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コラム

電子契約のハンコは本当に不要?気になる法的解釈とリスク

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけとして、企業で取り扱う契約書などの書類や行政手続きについて、押印をなくそうとする動きが加速しつつあります。印鑑を使用しない電子契約サービスへ極力移行させ、業務効率化を図ることがその狙いですが、本当に契約にハンコは不要なのでしょうか。クラウド型の電子契約サービス「Shachihata Cloud」を提供する弊社にも多くの企業から相談が寄せられています。
本記事では電子契約におけるハンコの必要性について、法的解釈や心配されるリスクに触れながらご説明します。

電子契約とは

はじめに電子契約とは、従来は紙書類と印鑑の押印で成立させていた契約書のやり取りについて、電子書類で行う契約のことをいいます。押印の代わりに電子署名または電子サインが書類に付与されます。
しかしそれだけでは、なりすましや改ざんのリスクがあるため、契約を締結したのが本人であることを示す電子証明書を付けることで担保したり、いつ押印されたのかを記録するタイムスタンプを付けたりします。

民事訴訟法第228条によると、本人の署名または押印のあるものについては、本人の意思によるものと推定されます。電子契約においても電子署名法第3条により、電子署名が付与されていれば本人の証明となると認められています。詳細は後述しますが、要するに本人によるものとわかる署名があれば、ハンコがなくても契約として成立するのです。

電子契約のメリット・デメリット

次に、電子契約へ移行するメリットとデメリットを簡単にお伝えします。

メリット

電子契約のメリットとしては、業務効率化ができること、コスト削減が行えること、コンプライアンスを強化できることなどが挙げられます。
紙の契約書を電子化すれば保存もデジタルで行えるようになるため、印刷代やコピー用紙代、取引先への郵送費用、印紙代などがかからなくなります。それら一連の手作業を行う時間も人手も不要となり、業務効率が改善します。さらには改ざん防止機能・本人認証機能も備わっていれば、コンプライアンス強化に繋がるのです。

デメリット

一方のデメリットとしては、現在の契約書に関連する社内の既存業務フローを変更しなければならないこと、取引先へ説明の必要があること、またサイバー攻撃のリスクがゼロではないことが挙げられます。
新しいシステムを導入する際は、どうしても運用負荷がかかってしまうもので、社内の反対があるかもしれません。また電子契約の締結は契約の相手先の了承がなければ利用することができません。セキュリティ対策が不十分な仕組みでは攻撃されるリスクがあります。

そのため電子契約システムの導入にあたっては、セキュリティ対策の整った、導入・操作が簡単に行えるようなシステムを選択することが望ましいといえます。

電子契約のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちら

契約における印影(ハンコ)の必要性

ここからは契約におけるハンコの必要性についてご説明します。結論からお伝えすると、電子契約においてハンコは必須ではありません。

紙の契約書の場合

紙の契約書の場合には、ハンコを押すことが一般的です。しかし、それは商習慣として確立している行為ではありますが、実は法的な効力はありません。民事訴訟法228条では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」とあります。「本人が意思を持って押印したか」がポイントです。要はハンコ(印影)自体には効力はなく、「印影」に加えて本人を証明する「印鑑証明書」が備わることで、初めて効力があるといえます。

電子契約の場合

電子契約についても、考え方の構造としては紙の場合と変わりません。印鑑を電子化した電子印鑑それ自体には効力はなく、「電子印鑑」に加えて本人を証明する「電子証明書」が備わることにより、本人認証が成され、契約として効力があることを証明できるようになります。

ハンコを必要と考えるか否かについては、ハンコがあることによりもたらされる「可視性」をどう捉えるかによります。実際ハンコがないと締結済の契約なのかどうか 、権限者なのかどうかが判断しにくいこともあり、それを必要性と捉える考え方もあります。

正式な印影を電子契約書に用いるリスク

ただし、社印など正式なハンコをスキャンして画像ファイルとして契約書に埋め込む場合などには注意が必要です。近年スキャナの性能向上に伴い、ハンコをスキャンして3Dプリンタなどで同じものを作れるようになってきています。勝手に使用されるリスクを伴うため、電子契約でハンコを用いる場合には、セキュリティが強化されたシステムを利用することが不可欠です。

電子契約を締結する方法

最後に、電子契約を締結する方法についてご説明します。電子契約の締結方法には、電子印鑑(電子データとしてのハンコ)を押印するタイプと、電子署名または電子サインをするタイプの大きく2種類があります。

電子印鑑(ハンコ)

電子印鑑とは、契約締結書類へ電子データとして押印できる印鑑のことです。ただし、単純な画像データとしてハンコを用意するだけでは効力がありません。誰が押印したのかを識別する情報を組み込んだ電子データを用いる必要があります。電子印鑑自体に本人識別情報が組み込まれたタイプの電子印鑑を提供するサービスもあるので、導入にあたってはそのようなサービスを選択しましょう。また、印影は目に見える形で提供されるため、スキャンされるリスクはゼロではない点には注意しましょう。

電子署名/電子サイン

もしくは、電子署名または電子サインを用いて電子契約を締結する方法もあります。電子署名には改ざんを防止するための暗号技術が予め備わっています。電子署名を用いることで、契約を結ぶ双方の合意を立証できます。

電子決裁は「Shachihata Cloud」にお任せ

業務を効率化させようという機運が、日本国内で高まりを見せています。社外との文書のやり取りにあたっては、権限者双方が意思を持って締結した内容であるかどうか、また改ざんが成されていないかどうかを証明するセキュリティ対策が必須となります。

シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud」は、そのようなセキュリティに配慮したクラウド型の電子決裁サービスです。文書の社内回覧から取引先への送付、その後のやり取りまですべて本サービス内で完結させることができます。最近リリースされた新エディションでは、オプションとして電子署名にタイムスタンプの機能も付けられるようになり、本人認証の確かさがさらにアップしました。この機会にぜひ導入をご検討ください。

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