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中小企業では、経費削減や人員不足により、1人の担当者に勤怠管理を任せているケースもめずらしくありません。コスト面から、勤怠管理システムは大企業向けだと考えている企業も多いのではないでしょうか。
結論として、勤怠管理システムは中小企業にこそ必要です。本記事では、中小企業にも勤怠管理システムがおすすめな理由をお伝えします。勤怠管理システムの選び方も紹介いたしますので、手作業での勤怠管理に限界を感じている担当者の方はぜひ最後までお読みください。
まず、以下3項目の内容をふまえ、中小企業になぜ勤怠管理システムが必要なのかを考えていきましょう。
● 勤怠管理システムとは？
● 中小・零細企業の勤怠管理の課題点
● 勤怠管理システムを導入すべき中小企業の特徴
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を自動で一括管理できるサービス・ツールのことです。従来、勤怠管理は主に次の方法で行われています。
● 出勤簿
● ExcelやWeb上のテンプレートなどで自作した勤怠管理表
● タイムカード
しかし、上記の勤怠管理方法は、効率と客観性の観点から最適とはいえません。勤怠管理システムなら、あらゆる勤務形態の勤怠状況を把握しやすく、従来の管理方法の問題点を解決できることから、大企業だけではなく中小企業や零細企業などにもおすすめです。
中小・零細企業における勤怠管理業務は、以下の4点が問題視されています。
● 属人化
● 効率化
● 法改正やコンプライアンスへの対応
● 環境政策への配慮
小規模な企業では、担当者不足で勤怠業務が属人化しやすく、引き継ぎ作業が煩雑です。限られた人員の中での勤怠管理は効率が重要ですが、打刻の際にミスや漏れがあると、確認・修正に時間がかかります。すべてのデータを手入力していると非効率的なうえ、ヒューマンエラーも起こりかねません。
また、2019年4月1日以降すべての企業に客観的な勤怠管理が義務づけられました。近年は、働き方の多様化にともなう労働関係法の改正が進められており、勤怠管理業務においても早急に対応しなければなりません。さらに現代は、中小企業においても積極的なエコ・省エネ対策が求められています。勤怠管理システムを活用すれば、中小企業の勤怠管理上の諸問題の解消に役立つでしょう。
勤怠管理システムはあらゆる企業の勤怠管理を効率化できますが、特に次の特徴に該当する場合は導入を前向きに検討したほうがよいでしょう。
● 従業員数が多い
● スキルや経験のある担当者が少ない
従業員数が多いほど、勤怠状況やシフト状況の正確な把握が難しくなります。また、法律の知識がある担当者や業務経験者がいない場合は勤怠管理が非効率的であり、法改正への対応も手間がかかります。勤怠管理システムを導入すれば、大人数への対応もスムーズです。各システムが連携しているためスキルがなくても簡単に勤怠状況が管理できるうえ、法改正時には自動的にアップデートされます。
勤怠管理システムは、中小企業にとって以下4つのメリットがあります。
● 効率的な業務遂行が可能
● コンプライアンス強化が図れる
● 紙の消費量を減らせる
● 経営判断に活かせる
勤怠管理システムには、さまざまな勤務形態に細やかに対応する多彩な機能が搭載されています。手作業も減るため、効率的な勤怠管理ができるでしょう。休暇申請・付与のワークフロー機能やスケジュール管理機能と連動させることもでき、担当者の業務負担も削減できます。
勤怠管理システムを活用することで、スムーズな勤怠状況の確認・集計が可能です。アラート機能が搭載されている勤怠システムも多く、有給休暇の取得漏れや承認の見落としを大幅に減らせるため、コンプライアンスを遵守できます。法改正があった場合は、ベンダー側で即座に自動アップデートされるため、対応の遅れや法律違反を防げるでしょう。
出勤簿やタイムカードと異なり、勤怠管理システムの運用には基本的に紙が不要です。システムを連携することで、Excelなどのデータをプリントする必要もありません。用紙代や印刷代などのコスト削減につながるだけではなく、環境保全にもつながります。
勤怠管理システムでは、全部署の勤怠状況の把握が容易です。業務負担の偏りやオーバーワーク、人員不足があれば、すぐに気づけます。勤怠データが経営判断の材料になり、状況に応じた人事の見直しが図れるでしょう。
中小企業が勤怠管理システムを導入する際は、以下の2点に注意してください。
● 導入・運用にコストがかかる
● 従業員への周知・教育を徹底する
中小企業や零細企業は、大企業と比べ、予算制限が厳しい傾向にあります。勤怠管理システムは長期的な利用が見込まれるため、運用コストも考慮しなければなりません。経費削減の観点から、事前に相談して見積もりを取るなどして、コストパフォーマンスのよい勤怠管理システムを選定することが必要です。
運用開始後の混乱を避けるため、勤怠管理システムを導入する前に従業員の理解を深めることが不可欠です。ITリテラシーのレベルはそれぞれ異なるため、必要に応じて研修会や勉強会などを開催することをおすすめします。
中小企業が勤怠管理システムを選定するときは、以下5つのポイントに注目して検討しましょう。
● 自社の規模・ルールに適正か
● システム連携が可能か
● 1人当たりの料金設定
● 無料トライアル期間があるか
● アフターフォローの充実度
豊富な機能が搭載されたツール・サービスに越したことはありませんが、コストがかかりがちです。そもそも、自社にとって不要な機能が多すぎると、逆に使いにくくなってしまいます。雇用形態や勤務体型に合わせて設定が変更できる勤怠管理システムを選ぶことで、自社の状況に応じて最適化できるでしょう。
新システムの導入にともない業務フローを一新すると、手間と時間がかかります。既存システムに組み込める勤怠管理システムなら、従来のプロセスを大幅に変えることなく導入できるため、運用開始がスムーズです。特に、給与・経費計算やスケジュールなどほかの機能とも連携できるクラウド型の勤怠管理システムを選定すれば、業務の大幅な効率化が実現します。
利用料が一律だと、従業員数が少ない企業にとってはコストパフォーマンスが低い場合があります。かといって最小限の基本機能のみの勤怠管理システムでは、コストは抑えられても、多様なワークスタイルに柔軟に対応できません。従業員1人当たりのコストがリーズナブルな勤怠管理システムであれば、最小限のコストで導入・運用が可能です。
勤怠管理システムの使いやすさや効果は、実際に導入してみないことにはわからないものです。無料で試せる期間があれば、自社にとっての有用性や操作する従業員の反応を見極めたうえで本格導入できるため、損する心配がありません。
新システム運用開始後には、さまざまな疑問が湧いてくるでしょう。思わぬトラブルが発生し、担当者だけでは手に負えない場合もあります。サポート体制が整ったサービス・ツールを導入すれば、気軽に相談できるだけではなく、スピーディーな問題解決が可能です。
勤怠管理は全企業に課せられた法的な義務であり、煩雑な作業をともなうことから、中小企業では担当者の負担が大きくなりがちです。手作業による勤怠管理はミスが起きやすく、法改正のたびに大きな負担がのしかかるでしょう。
中小企業の勤怠管理業務は、システム化すれば格段に効率がよくなります。操作も手軽で他システムと連携できるため、勤怠業務の属人化を防ぎ、急な欠員に慌てることはありません。
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