この記事でわかること
稟議はビジネスパーソンにとって非常に身近な存在です。その一方で、稟議と決裁の違いなど、普段使用している言葉にもかかわらず把握しきれていない部分も多いのではないでしょうか。稟議とは本来どのようなもので、メリットとデメリットは何か、申請を通りやすくする方法と合わせてご紹介します。
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稟議とは自身の権限だけで決定できない事柄を書類に起こし、上層部への回覧とそれぞれの承認をもらう手続きです。稟議に使う書類を「稟議書」といいます。
「自分の権限だけで決定できない事柄」は範囲が曖昧ですが、稟議が必要かどうかのボーダーラインに明確な区別はありません。そのため、稟議が必要となるシーンは企業によってさまざまです。一般的に「その企業にとって会議を起こすほどの内容でもないが、一社員の判断で決定できない事柄」には稟議を用いるとされています。
「稟議」と「決裁」はどちらも権限のある役職者に承認をもらうことを指します。結果は同じため混同して考えてしまいがちですが、2つには明確な差があります。
稟議が段階を踏んで承認を得ていくものならば、決裁は最終判断を下すものです。
仮に稟議が決裁権限者の手元まで通っていたとしても、決裁権限者が承認拒否を出せば稟議は不承認となります。
しかし稟議と決裁の区別は企業によって違いがあり、小さな企業では稟議が存在せず、直接決裁のみを取り入れている場合も少なくありません。意思決定スピードの必要性や会社の規模によって、どちらをメインに使うかの判断に差が出るようです。
また、「決裁」と「決済」もよく混同される言葉ですが、これらも明確に異なります。決裁は権限を持った上層部が、部下の提案に対して最終的な採決を判断する行為のことです。
一方、決済は代金の受け渡しにより取引を終えることを指します。近年普及しつつある、クレジットカードや電子マネー、QRコードなどを用いたキャッシュレスでの買い物は、電子「決済」と呼ばれます。
稟議が必要となるのは「自身の権限では判断できないが、会議を開くほどでもない内容」に承認を得る場合です。企業によって「会議を開くほどでもない内容」に差はありますが、一般的には下記のシーンがそれにあたり稟議が必要となります。
・外部企業との契約締結
・事務用品・備品の購入
・接待・社内イベントの費用の申請
・新入社員の採用
・出張やスケジュール調整の可否
費用が発生する、人事が関わるシーンで稟議を提出する場合が多く、企業によっては「一定以上の費用が動く場合は要稟議」と数字で定めている場合もあります。
稟議にもいくつか種類があり、それぞれ役割や記載内容が異なります。代表的な稟議は下記の通りです。
契約稟議とは、他の企業との取引契約を締結する際に行う稟議のことです。企業間の契約締結においては、大きな費用が発生する案件が少なくありません。何に対していくらの費用が発生するのか、その価格や条件の設定、日程や期限、案件の担当者や返品規定などを記載し、関係者に目を通してもらって承認の工程へと進みます。
購買稟議とは、企業として備品購入をする際に必要となる稟議のことをいいます。パソコンのような比較的大きな金額が動く設備から、普段使用する文房具の購入なども含め、稟議書を関係者に回覧して承認を得る流れとなります。
採用稟議とは、新しい従業員を採用する際に必要となる稟議を指します。パート・アルバイト、派遣社員・契約社員、新卒・中途の正社員など、従業員を新しく雇用する際には、採用稟議が行われます。企業が求める人物像に適した方の採用か、採用条件や人数は適切かなどを記載して関係者の承認を得て、最終的に上層部の社員から承認をもらうこととなります。
多くの応募者は、複数社を併願しながら採用選考を受けています。応募者側の視点に立つと、自分が良いと思う企業から早く内定通知がもらえれば、そちらに入社したいという意思が働くでしょう。採用稟議に時間がかかりすぎると、他の企業に先に内定を出され断られてしまうこともあります。優秀な人材確保のためにはスピード勝負な面もあり、注意が必要です。
捺印稟議とは、すでに契約内容が合意されている文書に対して正式な押印を求めるための稟議です。特に契約金額が大きい案件や、法的拘束力を持つ重要な書類では、押印の妥当性や責任所在を明確にする目的で行われます。
また、契約稟議と合わせて使用されることも多く、押印稟議を通すことで、契約手続きの正当性を社内的に保証する役割も果たします。
接待交際稟議とは、取引先との会食や贈答品の購入など、接待や交際費を支出する際に必要となる稟議です。金額や目的を明示し、支出の妥当性・必要性を確認することで、無駄遣いや不正経費を防ぐ効果があります。
また、経理処理の効率化や透明性の確保にもつながるため、企業のコンプライアンス強化やガバナンス面でも重要な役割を担っています。
稟議制度を「煩わしい」と感じる従業員も少なくありません。しかしこれまで日本企業を支えてきた稟議には、メリットも多くあります。稟議の主なメリットは下記の通りです。
稟議書がなければ、承認を得るために毎度会議を開いて案件について説明し、承認を得る必要があります。しかしその都度会議を開いていては時間や人員コストを割かなくてはならず、業務に影響も出てくるでしょう。特に関係者が複数の部署にまたがる場合には、全員が揃う会議の場を設定するだけで一苦労です。
稟議書を活用すれば紙1枚で会議同等の内容説明、承認の意思を確認できます。
稟議書に記載された内容は記録として残ります。口頭説明ではわかりにくい内容も書面に起こすことで、伝わりやすくなります。
直属の上司承認のもと計画がある程度決まっており、最終的な企業の意思確認として稟議書を用いる場合もあります。
これまでの計画を稟議書に起こすことで、あらためて上司及び他の役職者が内容を再確認でき、計画の見通しも立てやすくなるでしょう。
稟議書には「申請目的」「申請理由」「必要経費」「申請内容で得られるメリット」「代替え案ではなし得ない事柄」について、記載されています。
一目で稟議内容を把握できるため承認者も検討がしやすくなります。
一方で、稟議にはデメリットも存在します。日本企業に勤務する若い世代が稟議書に煩わしさを感じるのは、デメリットばかりに注視しているのが原因かもしれません。稟議の主なデメリットは下記の通りです。
稟議書は提出から承認まで短期間で進むものではありません。場合によっては決裁権限者の不在が続き、何日も申請が滞る場合も考えられます。
結果、稟議案件のスケジュールに遅延が出て、ビジネスチャンスを逃すことも珍しくありません。あらかじめ承認権限者、決裁権限者の予定を把握しておくことで、稟議採用までの大まかなスケジュールが立てやすくなります。
稟議ではひとつの内容に対し、複数の人間が承認に関わります。そのため一人ひとりの責任意識が甘く、問題が発生した際の責任所在がうやむやになりがちです。
承認権限者は稟議申請者より上の立場の人間が多いため、何かあった時の責任所在の追求はしにくいものです。
直属の上司に「問題が生じた場合はどう対処すべきか」「誰に話せばよいのか」など、あらかじめ相談しておきましょう。
稟議書は、承認者が短時間で内容を理解し、判断できるように構成することが重要です。複数の関係者が目を通す文書であるため、要点が整理されていないと再確認や差し戻しが発生し、承認までの時間が延びてしまいます。
ここでは、一般的な稟議書の基本構成と、それぞれの記載ポイントを解説します。
はじめに、どのような内容について稟議を行うのかを具体的に示します。物品購入やシステム導入、人事関連など、案件の概要をひと目で理解できるよう簡潔に記載しましょう。
また、承認者が事業の詳細を把握していない場合もあるため、必要に応じて背景や経緯を簡潔に補足します。なぜその承認を依頼するに至ったのかを示すことで、稟議の必要性をより理解してもらいやすくなります。ただし、情報を詰め込みすぎると読みづらくなるため、要点を絞って簡潔にまとめることが大切です。
稟議を行う目的や必要性を明確にし、どのような課題を解決し、どんな効果をもたらすかを示します。プラス面だけでなくマイナス面も整理し、総合的に企業にとって有益であることを説明します。デメリットがある場合は、代替策や補完策を簡潔に添えると効果的です。
稟議の承認判断は、会社の収益性や効率化にどれほど寄与するかが基準となります。
費用対効果やリスクを具体的な数値で示し、既存手段より優れている点を明確化しましょう。想定されるデメリットには解決策を添え、承認者が合理的に判断できる情報を整えることが重要です。
稟議書は、どれだけ内容が正しくても伝え方次第で承認スピードが大きく変わります。承認者にストレスを与えず、短時間で納得してもらうためには、書き方の工夫が不可欠です。
ここでは、承認されやすい稟議書を作るための4つのポイントを紹介します。
稟議書では冒頭に「何を承認してほしいのか」を明確に示すことが最も重要です。
たとえば「○○の導入を承認してほしい」「○○万円の予算を確保したい」と、端的に結論を先に伝えましょう。そうすることで、承認者は全体像を素早く把握でき、読み進めながら判断の前提を整理できます。文章の冒頭で結論を示すことで、確認作業の負担を減らし、意思決定のスピードを高める効果があります。
感覚的な表現よりも、客観的データを活用することで稟議の説得力は格段に高まります。「年間○○万円のコスト削減」「作業時間を△％短縮」といった定量的な成果を示すと、承認者はリスクとリターンを数値で比較することが可能です。
また、根拠データを添えることで「本当に効果があるのか？」という不安を払拭しやすくなります。数字で裏付けられた稟議は、直感的理解を助け、承認率を確実に上げる要素となるでしょう。
金額が大きい案件や複数部署にまたがる内容では、提出前の根回しが有効です。
関係者に事前説明しておけば、意見の食い違いや不安点を事前に解消できます。また、承認者にとって初見の提案よりも、事前に聞いている内容のほうが心理的ハードルが低く、迅速な判断が可能になります。特に経営層や管理部門を巻き込む案件では、調整コストを先払いする意識で、合意形成を早めることが近道です。
提案が承認されなかった場合に生じるリスクや損失を明確に示すことも大切です。
「導入が遅れれば競合に後れを取る」「業務効率が低下し残業コストが増える」など、放置の影響を具体的に伝えましょう。
リスクを数字や事例で可視化すれば、承認を“判断の回避”ではなく“行動の必要性”として認識させることができます。承認しない場合の不利益を示すことで、意思決定の優先度を上げる効果があります。
稟議を電子化すれば、申請から承認までをオンラインで完結でき、紙の回覧や押印待ちによる滞留を解消します。承認者はどこからでも確認・決裁でき、記録は自動で残るため監査にも強くなります。主なメリットは次のとおりです。
これらにより、意思決定のスピードが上がり、部門横断のボトルネックを見える化できます。さらに、証跡の一元管理で内部統制を強化し、分散する紙文書の保管・検索に費やしていた工数も削減。稟議プロセス全体の品質と生産性を底上げできます。
稟議制度は、適切に運用すれば意思決定のスピードと透明性を高める重要な仕組みです。
しかし紙の稟議書では、押印や回覧に時間がかかり、管理も煩雑になりがちです。そこで注目されているのが、クラウド上で申請から承認までを一元管理できる電子稟議です。
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