律は、以下の2つです。
順に解説いたします。
電子署名法は電子文書に付与する電子署名が、紙書類における署名や押印と等しく法的効力を持つことを認める法律です。正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」といいます。
電子署名法の法的効力を得るには、電子署名を本人が付与したか証明できること（本人性）と、改ざんされていないことを証明できる（非改ざん性）必要があります。電子契約サービスの電子署名を利用する際は、本人性と非改ざん性の証明を満たしているか確認しなければいけません。
電子帳簿保存法は請求書や領収書、契約書などの国税関係書類を電子データとして保存できるように定めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
2022年1月の法改正で要件が緩和されたことで、紙書類での保存が基本とされていた国税関係書類を電子データとして保存する企業が増えています。また、メールやインターネット上で授受した請求書などの電子文書は、紙書類に印刷して保存することが認められなくなったため、電子データのまま保存しなければいけません。
電子契約には、以下の2つのタイプがあります。
それぞれの特徴と違いについて解説いたします。
当事者型は、契約する当事者が電子署名を付与するタイプです。
例：A社とB社が契約する場合、A社とB社それぞれの名義の電子署名を付与する
電子契約サービスを扱う企業はそれぞれの名義の電子証明書と署名鍵を発行するだけで、契約の介入はしません。各企業が電子証明書を管理し、必要に応じて署名することになります。
マイナンバーカードも同じ仕組みで、署名用電子証明書が格納されており、読み取ることで電子署名や本人確認ができます。
立会人型は、契約する当事者と異なる第三者が電子署名を付与するタイプです。
例：A社とB社が契約する場合、C社（電子契約事業者）が電子署名を付与する
契約に関係ないC社が署名鍵を保存しているため、当事者の指示に基づき電子署名を付与する仕組みです。電子署名する際は、当事者のメールアドレスを利用して本人確認するのが一般的です。
電子署名法では「本人による署名が行われているとき、真正に成立したと認められている」とされています。2020年に政府が公表した書面によると、当事者の指示に基づいて付与する立会人型も真正に成立したと推定されるため、電子署名をしているのは本人（当事者）と認められています。
当事者型電子契約のメリットとデメリットを、特徴と併せて解説いたします。
当事者型のメリットは以下の2つです。
電子契約には、政府が認めた公的認証局が発行した電子証明書を利用します。第三者の公的認証局による本人確認が行われるため、なりすましのリスクが低く文書の法的効力を上げられます。
当事者型のデメリットは、以下の2つです。
契約相手も同じ当事者型電子契約を利用する必要があるため、契約相手が利用していない場合には、理解を得て導入してもらわなければなりません。また、電子証明書には一定の有効期間が定められています。有効期間が切れると更新作業が必要となり、有効期間により月に数千円のコストが発生します。
立会人型電子契約のメリットとデメリットを、特徴と併せて解説いたします。
立会人型のメリットは以下の2つです。
立会人型の本人確認は、認証局ではなく第三者が本人確認メールで確認します。本人確認後、第三者が電子署名するため本人名義の電子証明書の発行は不要です。
取引先も電子署名を準備する必要がなく、メールアドレスがあれば本人確認できるため、負担をかけずに電子契約を締結できます。
立会人型電子契約のデメリットは、以下の2つです。
立会人型はメールアドレスだけの本人確認のため、認証局が本人確認する当事者型と比べて、なりすましのリスクが高いです。そのため、当事者型より法的効力が弱いとされています。
とはいえ、法的に認められている契約方法であり、二段階認証などを利用すればなりすましのリスクを抑えられます。
当事者型と立会人型によって導入の手軽さや契約にかかるコスト、法的効力などが異なります。そこで、どちらの契約方法を選べばよいのかポイントを解説いたします。
順に解説いたします。
電子契約法的に効力が高い当事者型は、重要な契約を結ぶ機会が多い方におすすめです。認証局が本人確認する電子証明書を利用するため、なりすましの可能性が低く、証拠力が強いのが特徴です。
ただし、電子証明書を発行する手間とコストがかかる点、相手も当事者型を使っていなければ難しい点は気を付けましょう。
手軽に利用できる立会人型は、日頃から契約している取引先や一般消費者との契約が多い方におすすめです。メールアドレスがあれば利用でき、電子証明書を取得する必要がないため、手間とコストを抑えられるのが特徴です。
当事者型に比べると法的効力が弱いとされていますが、多くの人が手軽に利用できる立会人型を採用しています。
法的効力と手軽さの両方を求める方は、当事者型と立会人型のハイブリッド型がおすすめです。両方に対応しているシステムを利用すれば、取引先や契約の重要性に応じて選択できます。どちらを利用すればいいか悩む場合にはハイブリッド型を導入しましょう。
電子契約はリモートワークやペーパーレス化など、業務効率化や生産性向上が期待できるため、多くの企業が導入し始めています。今後さらに電子契約の需要が高まることが予想されるため、電子契約にどう対応するか検討する必要があります。
そこで、電子契約を導入して業務を効率化するには、使用目的にあったシステム選びが重要です。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子契約サービスは、申請や回覧など紙書類で行っていたワークフローを変えずに電子化に移行可能です。電子署名法や電子帳簿保存法、取締役会議事録の承認など各種法律にも対応しています。
さらに、Shachihata Cloudを利用していない取引先の対応として3アカウント、共通印1個まで無償で利用できます。電子契約導入の懸念事項である取引先の対応もできる、理解を得られやすい仕組みがShachihata Cloudの特徴です。
今なら無料トライアルを利用できるため、電子契約の導入を検討されている方は利用してみてはいかがでしょうか。
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