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この記事でわかること
建築業の請負契約は、数多くの下請けが関わるケースが多く、手続きが煩雑になりがちです。業務を効率化する手段をお探しなら、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
本記事では、電子化の進展のきっかけとなった建設業法の改正と電子契約のメリット、電子契約に必要な法的要件などを紹介いたします。導入手順や活用事例も紹介いたしますので、建設業における電子契約の有用性を知りたい方はぜひご一読ください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
工事請負契約書は、建設工事やリフォームなどの請負業務を進める際に、発注者と受注者が合意した契約内容を明確にするための書類です。この契約書には、工事の内容、期間、費用、支払い条件などが記載され、双方の認識を一致させる役割を果たします。
建設工事は多くの場合、高額で長期にわたる取引になるため、口頭の合意ではリスクが高く、書面で取り交わすことが必須といえます。また、契約書を作成することで、紛争の発生を防ぎ、不平等な契約条件を抑止する効果もあります。さらに、工事がスムーズに進行するよう、発注者と受注者の信頼関係の基盤を築く役割も担っています。このように、工事請負契約書は、工事の円滑な進行を支える必要不可欠な存在といえます。
工事請負契約書は、従来書面での締結が義務付けられていましたが、建設業法の改正とデジタル改革関連法の施行により、電子契約が可能となりました。ここでは、2001年の建設業法の改正、2018年のグレーゾーン解消制度による解釈の明確化について詳しく解説します。
建設業法とは、建設業に関わる事業者が守るべきルールを定めた法律です。建設業を営む事業者の責任や契約のルール、施工の基準などを定めており、請負契約の公正さと安全な施工体制を確保するための法律です。
2001年の建設業法第19条の改正は、建設業界における契約のあり方に大きな変化をもたらしました。それまで義務付けられていた工事請負契約書の書面交付に代わり、相手方の承諾を条件として電子契約が認められるようになったのです。この改正では、電子データによる契約締結を可能にすることで、契約プロセスの柔軟化と効率化を目指しました。さらに、建設業法施行規則第13条の4では、電子契約の技術的基準として「見読性」と「原本性」の要件が設定されました。「見読性」とは契約書が常に明確で、必要に応じて画面表示や印刷が可能であることを指し、「原本性」は電子署名やタイムスタンプを活用して文書の真正性や改ざん防止を保証することを意味しています。
また、2021年にはデジタル改革関連法の施行に伴い建設業法第29条も改正され、工事請負契約だけでなく契約前の見積書についても電子化が可能になりました。これにより、契約全体の電子化が進み、契約業務の効率化がさらに推進されました。
建設業法改正後も、電子契約に必要な技術的基準の解釈が曖昧であったため、多くの企業が導入に慎重でした。こうした状況を改善するため、2018年に「グレーゾーン解消制度」が導入されました。
この制度は、特定の電子契約システムや手法が建設業法の技術基準に適合しているかどうかを経済産業省に照会し確認できる仕組みです。この仕組みによって、電子契約サービスが建設業法第19条や関連する規則に合致しているかが明確化され、業界内での信頼が醸成されました。
具体的には、電子署名やタイムスタンプの利用が技術基準を満たすことが確認され、これが「見読性」や「原本性」の要件を満たす運用として認められています。これにより、電子契約の導入がより現実的な選択肢となり、多くの建設事業者が導入を検討するようになりました。
さらに、2021年9月に施行されたデジタル改革関連法により、建設業法第29条が改正され、これまで書面での交付が原則とされていた見積書についても、電子化が可能となりました。
工事請負契約の前段階から電子契約を導入できるようになり、業務全体のデジタル化が一層進展しています。建設業界では「脱ハンコ」やペーパーレス化の流れが加速しており、多くの企業が電子契約サービスを活用して契約業務の効率化と透明性の向上を図るようになりました。
契約手続きが煩雑になりがちな建設業界では、電子契約の導入が業務効率化の大きなポイントとなります。ここでは、電子契約を取り入れることで得られる主なメリットをご紹介します。
紙の契約書では、印刷・押印・郵送・保管といった手間が発生しますが、電子契約ならこれらの作業を大幅に削減できます。オンラインで契約が完結するため、物理的な移動や書類の送付・受領を待つ必要がなくなり、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮されます。現場と事務所が離れていることが多い建設業では、特に効果を発揮します。
電子契約により、印刷用紙や郵送料、書類保管にかかる物理的コストが不要になります。さらに、電子契約書は印紙税法上の「課税文書」に該当しないため、原則として収入印紙の添付が不要です。契約金額の大きい建設業界においては、印紙税の負担軽減が大きなコストメリットになります。
電子契約には、文書の改ざん防止や真正性の確認を可能にする電子署名・タイムスタンプ機能が搭載されています。アクセス権限の設定や操作履歴の記録といった機能もあり、内部統制や情報管理体制の強化にも役立ちます。コンプライアンス遵守や顧客・取引先からの信頼性確保の面でも、電子契約は有効なツールといえます。
建設業で電子契約を導入する際には、法令で求められる3つの条件を満たす必要があります。それが「見読性」「原本性」「本人性」です。これらの条件が欠けると、法的な効力や信頼性が損なわれる恐れがあるため、事前に確認しておきましょう。
見読性とは、電子契約書の内容が誰でも視認できる形で表示・出力できることを意味します。画面上での確認はもちろん、必要に応じて印刷し、内容を確認できることも必要です。さらに、契約関係者が同時にアクセスできる仕組みや、データの破損や読み出し不能となるトラブルを防止するためのシステムも必要です。
原本性とは、契約締結後の文書が改ざんされていないかどうかを確認できることを意味します。電子署名やタイムスタンプの付与によって、契約書が作成された時点から変更されていないことを証明します。特に電子署名には公開鍵暗号方式が使われており、署名者固有の秘密鍵で文書を署名し、受信者は対応する公開鍵でその正当性を検証できます。
本人性とは、契約当事者が確かにその本人であることを確認できることを意味します。信頼性を高めるには電子証明書の添付が必要です。これは第三者機関によって発行されるもので、署名者の身元を証明する役割を果たします。特に高額取引や公共性の高い建設案件では、本人確認の信頼性が契約の正当性を左右する重要なポイントとなります。
電子契約を利用した工事請負契約の手続きは、従来の書面契約と大きく異なりませんが、電子化に伴い気にしておくべきポイントがあります。ここでは、電子契約サービスの導入から契約書保管までの流れを解説します。
まず、電子契約を利用するために信頼できる電子契約サービスへの登録が必要です。選定時には、電子署名やタイムスタンプの発行機能を備え、建設業法の技術基準に準拠しているかを確認しましょう。特に、グレーゾーン解消制度で適法性が認められたサービスを選ぶと、導入後のトラブルを防ぐことができます。
登録が完了したら、契約書を電子形式（通常はPDF）で作成し、電子契約サービス上にアップロードします。この際、電子署名とタイムスタンプを付与することで、契約書の原本性を確保し、改ざんのリスクを回避することが重要です。正確で改ざん防止された契約書データを作成することが、信頼性の高い契約手続きにつながります。
アップロード後、契約書を契約相手方（施主など）に送信し、通知を行います。電子契約サービスを利用することで、契約書の郵送にかかる時間が削減され、迅速なやり取りが可能です。また、通知メールの開封状況を確認できる機能を活用すれば、確実な送達確認が簡単に行えます。
通知を受け取った施主が、契約書の内容をオンラインで確認します。多くの電子契約サービスでは、施主側が専用のアプリやソフトをインストールする必要はなく、ブラウザ上で安全に契約書の内容を閲覧可能です。手間を最小限に抑えながら安全・確実に確認できます。
施主が契約内容に同意した場合、電子契約サービス上で契約を締結します。通常、ボタン一つで署名が完了するため、施主側に大きな負担をかけることはありません。従来の押印や書類郵送を伴う手続きに比べて、圧倒的に効率的で迅速です。
契約が締結されると、署名済みのPDF契約書が自動的に送付されます。契約書データはクラウドサーバーに安全に保管され、セキュリティが強化されているため、情報漏洩リスクを抑えることができます。これにより、書面管理の手間が省け、データの保全性が高まります。
電子契約は、建設業界でも着実に導入が進んでいます。ここでは、実際に電子契約を導入した建設関連企業の事例をご紹介します。
建設機メーカーでは、機械の契約や各種取引における契約書のやり取りを電子化するため、電子契約サービスを導入。従来の紙契約では、印刷・郵送・ファイリングなどに多くの時間と人手がかかっていましたが、電子契約により作業が簡素化され、複数部署間でのスムーズな確認も実現。業務全体の効率が大幅に向上しました。
中古住宅のリノベーション事業を展開する企業では、社内の事務作業軽減とペーパーレス化を目的に電子契約を導入。契約書の郵送や保管にかかる手間がなくなったほか、物理的な書類の持ち運びによる紛失リスクも解消されました。電子契約の導入は、同社の働き方改革とセキュリティ強化にもつながっています。
リフォーム事業を手がける企業では、営業担当者が首都圏全域をカバーする必要があり、紙の契約書を持って顧客先へ出向く負担が課題でした。そこで、リフォーム工事請負契約を電子化したところ、現地訪問の回数が削減され、契約率の向上と移動時間の削減に成功。現場主導のデジタル化が進んでいます。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円（文書管理充実セット＋ワークフローパック＋セキュリティパック）からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
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電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
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Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
現在、建設業での契約の大部分が電子化できるようになりました。紙主体だった建設業においてペーパーレスが実現すれば、業務効率化およびコストカットに大きく貢献します。導入の際は、国土交通省が定める建設業法のガイドラインに準じた電子契約システムを選定しましょう。
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