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勤怠管理とは、大企業だけではなく中小企業においても欠かせない業務のひとつです。法律上、正確かつ客観性のある勤怠管理が義務付けられています。しかし、ツールの明確な指定はないため、どのようなシステムが自社に適しているのか検討するのは難しいと感じる方は多いのではないでしょうか。
本記事では、勤怠管理の仕事内容と必要な理由をくわしく説明いたします。ツールの種類や勤怠管理システムをおすすめする理由も解説いたしますので、新規導入の際の注意点を知りたい企業の担当者の方はぜひご一読ください。
まず勤怠管理とはどのようなものか、
上記2つの視点から、勤怠管理に関する理解を深めましょう。
勤怠管理とは、従業員の出退勤記録や残業時間、休暇の取得状況を管理することです。給与計算や従業員の勤務状況の把握は、勤怠管理の記録に基づいて行われます。なお、厚生労働省が定めるガイドラインによると、業務上の必要性に基づく内容であれば、終業時間外であっても労働時間内に含まれます。
勤怠管理の対象となるのは、労働基準法第4章が適用される事業所・企業です。労働基準法第41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者には、適切な勤怠管理を実施しなければなりません。つまり、一部の農業・産業や特別な許可を受けた場合を除き、中小企業・大企業問わずほぼすべての事業所に従業員の勤怠管理の義務があるということです。
企業において適正な勤怠管理が求められる主な理由は以下の3点です。
2019年4月1日施行の「働き方改革関連法」により、労働時間・休暇取得に関する規定が厳格化され、正確な勤怠状況把握が必要になりました。働き方改革のガイドラインを遵守した勤怠管理を行わなければ、コンプライアンス違反として罰則が科される可能性があります。
正確な給与計算を行うためには、割増賃金の対象となる残業や深夜労働などを含めた労働時間の管理・記録が不可欠です。給与の未払いで訴訟に発展してしまうリスクを避けるためには、労働時間の明確に把握しなければなりません。
従業員の長時間労働を防ぐには、正しい勤怠管理が必要です。残業や休日出勤による労働の長時間化は、過労死や精神疾患の増加の一端を担っています。従業員の心身の健康を守るためにも、労働時間を可視化して確認しやすい状況にすることが重要です。
勤怠管理方法は企業によってさまざまですが、現在使用されている主なツールは次の4つです。
タイムカードとは、タイムレコーダーなどの端末に従業員それぞれに割り当てられたカードを使用して出退勤時刻を打刻するツールです。記録は紙に印字され、一般的には1ヵ月ごとに保管するシステムが採用されています。
出勤簿とは、紙の書面上に出退勤状況を書き込んだり押印したりする帳簿です。カレンダーのフォーマットになっていることが多く、原則として従業員本人が毎日記録を行います。
エクセルによる勤怠管理とは、計算式が設定されたシートに従業員が手動で出退勤時刻を入力するシステムです。勤怠管理には主にマクロの組み込みやテンプレートが用いられ、労働時間は入力内容に基づいて自動で計算されます。
勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況を一括管理するデジタルツールです。クラウド型とオンプレミス型があり、さまざまな提供形態や認証機器から選択できます。携帯端末にも連携しているため、出社をともなわない勤務スタイルにも対応可能です。
勤怠管理の手段は明確に定められているわけではありませんが、紙・手動によるものは以下の問題点が指摘されています。
上記の理由から、正確な勤務状況の把握には勤怠管理システムがおすすめです。
手動で操作するスタイルの勤怠管理では、入力ミスや意図的な改ざんが行われる危険性があります。あくまで自己申告であり、客観性に欠ける点においても紙・手動による勤怠管理が適切とは言えません。
紙ベースかつ手動の勤怠管理は社内でしか打刻できないため、近年増加する社外勤務やテレワークなどにおける正確な出退勤の把握が困難です。また、紙・手動による勤怠管理はリアルタイムで入力されるとは限らず、出退勤時刻が明確に記されているか判断できません。
勤怠管理システムを導入すれば、以下のようなメリットを得られます。
勤怠管理システムでは、勤務状況をリアルタイムで記録できるため、法律で定められる客観性を担保できます。また、クラウド型のサービスを利用すればどこにいても打刻できる点も、働き方が多様化する現代の企業にとって大きなメリットです。個人が特定できる認証システムやアラート機能などといった、不正や打刻漏れ、労働時間の大幅な超過を防止するオプション機能も充実しています。
勤怠管理システムでは、出退勤記録の集計作業が自動化されます。給与システムと連動すれば勤怠状況が自動で反映され、担当者の業務フローの効率化が図れるでしょう。システム上での休暇取得の申請ができるため、有給休暇が取得しやすくなり、労働環境の改善につながる効果も期待できます。
クラウド型の勤怠管理システムでは、アップデートはベンダーによって行われるため、法改正の際の業務負担を最小限に抑えられます。法改正の際は迅速かつ正確な対応が必要ですが、勤怠管理システムならスムーズに対処できるでしょう。
適切な勤怠管理を行うには、働き方に応じたシステムを検討しなければなりません。働き方別の勤怠管理方法を考えてみましょう。
それぞれ時給や休憩時間などの勤務スケジュールが異なるアルバイト・パート従業員に対しては、個々の勤怠状況の正確な把握と記録を行うことがポイントです。シフト作成にも時間や手間がかかるため、従業員の希望を反映しながら自動でシフト作成できる正社員同様の勤怠管理ツールの導入をおすすめします。
扶養控除内の勤務を希望する従業員に対しては、まず希望する内容のヒアリングを実施しましょう。一口に扶養控除と言っても種類はさまざまであり、どの扶養控除を希望しているか確認しなければ適切な管理は行えません。また、繁忙期などで時間外労働が発生する場合は、他の勤務日と労働時間を調整する必要もあります。
契約社員においては、正社員と同様の勤怠管理が必要だと言えます。働き方改革により、同一労働同一賃金が重視されているためです。
また、近年増加したテレワークなどへの対応として、始業・就業時間の客観的な記録の残し方や時間外労働の正しい把握が課題になっています。変形労働時間制・みなし労働時間制・フレックス制などが増えた背景も踏まえ、あらゆる働き方に対応できる勤怠管理が求められているのです。
現行の法制度に対応するためには、適切な勤怠管理が欠かせません。さまざまな勤怠管理ツールがありますが、紙・手動のデメリットを考慮すると、従業員の勤務状況を正しく把握するためには勤怠管理システムが最適だと言えます。
ただし、正確な勤怠管理を行うためには多様な働き方に即したシステム採用しなければなりません。「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の勤怠管理システムは、リーズナブルでありながら働き方に合わせて柔軟に設定を変更できる機能を搭載しています。有給の自動付与や過重労働に対するアラート機能もあり、給与システムを始めとする他システムとの連携も可能です。
勤怠管理を一元化して業務の効率化を図りたい企業の方はぜひご検討ください。資料請求はこちらから。
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